3.2 Giải pháp ứng dụng
3.2.2.2 Xác định các tiêu thức phân bổ
3.2.2.2.1 Nguyên tắc tuân thủ khi xác định tiêu thức phân bổ
Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực giúp cho việc thu thập chi phí từ hệ thống thơng tin kế tốn và tập hợp chúng theo từng hoạt động đang được thực hiện cĩ sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ biết được mức độ tiêu tốn nguồn lực của từng loại hoạt động.
Tiêu thức phân bổ phải cĩ mối quan hệ nhân quả hợp lý với hoạt động tiêu tốn nguồn lực và phải là tiêu thức cĩ thể thu thập được qua hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp. Tiêu thức phân bổ phải là thước đo về “số lượng” phản ánh mức độ hoạt động gây ra chi phí.
Việc xác định tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động là cải tiến quan trọng nhất của ABC. Việc làm này phải dựa trên sự hiểu biết của các nhà lãnh đạo, các chuyên viên và nhân viên trực tiếp phụ trách của từng mảng hoạt động trong doanh nghiệp. Sau khi thu thập dữ liệu để liên kết chi phí nguồn lực với các hoạt động được thu thập từ việc khảo sát nhà quản trị cĩ kiến thức, các chuyên viên trong doanh nghiệp, thơng tin thu thập được sẽ cho biết những hoạt động nào đang được thực hiện từ danh sách các hoạt động đã cĩ sẵn trong mẫu phiếu khảo sát, đồng thời cho biết tỉ lệ thời gian sử dụng để thực hiện các hoạt động này.
Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực phải được xây dựng thành hai hệ thống tiêu thức : hệ thống để phân bổ nguồn lực cố định và hệ thống để phân bổ nguồn lực biến đổi. Để đảm bảo tính hợp lý khi xác định tiêu thức phân bổ, những hoạt động nảy sinh từ cùng một sự kiện sẽ được chọn cùng một tiêu thức phân bổ.
Do nguồn lực trong doanh nghiệp phần lớn được sử dụng cho các hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tiêu thức phân bổ chi phí chủ yếu phải dựa trên những nghiệp vụ thực hiện gắn liền với hoạt động làm tiêu tốn nguồn lực. Trong trường hợp thời gian của hoạt động dành cho một đơn vị sản phẩm là chênh lệch đáng kể giữa những loại sản phẩm khác nhau thì phải sử dụng tiêu thức phân bổ dựa trên
thời gian. Trường hợp nguồn lực gắn liền với hoạt động là cĩ chi phí cao, và chi phí của nguồn lực là thay đổi mỗi lần hoạt động được thực hiện thì đơn vị phải thực hiện việc ghi chép thời gian và nguồn lực thực tế cần cho một loại sản phẩm, dịch vụ hay khách hàng.
3.2.2.2.2 Phân nhĩm các hoạt động cĩ cùng mức đĩng gĩp vào cùng một dịch vụ Sau khi xác định những hoạt động tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp, các hoạt động cĩ cùng tiêu thức phân bổ phải được tập hợp vào cùng một nhĩm. Tùy theo tính chất kỹ thuật của dịch vụ hay đối tượng chịu phí, việc phân nhĩm các hoạt động cĩ cùng mức độ đĩng gĩp tạo nên sản phẩm, dịch vụ là cần thiết để đảm bảo tính đơn giản trong phân bổ chi phí hoạt động vào dịch vụ, đối tượng.
3.2.2.2.3 Xác định tiêu thức phân bổ đối với các khoản mục chi phí cĩ phát sinh cao Trong luận văn này, tác giả lấy số liệu tháng 6/2011 để minh họa.
Để phân tích được hợp lý, luận văn loại trừ những khoản chi phí phát sinh bất thường trong tháng.
Trong cấu trúc chi phí tại VTBD, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí tiền lương nhân cơng và chi phí nội bộ là 3 loại chi phí cĩ phát sinh cao.
