Nhận thông báo trước từ đại lý (Pre-advise)- 123docz.net

Trên cơ sở booking từ shipper đại lý sẽ tiến hành book chỗ cho lô hàng. Khi có đầy đủ các thông tin về lô hàng đại lý sẽ gửi thông báo trước những nội dung như sau:

® . lên và địa chỉ người gửi hàng (Shipper). © Tên và địa chỉ người nhận hàng (consignee). se Cảng đi (POL).

se _ Cảng đến (POD).

e© Điều kiện glao hàng (Term).

e_ Chỉ tiết hàng hoá: số kiện, số ký, số khối, tên hàng.

e _ Tên tàu / hãng bay, chuyến tàu / chuyến bay. ® _ Ngày đi (ETD).

se Ngày đến (ETA).

3.I.1.2.4 Nhận chứng từ từ đại lý giao nhận ở nước xuất khẩu.

Khi tàu khởi hành cũng là lúc đại lý giao nhận ở nước xuất khẩu gửi bộ chứng từ cho bộ phận nhập khẩu của công íy, chứng từ thường chỉ có House B/L và Master B/L.

Trong đó:

House B/L ( HBL: vận đơn tập thê): là chứng từ mà đại lý giao nhận bên nước xuất khẩu đã ký phát cho người gửi hàng thực sự khi người này thực hiện việc giao hàng và đó cũng là bằng chứng của việc đại lý giao nhận bên nước xuất khẩu đã nhận hàng và thực hiện trách nhiệm làm thủ tục để vận chuyền lô hàng này.

Nội dung HBL thường bao gồm:

® Shippcr: Tên người gửi hàng thực sự (tên người xuất khẩu).

® Consignee: Tên người nhận hàng thực sự (tên người nhập khẩu)

Luận Văn Tốt Nghiệp

Đối với trường hợp thanh toán băng L/C thì trong ô “Consignee” thường thể hiện '“Fo order... bank”.

® Notify party: Tên người được thông báo, thường là tên người nhận hàng. e Tên tàu, chuyến tàu, cảng đi, cảng đến, ngày bốc hàng lên tàu.

e_ Số cont, số seal (đôi khi hàng lẻ thì không thể hiện), ký mã hiệu, mô tả hàng

hoá, số lượng, trọng lượng, khối lượng.

e©_ Forwarding agent: Tên, địa chỉ, số điện thoạ1/ Fax của đại lý tại cảng dỡ.

® For delivery of goods apply to: Tên và địa chỉ của công ty (đại lý g1ao nhận tại cảng dỡ).

® Master B/L (MBL: Vận đơn chú): là chứng từ mà người vận tải thực sự của lô hàng này ký phát cho đại lý giao nhận tại cảng bốc khi người này thực hiện việc giao hàng cho người vận tải để vận chuyên lô hàng này. Lúc này trên MBL thì đại lý giao nhận tại cảng bốc đóng vai trò là Shipper và đại lý giao nhận tại cảng dỡ đóng vai trò là COnSIgnee.

Nội dung trong MBL thường bao gồm;

se Shipper: Tên đại lý giao nhận tại cảng bốc.

® Consignec: Tên của công ty (đại lý tại cảng dỡ).

se Số cont, số seal (đôi khi trên vận đơn không thể hiện), ký mã hiệu, mô tả hàng

hoá, số lượng, trọng lượng, khối lượng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

©_ Tình trạng cước phí: PREPAID hay COLLECT.

® - For dclivery ofgoods apply to: Tên và đại lý của hãng tàu tại cảng dỡ.

Trên thực tế, MBL và HBL về hình thức thường không có gì khác nhau, chỉ khác

tên của người ký phát. Còn về nội dung thì tên ở ô “Shipper”, “Consignee”, “Notify parfy”, “For delivery of goods apply to” có sự thay đổi. Như trong trường hợp này, tình trạng cước phí ở MBL và HBL là khác nhau: tình trạng cước phí trong HBL thể hiện cước phí sẽ được thanh toán tại cảng dỡ nhưng trong MBL lại thể hiện cước phí trả trước. Ở đây, cước phí vận chuyền của lô hàng này trên thực tế đại lý giao nhận tại cảng

Luận Văn Tốt Nghiệp

bốc đã thanh toán trước cho người chuyên chớ rồi nhưng khách hàng thì chưa thanh toán, lúc này đại lý tại cảng dỡ sẽ là người thu hộ cước này và chuyển trả cho đại lý

giao nhận tại cảng bốc.

