1.3 Qui trình ứng dụng ABC
1.3.1.1 Thơng tin về các hoạt động chịu phí
Để cĩ thể thực hiện được ABC, thì tồn bộ quá trình kinh doanh phải được chia ra làm nhiều hoạt động. Xác định những hoạt động chính cĩ thể dễ dàng theo dõi thơng tin về chi phí. Nhĩm các hoạt động chính cĩ liên quan thành trung tâm hoạt động. Ở giai đoạn 1, hệ thống chi phí ABC nghiên cứu các hoạt động chính gây ra hao tốn nguồn lực của tổ chức, mối quan hệ nhân quả giữa các hoạt động và nguồn lực để xác định tiêu thức phân bổ cho từng nhĩm hoạt động từ đĩ tính chi phí cho một hoạt động.
Hoạt động là một cơng việc, hay một đơn vị cĩ nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ : hoạt động thiết kế cĩ nhiệm vụ thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng; hoạt động kiểm tra cĩ nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm…Tất cả các tổ chức dù cĩ mục đích lợi nhuận hay phi lợi nhuận đều tiến hành hoạt động nhằm cung cấp hàng hố, dịch vụ , gọi chung là sản phẩm cho khách hàng.
ABC phân loại hoạt động theo cấp độ sản phẩm : - Hoạt động ở cấp độ đơn vị sản phẩm :
Là những cơng việc được thực hiện cho từng đơn vị sản phẩm. - Hoạt động ở cấp độ lơ sản phẩm :
Là những cơng việc như chuẩn bị máy mĩc cho đợt sản xuất tới, mua nguyên vật liệu, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
- Hoạt động ở cấp độ loại sản phẩm :
Những cơng việc cho phép việc sản xuất một loại sản phẩm cĩ thể được thực hiện. Nếu mở rộng khái niệm này ra khỏi phạm vi phân xưởng, ta cĩ khái niệm về những hoạt động ở cấp độ khách hàng, đĩ là những cơng việc liên quan đến việc cung cấp sản phẩm đến từng khách hàng cụ thể. Tuy nhiên những hoạt động này độc lập với sản lượng và kết cấu hàng bán. Ví dụ về những hoạt động ở cấp độ loại sản phẩm và khách hàng bao gồm : quản lý và cập nhật những đặc tính của sản phẩm, phát
triển sản phẩm, hỗ trợ kỹ thuật cho từng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, nghiên cứu về khách hàng ….
Sơ đồ 1.6 : Minh họa Cấp độ hoạt động trong ABC
Qua minh họa này, chi phí liên quan đến một loại sản phẩm cụ thể cĩ thể khơng liên quan đến một khách hàng cụ thể, và ngược lại, cĩ rất nhiều chi phí gắn liền với khách hàng cĩ thể độc lập với những sản phẩm sản xuất và tiêu thụ bởi doanh nghiệp.
ABC phân nhĩm các hoạt động trong tổ chức theo từng cấp độ như trên với nhận thức rằng ở mỗi cấp độ hoạt động thì số lượng đơn vị nguồn lực sử dụng là khác nhau, tiêu thức phân bổ chính vì vậy cũng khác nhau. Ví dụ : nguồn lực tiêu tốn cho những hoạt động ở cấp độ đơn vị sản phẩm tỉ lệ thuận với số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, tiêu thức phân bổ chi phí ứng với những hoạt động này thường là số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy chạy hay khối lượng nguyên vật liệu xử lý; Tuy nhiên, đối với những hoạt động ở cấp độ lơ sản phẩm, mức độ sử dụng nguồn lực lại khơng phụ thuộc vào số lượng sản phẩm cĩ trong một lơ (số lượng phụ tùng cung cấp cho một lần chuẩn bị sản xuất, số mặt hàng trong một đơn đặt hàng, số lượng sản phẩm trong một đợt giao hàng cho khách hàng). Loại sản phẩm Lơ sản phẩm Đơn vị sản phẩm Khách hàng