- Chi phí khấu hao : 20 %
- Chi phí lương nhân cơng : 22 % - Chi phí nội bộ : 23%
Để phục vụ việc phân bổ chi phí theo từng loại hình dịch vụ, tác giả thực hiện khảo sát các nhà quản trị bộ phận, các chuyên viên phụ trách nhằm xác định các hoạt động làm tiêu tốn nguồn lực ở cấp độ loại dịch vụ và tiến hành xác định các tiêu thức phân bổ đối với các khoản mục chi phí chi phí khấu hao, chi phí lương nhân cơng và chi phí nội bộ.
a) Tiêu thức phân bổ đối với khoản mục chi phí khấu hao
Tài sản cố định trong doanh nghiệp gồm TSCĐ hữu hình và vơ hình. TSCĐ hữu hình gồm cĩ :
- Máy mĩc, thiết bị cơng tác gồm : thiết bị truyền dẫn (quang, viba), thiết bị chuyển mạch, thiết bị truy nhập, thiết bị băng rộng, nguồn điện, chống sét, báo cháy và các thiết bị điện tử khác.
- Mạng ngoại vi gồm cáp đồng và cáp quang
- Thiết bị tin học văn phịng, máy điều hịa, thiết bị quản lý - Nhà cửa, vật kiến trúc gồm ănten, cống bể cáp, cột treo cáp. - Phương tiện vận tải.
TSCĐ vơ hình gồm cĩ : - Phầm mềm
- Quyền sử dụng đất
Vì chi phí khấu hao thuộc loại định phí, tiêu thức phân bổ được sử dụng vì mục đích dài hạn và phải căn cứ vào kế hoạch sử dụng nguồn lực của bộ phận hoạt động tức là phải “phân bổ dựa trên cơng suất tối đa” hoặc “cơng suất bình quân” .
Để cĩ thể tập hợp và phân bổ chi phí khấu hao vào các loại dịch vụ cung cấp cho khách hàng, ngồi việc phân loại TSCĐ theo kết cấu theo qui định của báo cáo tài chính, TSCĐ cịn phải được phân loại riêng biệt theo chức năng phục vụ cho hoạt động cung cấp từng loại hình dịch vụ tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cĩ những khoản chi phí khấu hao phát sinh do hoạt động quản lý, khơng thể tập hợp được vào các loại dịch vụ hoặc các đối tượng chịu phí khác trên cơ sở xác định mối quan hệ giữa chức năng phục vụ của tài sản với sự tiêu tốn nguồn lực của tổ chức. Trường hợp này, luận văn đề xuất căn cứ vào tỉ lệ chi phí khấu hao cĩ thể tính được vào từng dịch vụ hoặc căn cứ vào chính sách hoạt động kinh doanh, phát triển dịch vụ của đơn vị để xác định tiêu thức phân bổ nếu nhà quản lý thấy cần thiết phải phân bổ hoặc cĩ thể xem là chi phí thời kỳ tùy theo yêu cầu quản lý của mình.
- Chi phí khấu hao mạng cáp :
Do đặc điểm kinh doanh, đơn vị cĩ một số loại tài sản dùng chung cho nhiều dịch vụ. Ví dụ tài sản là mạng cáp đồng được sử dụng để cung cấp cho cả dịch vụ
cố định, internet và dịch vụ truyền số liệu. Để cĩ thể xác định chi phí khấu hao tài sản cáp được sử dụng để cung cấp cho từng loại dịch vụ, cần xác định mức độ năng lực mạng cáp sử dụng phục vụ cho từng loại dịch vụ tương ứng.
Theo văn bản qui định về sử dụng năng lực mạng lưới (mạng cáp đồng) của tập đồn Bưu chính Viễn thơng năm 2002, việc sử dụng năng lực cáp để phục vụ phát triển thuê bao điện thoại cố định khơng được vượt quá 30%, năng lực cịn lại để phục vụ phát triển dịch vụ internet. Luận văn đề xuất áp dụng tỉ lệ 30% - 70% để tính chi phí khấu hao mạng cáp dùng cho dịch vụ cố định – internet (bao gồm cả dịch vụ truyền số liệu). Để cĩ thể tính được chi phí khấu hao mạng cáp riêng biệt phục vụ cho dịch vụ internet và dịch vụ truyền số liệu (dịch vụ truyền số liệu là một dạng dịch vụ gia tăng của dịch vụ internet), bộ phận kỹ thuật phịng nghiên cứu và phát triển cần tiến hành nghiên cứu về tỉ lệ suy hao tài sản cáp nhằm phục vụ cho hai loại dịch vụ này, từ đĩ kế tốn cĩ căn cứ đề xuất tỉ lệ phân bổ chi phí khấu hao tương ứng.
