Sau khi nhận giấy báo hàng đến nhân viên bộ phận nhập khẩu sẽ lập thông báo
hàng đến với đầy đủ các thông tin về lô hàng nhập và các điều kiện để nhận hàng.
Các dữ kiện trong giấy báo hàng đến này phải dựa trên các thông tin thể hiện trên giấy báo hàng đến của hãng tàu / co-loader.
Tất cả các phí này đã được công ty và khách hàng thỏa thuận khi ký kết hợp đồng
làm dịch vụ.
Giấy báo hàng đến này vừa có mục đích thông báo cho khách hàng biết rằng lô hàng của họ đã về đến cảng, và nó cũng có mục đích thông báo các phí mà khách hàng
phải thanh toán đề được nhận lệnh, lấy hàng.
Khi lập xong thông báo hàng đến nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ fax thông báo này cho khách hàng.
Tất cả các phí này đã được công ty và khách hàng thỏa thuận khi ký kết hợp đồng
làm dịch vụ.
58
. Giấy báo hàng đến này vừa có mục đích thông báo cho khách hàng biết răng lô hàng của họ đã về đến cảng, và nó cũng có mục đích thông báo các phí mà khách hàng phải thanh toán để được nhận lệnh, lấy hàng.
Khi lập xong thông báo hàng đến nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ fax thông báo này cho khách hàng.
3.1.1.2.8 Quá trình làm thủ tực đăng ký tờ khai hải quan hàng nhập Đến bước này sẽ có hai trường hợp:
3.1.1.2.8.1 Khách hàng tự khai hải quan.
Nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ lập 4 D/O kèm theo 1 HBL, 1 D/O của hãng tàu. Nếu trong trường hợp có sử dụng Bill surrendered thì nhân viên hàng nhập phải làm 1 Telex release để giao cho khách hàng.
Khi khách hàng đến nhận lệnh thì bộ phận kế toán sẽ xuất hoá đơn thu tiền và giao
3 D/O của công ty, 1 HBL, I MBL; I D/O còn lại yêu cầu khách hàng ký xác nhận về
việc đã nhận lệnh.
Lệnh giao hàng này như một uỷ quyền của công ty cho khách hàng nhận hàng, trong đó yêu cầu cảng giao hàng cho khách hàng khi người này xuất trình các chứng từ phù hợp theo yêu cầu.
3.1.1.2.8.2. Khách hàng uỷ thác cho công ty làm dịch vụ hải quan.
Toàn bộ chứng từ sau khi làm xong sẽ chuyên cho bộ phận hải quan. Nhân viên khai báo hải quan sẽ tiến hành đăng ký mở tờ khai.
.- Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu
Nhân viên Chờ quyết
bộ phận hải định hình Đóng phí Đôi chiêu
quan của thức kiểm kiểm hóa lệnh
công ty đăng _> hóa _ _ -
ký hô sơ
J2
Thanh lý Thanh lý Tìm
hải quan 4# hải quan £_Ầ Tính và £_Š COntainer công và lây kho (bãi) nộp thuê và mời
tờ khai kiêm hoá
59 SVTH: NGUYÊN ĐỨC DŨNG
Luận Văn Tốt Nghiệp
3.1.1.2.9 Release hàng.
Sau khi Thực hiện xong toàn bộ các thủ tục và nghiệp vụ để nhận hàng nhân viên
công ty sẽ kết hợp để thực hiện việc đưa hàng về kho cho khách hàng. Tại đây nhân
viên sẽ thay mặt công ty để thu các khoản phí, các khoản tiền dịch vụ mà khách hàng phải trả cho công ty.
3.1.1.2.10 Lưu hỗ sơ về lô hàng nhập.
Bộ hô sơ hàng nhập sẽ được lưu vào các file riêng: hàng nhập sea, tờ khai hải quan....
Bộ hồ sơ làm thủ tục chứng từ thường bao gồm: Giấy báo hàng đến do công ty phát hành. Lệnh giao hàng do công ty phát hành.
Giấy báo hàng đến của hãng tàu.
Lệnh giao hàng của hãng tàu. HBL
MBL,
Invoice (nếu có). Packing list (nếu có). Debit note (nếu có).