Tuy nhiên trong một số trường hợp nếu công ty cần bộ chứng từ có cả Invoice, Packing list, C/O để làm thủ tục hải quan thì sẽ yêu cầu phía đại lý giao nhận tại cảng bốc gửi qua.

Nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem có hợp lý, phù hợp với các thông tin mà khách hàng và đại lý đã cung cấp không.

3.1.1.2.5 Lập manifest trình cho hãng tàu / Co-loader.

Sau khi kiểm tra nếu không có vấn đề gì thì nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ lập manifest với các thông tin về hàng hoá dựa trên nội dung trong MBL và HBL thể hiện. Trong đó gồm:

e Số MBL, HBL.

e Cảng đi. e Cảng đến.

e Tên tàu, chuyến tàu.

e Số cont, số seal.

Hàng lẻ thường chỉ thể hiện LCL/LCL.

Trong đó quan trọng nhất là phải chính xác các nội dung về hàng hoá: Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng, khối lượng.

Manifest là một bản kê chỉ tiết về hàng hoá mà công ty lập trình cho hãng tàu / co- loader nhằm để họ đối chiếu với thực tế của hàng hoá.

Sau khi lập xong công ty sẽ fax cho hãng tàu / co-loader. Thông thường nhân viên bộ phận hàng nhập thường gọi điện cho bộ phận hàng nhập của hãng tàu / co-loader để

chắc rằng họ đã nhận được Manifest.

Một hoặc hai ngày sau khi fax Manifest nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ gọi điện cho hãng tàu / co-loader để kiểm tra xem có thông báo hàng đến chưa hoặc hỏi xem hàng dự định về ngày nào, cảng nào nhằm theo dõi quá trình hàng được vận chuyển như thê nào, có gặp vân đề gì không.

Luận Văn Tốt Nghiệp

3.1.1.2.6 Nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu / Co-loader.

Hai ngày trước khi tàu cập cảng thì hãng tàu / co-loader sẽ fax cho công ty một thông báo hàng đến, trong đó có đầy đủ các thông tin về hàng hoá, số MBL, ngày hàng

đến, tên cảng đi, tên cảng đến, số cont, số seal, ký mã hiệu, số kiện, tên hàng hoá, các (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

phí phải thanh toán tại cảng dỡ để đổi lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O).

Sau khi biết tất cả các thông tin này rồi nhân viên của công ty sẽ đến hãng tàu để

đôi lệnh, khi đổi D/O yêu cầu cần phải mang theo thông báo hàng đến của hãng tàu,

giấy giới thiệu của công ty, Bill gốc (nếu có) và phải đóng đầy đủ các phí thì nhân viên của hãng tàu sẽ xuất hóa đơn và xuất lệnh giao hàng.

Lệnh giao hàng này như một yêu cầu mà bên Carrier phát hành nhằm yêu cầu bộ phận giao hàng ở cảng giao hàng cho công ty khi đã xuất trình đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo yêu cầu.

Lúc này nhân viên bộ phận nhập khẩu sẽ lập một file về lô hàng này bao gồm: 3 HBL +và 3 MBL (nếu là cước phí trả trước), 4 HBL + 4 MBL (nếu là cước phí trả sau), 3 thông báo hàng đến, 3 lệnh giao hàng của hãng tàu.

3.1.1.2.7 Lập giấy báo hàng đến fax cho khách hàng.

Sau khi nhận giấy báo hàng đến nhân viên bộ phận nhập khẩu sẽ lập thông báo

hàng đến với đầy đủ các thông tin về lô hàng nhập và các điều kiện để nhận hàng.

Các dữ kiện trong giấy báo hàng đến này phải dựa trên các thông tin thể hiện trên giấy báo hàng đến của hãng tàu / co-loader.

Tất cả các phí này đã được công ty và khách hàng thỏa thuận khi ký kết hợp đồng

làm dịch vụ.

Giấy báo hàng đến này vừa có mục đích thông báo cho khách hàng biết rằng lô hàng của họ đã về đến cảng, và nó cũng có mục đích thông báo các phí mà khách hàng

phải thanh toán đề được nhận lệnh, lấy hàng.

Khi lập xong thông báo hàng đến nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ fax thông báo này cho khách hàng.

Tất cả các phí này đã được công ty và khách hàng thỏa thuận khi ký kết hợp đồng

làm dịch vụ.

. Giấy báo hàng đến này vừa có mục đích thông báo cho khách hàng biết răng lô hàng của họ đã về đến cảng, và nó cũng có mục đích thông báo các phí mà khách hàng phải thanh toán để được nhận lệnh, lấy hàng.