% Bộ hồ sơ khai hái quan (hàng nhập):
01 Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan
01 Giấy giới thiệu
02 Tờ khai hải quan
02 Phụ lục tờ khai (nếu có)
02 Tờ khai trị giá tính thuế (GATT)
01 Hợp đồng ngoại thương (bản sao) Invoice ( 01 bản chính và 01 bản sao) Packing list ( 01 bản chính và 01 bản sao) 01 Vận đơn (bản sao)
Một số giấy tờ khác (Giấy phép nhập khẩu, Giấy công bố chất lượng y tế, Công văn giám định chất lượng... nếu có)
60
% Bộ hồ sơ khai hải quan (hàng xuất): "....01 Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan "01 Giấy giới thiệu
"....02 Tờ khai hải quan ".... 0l Invoice (bản chính) "....0I Packing list (bản chính)
Việc lưu trữ hồ sơ giúp công ty có căn cứ để giải quyết các khiếu nại của khách
hàng về sau. Sau khi lưu hồ sơ xem như kết thúc quá trình làm thủ tục và g1ao nhận một
lô hàng nhập khẩu tại công ty Green Logistics.
3.1.1.3 Đánh giá tình hình yếu tố thời gian và chỉ phí của hoạt
động logistics (dịch vụ giao nhận hàng hóa và khai thuê hải quan)
* Nhân viên bộ phận làm thủ tục hải quan đăng ký hồ sơ (/hởi gian chuẩn bị hỗ sơ từ 2 — 3 tiếng)
Nhân viên bộ phận hàng nhập sẽ chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ để mở tờ khai bao gồm:
3 Tờ khai hàng hoá nhập khẩu có màu xanh nhạt, có chữ NK in chìm, ký hiệu
HK/2002-NK.Trong đó có hai phần:
A. Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế.
Nhân viên bộ phận làm thủ tục hải quan sẽ điền các thông tin đầy đủ ở phần này và áp mã tính thuế cho lô hàng mình đang làm thủ tục hải quan. Tất cả các thông tin được điền vào phải đảm bảo đúng và trung thực tuyệt đối.
v Mục I: Người nhập khẩu
Tên, địa chỉ, số điện thoại số fax, mã số nhập khâu của doanh nghiệp. Mã số nhập khẩu là mã số trên chứng nhận đăng ký kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp do tổng cục hải quan cấp (thường mã số này trùng với mã số thuế).
v Mục 2: Người xuất khẩu
Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của người nhập khẩu.
v Mục 3: Người uỷ thác
61
Luận Văn Tốt Nghiệp
Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của người được uý thác. Nếu không có uỷ thác thì để trống.
v Mục 4: Đại lý làm thú tục hải quan
Tên của đại lý làm thủ tục hải quan. Nhưng thường thì vẫn để trống không điền các nội dung này vào tờ khai.
vx Mục 5: Loại hình
Tùy vào loại hình công ty nhập khẩu đang thực hiện trong đó có 6 loại hình: ~ KD-Là chỉ hàng kinh doanh
-_ ĐT-Là chỉ hàng hoá đầu tư -_ GC-Hàng gia công
-_ SXXK-Hàng sản xuất xuất khẩu
- NIX-hàng tạm nhập tái xuất
- _ TN-Hàng tạm xuất tái nhập
v^ Mục 6: Giấy phép: Trong trường hợp nếu có giấy phép thì ghi đầy đủ số, ngày cấp và ngày hết hạn
⁄ˆ Mục 7: Hợp đồng
© Số: điền số của hợp đồng ngoại thương đã ký kết ©_ Ngày: Ngày ký hợp đồng
©_ Ngày hết hạn hợp đồng: Ngày hết hạn của hợp đồng này ⁄“ Mục 8: Hoá đơn thương mại
o Số: Số của hoá đơn thể hiện ©_ Ngày: Ngày ký phát hoá đơn
⁄“ Mục 0: Phương tiện vận tải
©_ Tên, số hiệu phương tiện
©_ Ngày đến: Ngày tàu đến cảng dỡ
v“ Mục 10: Vận tải đơn, ©o Số: Số vận đơn
© Ngày: Ngày bốc hàng lên tàu
⁄ Mục11: Cảng, địa điểm dỡ hàng
Dựa vào thông báo hàng đến để điền nội dung này cho chính xác ⁄ˆ Mục 12: Điều kiện giao hàng: Dựa vào hợp đồng.
62
v Mục 13: Đông tiền thanh toán: Căn cứ vào đồng tiền ghi trên hợp đồng do nhà nhập khâu và nhà xuất khẩu đã thoả thuận. Tỷ giá tính thuế: là tỷ giá dùng để xác định giá tính thuế - tỷ giá do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố (tại thời điểm tính
thuế).
vˆ Mục 14: Phương thức thanh toán
Dựa vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán giữa hai bên. v⁄ Mục 15: Tên hàng, quy cách phẩm chất
Nhân viên lên tờ khai phải ghi rõ tên, quy cách phẩm chất của hàng hoá theo hợp đồng ngoại thương
⁄“ Mục 1ó: Xuất xứ v4 Mục 17: Lượng
Ghi số lượng cụ thể của từng mặt hàng theo P/L. Trong trường hợp này vì số
lượng hàng hoá trên 4 mặt hàng nên lượng hàng hoá thể hiện trên phụ lục tờ khai.