Khi lập xong thông báo hàng đến nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ fax thông báo này cho khách hàng.

3.1.1.2.8 Quá trình làm thủ tực đăng ký tờ khai hải quan hàng nhập Đến bước này sẽ có hai trường hợp:

3.1.1.2.8.1 Khách hàng tự khai hải quan.

Nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ lập 4 D/O kèm theo 1 HBL, 1 D/O của hãng tàu. Nếu trong trường hợp có sử dụng Bill surrendered thì nhân viên hàng nhập phải làm 1 Telex release để giao cho khách hàng.

Khi khách hàng đến nhận lệnh thì bộ phận kế toán sẽ xuất hoá đơn thu tiền và giao

3 D/O của công ty, 1 HBL, I MBL; I D/O còn lại yêu cầu khách hàng ký xác nhận về

việc đã nhận lệnh.

Lệnh giao hàng này như một uỷ quyền của công ty cho khách hàng nhận hàng, trong đó yêu cầu cảng giao hàng cho khách hàng khi người này xuất trình các chứng từ phù hợp theo yêu cầu.

3.1.1.2.8.2. Khách hàng uỷ thác cho công ty làm dịch vụ hải quan.

Toàn bộ chứng từ sau khi làm xong sẽ chuyên cho bộ phận hải quan. Nhân viên khai báo hải quan sẽ tiến hành đăng ký mở tờ khai. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

.- Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu

Nhân viên Chờ quyết

bộ phận hải định hình Đóng phí Đôi chiêu

quan của thức kiểm kiểm hóa lệnh

công ty đăng _> hóa _ _ -

ký hô sơ

Thanh lý Thanh lý Tìm

hải quan 4# hải quan £_Ầ Tính và £_Š COntainer công và lây kho (bãi) nộp thuê và mời

tờ khai kiêm hoá

59 SVTH: NGUYÊN ĐỨC DŨNG

Luận Văn Tốt Nghiệp

3.1.1.2.9 Release hàng.

Sau khi Thực hiện xong toàn bộ các thủ tục và nghiệp vụ để nhận hàng nhân viên

công ty sẽ kết hợp để thực hiện việc đưa hàng về kho cho khách hàng. Tại đây nhân

viên sẽ thay mặt công ty để thu các khoản phí, các khoản tiền dịch vụ mà khách hàng phải trả cho công ty.

3.1.1.2.10 Lưu hỗ sơ về lô hàng nhập.

Bộ hô sơ hàng nhập sẽ được lưu vào các file riêng: hàng nhập sea, tờ khai hải quan....

Bộ hồ sơ làm thủ tục chứng từ thường bao gồm: Giấy báo hàng đến do công ty phát hành. Lệnh giao hàng do công ty phát hành.

Giấy báo hàng đến của hãng tàu.

Lệnh giao hàng của hãng tàu. HBL

MBL,

Invoice (nếu có). Packing list (nếu có). Debit note (nếu có).

% Bộ hồ sơ khai hái quan (hàng nhập):

01 Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan

01 Giấy giới thiệu

02 Tờ khai hải quan

02 Phụ lục tờ khai (nếu có) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

02 Tờ khai trị giá tính thuế (GATT)

01 Hợp đồng ngoại thương (bản sao) Invoice ( 01 bản chính và 01 bản sao) Packing list ( 01 bản chính và 01 bản sao) 01 Vận đơn (bản sao)

Một số giấy tờ khác (Giấy phép nhập khẩu, Giấy công bố chất lượng y tế, Công văn giám định chất lượng... nếu có)

% Bộ hồ sơ khai hải quan (hàng xuất): "....01 Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan "01 Giấy giới thiệu

"....02 Tờ khai hải quan ".... 0l Invoice (bản chính) "....0I Packing list (bản chính)

Việc lưu trữ hồ sơ giúp công ty có căn cứ để giải quyết các khiếu nại của khách

hàng về sau. Sau khi lưu hồ sơ xem như kết thúc quá trình làm thủ tục và g1ao nhận một

lô hàng nhập khẩu tại công ty Green Logistics.

3.1.1.3 Đánh giá tình hình yếu tố thời gian và chỉ phí của hoạt

động logistics (dịch vụ giao nhận hàng hóa và khai thuê hải quan)

* Nhân viên bộ phận làm thủ tục hải quan đăng ký hồ sơ (/hởi gian chuẩn bị hỗ sơ từ 2 — 3 tiếng)

Nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ để mở tờ khai bao gồm:

3 Tờ khai hàng hoá nhập khẩu có màu xanh nhạt, có chữ NK in chìm, ký hiệu

HK/2002-NK.Trong đó có hai phần:

A. Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế.