v⁄ Mục 18: Đơn giá nguyên tệ
Ghi đơn giá nguyên tệ của từng mặt hàng ghi trong hợp đồng và invoice ⁄⁄ Mục 19: Trị giá nguyên tệ của từng lô hàng
Trị giá nguyên tệ = số lượng x đơn giá nguyên tệ
v4 Mục 2021: Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (hoặc TTĐB)
Việc áp mã tính thuế này yêu cầu phải phù hợp với từng mặt hàng, đúng với phẩm chất thành phần và cấu tạo của từng mặt hàng đó
⁄⁄ Mục 22: Các chứng từ kèm theo: Liệt kê đầy đủ các chứng từ kèm theo, ghi rõ số
bản chính, bản sao. Nếu thiếu chứng từ nảo thi làm công văn nợ chứng từ đó kèm theo.
B.Phần dành cho kiểm tra của hải quan:
Phần này là phần dành cho nhân viên kiểm hóa sau khi kiểm tra thực tế lô hàng và ghi kết quả vào, và là phần kiểm tra lại thuế của lô hàng.
Trong trường hợp này có thêm phụ lục tờ khai. Trong phụ lục tờ khai thể hiện rõ tên hàng, mã số của từng mặt hàng, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ và áp mã thuế cho từng mặt hàng.
—_ Giấy giới thiệu của Công ty.
— Packing list bản chính + bản sao.
—_ Invoice bản chính + bản sao.
63
Luận Văn Tốt Nghiệp
—_ Vận đơn.
Sau khi chuẩn bị tất cả các chứng từ cần thiết nhân viên bộ phận hải quan của
công ty sẽ đến cảng nơi hàng về để mở tờ khai hải quan.
Bước 1: Đăng ký tờ khai — cj¡ phí (“tea money”) làm ảnh hướng đến thời gian Nếu chỉ phí là 50.000đ/ tờ khai thì thời gian sẽ kéo dài khá lâu, từ 2-3 giờ nếu đã
bốc số thứ tự sớm.
Nếu chỉ phí là 100.000đ/ tờ khai thì thời gian sẽ nhanh hơn, từ 5 - 30 phút tùy mức độ quen biết.
Nhân viên công ty nộp bộ hồ sơ chứng từ tờ khai hàng nhập đầy đủ cho cán bộ hải
quan bộ phận mở tờ khai (đã kẹp sẵn tiền “tea money').
Viên chức hải quan sẽ làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ, thực hiện việc kiểm tra bộ
chứng từ xem có hợp lệ theo quy định về loại hình NK và có thống nhất giữa số liệu trên tờ khai và các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, Packing list, Invoice. Trong quá trình
hải quan đang kiểm tra nhân viên công ty phải luôn có mặt ở đó để giải thích cho họ
những thắc mắc hoặc cần bổ sung sửa đổi khi có yêu cầu.
Kiểm tra xong nhân viên hải quan nhận đăng ký số TK tờ khai sẽ chuyển qua bộ phận kiểm tra thuế.
Nếu công ty nhập khẩu không nợ thuế thì mới được chấp nhận mở tờ khai.
Nếu công ty nợ thuế thì công chức hải quan thông báo số tiền nợ thuế và yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành việc đóng thuế mới được mở tờ khai.
Sau khi tờ khai được mở công chức hải quan sẽ nhập dữ liệu của tờ khai hải quan
vào máy tính và đăng ký tờ khai hải quan.
Bước 2: Chờ quyết định hình thức kiểm tra
Thời gian chờ là 10 phút phụ thuộc vào thời gian phân kiểm nhưng trong thực tế
mắt từ 3-4 tiếng (đối với cảng Cát Lái) vì qui trình “hành chính” và tác phong làm việc
quá chậm làm mắt nhiều thời gian.
Sau khi đăng ký tờ khai xong lãnh đạo chỉ cục sẽ duyệt hồ sơ để ra hình thức kiểm
tra và tỷ lệ kiểm tra.
Thông thường khi hải quan lưu hồ sơ vào máy tính, máy sẽ ra quyết định hình thức kiểm tra. Hải quan đăng ký sẽ để nghị lại hình thức kiểm tra và lãnh đạo chi cục là người ra quyết định cuối cùng.
64
* Nếu hàng được miễn kiểm tra (thiết bị máy móc, thực phẩm tươi sống, hàng hoá cần được bảo quản đặc biệt...) thì nhân viên khai báo đi đóng lệ phí hải quan.