Nhân viên bộ phận làm thủ tục hải quan sẽ điền các thông tin đầy đủ ở phần này và áp mã tính thuế cho lô hàng mình đang làm thủ tục hải quan. Tất cả các thông tin được điền vào phải đảm bảo đúng và trung thực tuyệt đối.

v Mục I: Người nhập khẩu

Tên, địa chỉ, số điện thoại số fax, mã số nhập khâu của doanh nghiệp. Mã số nhập khẩu là mã số trên chứng nhận đăng ký kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp do tổng cục hải quan cấp (thường mã số này trùng với mã số thuế).

v Mục 2: Người xuất khẩu

Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của người nhập khẩu.

v Mục 3: Người uỷ thác

Luận Văn Tốt Nghiệp

Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của người được uý thác. Nếu không có uỷ thác thì để trống.

v Mục 4: Đại lý làm thú tục hải quan

Tên của đại lý làm thủ tục hải quan. Nhưng thường thì vẫn để trống không điền các nội dung này vào tờ khai.

vx Mục 5: Loại hình (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Tùy vào loại hình công ty nhập khẩu đang thực hiện trong đó có 6 loại hình: ~ KD-Là chỉ hàng kinh doanh

-_ ĐT-Là chỉ hàng hoá đầu tư -_ GC-Hàng gia công

-_ SXXK-Hàng sản xuất xuất khẩu

- NIX-hàng tạm nhập tái xuất

- _ TN-Hàng tạm xuất tái nhập

v^ Mục 6: Giấy phép: Trong trường hợp nếu có giấy phép thì ghi đầy đủ số, ngày cấp và ngày hết hạn

⁄ˆ Mục 7: Hợp đồng

⁄“ Mục 0: Phương tiện vận tải

⁄ Mục11: Cảng, địa điểm dỡ hàng

Dựa vào thông báo hàng đến để điền nội dung này cho chính xác ⁄ˆ Mục 12: Điều kiện giao hàng: Dựa vào hợp đồng.

v Mục 13: Đông tiền thanh toán: Căn cứ vào đồng tiền ghi trên hợp đồng do nhà nhập khâu và nhà xuất khẩu đã thoả thuận. Tỷ giá tính thuế: là tỷ giá dùng để xác định giá tính thuế - tỷ giá do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố (tại thời điểm tính

thuế).

vˆ Mục 14: Phương thức thanh toán

Dựa vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán giữa hai bên. v⁄ Mục 15: Tên hàng, quy cách phẩm chất

Nhân viên lên tờ khai phải ghi rõ tên, quy cách phẩm chất của hàng hoá theo hợp đồng ngoại thương

⁄“ Mục 1ó: Xuất xứ v4 Mục 17: Lượng

Ghi số lượng cụ thể của từng mặt hàng theo P/L. Trong trường hợp này vì số

lượng hàng hoá trên 4 mặt hàng nên lượng hàng hoá thể hiện trên phụ lục tờ khai.

v⁄ Mục 18: Đơn giá nguyên tệ

Ghi đơn giá nguyên tệ của từng mặt hàng ghi trong hợp đồng và invoice ⁄⁄ Mục 19: Trị giá nguyên tệ của từng lô hàng

Trị giá nguyên tệ = số lượng x đơn giá nguyên tệ

v4 Mục 2021: Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (hoặc TTĐB) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Việc áp mã tính thuế này yêu cầu phải phù hợp với từng mặt hàng, đúng với phẩm chất thành phần và cấu tạo của từng mặt hàng đó

⁄⁄ Mục 22: Các chứng từ kèm theo: Liệt kê đầy đủ các chứng từ kèm theo, ghi rõ số

bản chính, bản sao. Nếu thiếu chứng từ nảo thi làm công văn nợ chứng từ đó kèm theo.

B.Phần dành cho kiểm tra của hải quan:

Phần này là phần dành cho nhân viên kiểm hóa sau khi kiểm tra thực tế lô hàng và ghi kết quả vào, và là phần kiểm tra lại thuế của lô hàng.

Trong trường hợp này có thêm phụ lục tờ khai. Trong phụ lục tờ khai thể hiện rõ tên hàng, mã số của từng mặt hàng, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ và áp mã thuế cho từng mặt hàng.

—_ Giấy giới thiệu của Công ty.

Nhận thông báo trước từ đại lý (Pre-advise)

Mục lục