* Nếu hàng có kiểm tra thì sẽ có 3 mức độ kiểm tra: © _ Mức I: Miễn kiểm tra
© Mức2: Kiểm tra hồ sơ © Mức3: Kiểm tra thực tế
" Kiểm tra thực tế tới 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức
độ vi phạm.
" Kiểm tra thực tế tới 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
- Kiểm tra toàn bộ lô hàng (100%).
Trong trường hợp hàng có kiểm tra thì hải quan sẽ phân công người kiểm hoá và niêm yết trên bảng cho nhân viên khai báo hải quan biết rồi tự liên hệ với hải quan kiểm hóa.
* Đóng lệ phí tờ khai và seal
Lệ phí hải quan là 30.000đ nhưng thực chỉ là 40.000đ (biên lai lệ phí là 30. 000đ vò điển “tea /money ”).
Lệ phí seal là 5000đ - 10.000đ nhưng thực chỉ 20.000đ (nếu không có khoản
chênh lệch thì thời gian để được nhận seal và tờ khai sẽ lâu hơn).
Nhân viên khai báo hải quan phải cầm lệnh giao hàng đến thương vụ cảng để đóng
các khoản lệ phí và được nhận một biên lai thu lệ phí và hai phiếu xuất kho.
Sau đó nhân viên phải cẦm biên lai lệ phí hải quan và biên lai nộp thuế (nếu là hàng nộp thuế ngay) đến bộ phận trả tờ khai để nhận lại tờ khai sau khi đã có dấu xác nhận của hải quan về viêc đã làm thủ tục hải quan cho lô hàng (chi phí “tea /money ” từ 10.000đ - 50.000đ tùy theo lô hàng).
65
Luận Văn Tốt Nghiệp
Bước 3: Tìm container và mời kiểm hoá (đối với hàng có kiểm tra): tùy thuộc
vào thời gian (thường thì mắt khoảng 30 phút để tìm được 1 lô hàng).
e_ Đối với hàng lẻ:
Nhân viên công ty sẽ mang theo lệnh đến CFS để đóng tiền lưu kho, phí bốc xếp, dỡ hàng và lấy biên lai.
Nhân viên làm thủ tục hải quan mang theo một D/O và một phiếu xuất kho xuống kho xem tìm vị trí hàng hoá của mình, xem hàng được tách ra chưa, nếu chưa thì yêu cầu tách hàng ra.
e_ Dối với hàng nguyên COnftaIner:
Nhân viên cầm D/O đến trạm điều độ container tại cảng yêu cầu tìm VỊ trÍ container (nhân viên có thể tìm vị trí container bằng hệ thống máy vi tính của cảng vụ) và yêu cầu hạ container (tuy nhiên thực tế thời gian để hạ và chuyển 1 container từ 10 - 20 phút nếu chỉ phí “tea money” cho nhân viên điều độ xe cầu là 50.000đ — 100.000đ và thời gian là 24 tiếng nếu không có “tea money”).
Nếu rút ruột tại bãi thì sang đóng tiền rút ruột để được điều độ đội bốc xếp hàng
dỡ hàng xuống. Nếu vận chuyển container về kho thì sang văn phòng của hãng tàu để đóng tiền cược container và đến điều độ và đóng phí nâng hạ.
Sau khi xác định được vị trí container và làm tất cả các thủ tục để mang container
đến vị trí cụ thể và cố định thì liên hệ để mời nhân viên kiểm hoá đến nơi lô hàng đang
được đặt ở đó.
Công chức hải quan kiểm hoá cho lô hàng của mình sẽ mang bộ hồ sơ về lô hàng
đến vị trí hàng hoá được đặt và yêu cầu mở hàng để thực hiện việc kiểm hoá.
Đối với hàng nguyên container thì nhân viên làm thủ tục hải quan phải yêu cầu nhân viên bốc xếp cắt seal hải quan và seal hãng tàu dưới sự giám sát của hải quan.
Sau đó công chức hải quan thực hiện việc kiểm hoá sẽ xem xét hàng hoá xem có đúng như hàng hoá trong bộ hồ sơ khai báo không: về trọng lượng, số lượng chất lượng, loại hàng, mẫu mã....Nếu thấy đúng như trong bộ hồ sơ khai báo thì công chức hải quan kiểm hoá lô hàng sẽ yêu cầu nhân viên làm thủ tục hải quan ký vào kết quả kiểm hoá.
Nếu thấy không hợp lý thì nhân viên kiểm hoá sẽ lập tức lập biên bản của lô hàng đó.
66
Trong quá trình nhân viên kiểm hoá thực hiện việc kiểm tra lô hàng thì nhân viên