Mạng cáp quang chủ yếu nhằm phục vụ cung cấp dịch vụ internet, vì vậy, chi phí khấu hao mạng cáp quang được tính trực tiếp cho dịch vụ internet.
- Chi phí khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc :
Nhà tổng đài được sử dụng để đặt ba loại thiết bị gồm thiết bị truyền dẫn (truyền dẫn quang và truyền dẫn viba), thiết bị chuyển mạch và thiết bị băng rộng (DSLam, Switch L2). Các thiết bị này phục vụ để cung cấp cả ba loại dịch vụ là cố định, di động và internet. Chi phí khấu hao cĩ thể được phân bổ đều cho cả ba loại dịch vụ.
Hệ thống cống bể, cột đi luơn đi kèm với mạng cáp đồng và cáp quang để cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Mạng cáp đồng phục vụ cung cấp dịch vụ cố định và di động, mạng cáp quang phục vụ cung cấp dịch vụ internet. Nếu khơng tính đến cáp quang, cĩ thể áp dụng tỉ lệ phân bổ là 30%-70% để phân bổ vào dịch vụ cố định và internet tức là áp dụng chung tiêu thức phân bổ mạng cáp đồng. Tuy nhiên, hệ thống cáp quang phục vụ riêng cho dịch vụ internet cũng phải kết hợp với cống bể
và cột để phục vụ cung cấp dịch vụ. Đồng thời, tài sản cáp quang được đầu tư về số lượng ít hơn nhiều so với cáp đồng. Do vậy, cĩ thể ước tính tỉ lệ phân bổ vào hai loại dịch vụ cố định và internet tương ứng là 25%-75%.
Chi phí khấu hao các trụ ănten được tính cho dịch vụ di động vì tính chất hoạt động của trụ ănten là phát sĩng phục vụ dịch vụ di động .
Đối với chi phí khấu hao nhà làm việc, tính vào chi phí quản lý, cĩ thể phân bổ hoặc khơng phân bổ vào chi phí dịch vụ tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.
- Chi phí khấu hao của nhĩm tài sản là quyền sử dụng đất :
Chi phí khấu hao quyền sử dụng đất xây nhà trạm đặt tổng đài được tính cho cả dịch vụ cố định và internet giống với tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao nhà tương ứng cho mỗi loại dịch vụ là 50% ; Chi phí khấu hao quyền sử dụng đất xây nhà BTS được tính cho dịch vụ di động.
- Chi phí khấu hao máy mĩc thiết bị cơng tác :
Căn cứ vào tính chất phục vụ của các loại máy mĩc thiết bị, chi phi khấu hao được phân bổ vào từng loại dịch vụ tương ứng chức năng hoạt động của các loại máy mĩc thiết bị, phải xác định mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động và sự tiêu tốn nguồn lực.
Bước 1 : Xác định sơ đồ mối quan hệ giữa các nguồn lực thuộc nhĩm “Máy mĩc thiết
bị cơng tác” với các loại dịch vụ : Thuê bao cố định Các cổng lắp đặt Tổng đài EWSD 4 luồng E1 BSC 1 luồng E1 DSLAM DSLAM HUB 4 luồng E1 BTS DLU Thuê bao di động
các luồng E1 các luồng E1 các luồng E1 các luồng E1 các cổng lắp đặt các kênh truyền số liệu Một số định nghĩa :
- DLU là trạm vệ tinh của tổng đài EWSD để cung cấp dịch vụ cố định. Thiết bị tổng đài EWSD là thiết bị trung tâm.
- BTS là trạm thu phát sĩng di động, được dùng trong truyền thơng về các thiết bị di động trong các mạng viễn thơng bởi các nhà cung cấp dịch vụ (ISP).
- Thiết bị băng rộng gồm thiết bị DSLam và Switch L2 nhằm cung cấp các cổng lắp đặt cho các thuê bao internet và truyền số liệu.
- Thiết bị truyền dẫn gồm cĩ thiết bị truyền dẫn quang và truyền dẫn viba.
Hiện tại, đơn vị sử dụng chủ yếu là thiết bị truyền dẫn quang vì thiết bị viba đã lạc hậu và dần dần được thay thế bằng thiết bị quang.
Thiết bị truyền dẫn là những đường trục chính gọi là luồng E1 chuyển dữ liệu để tải xuống các thiết bị trung tâm để kết nối đường trục với các thiết bị như DLU, BTS, DSLam hoặc Switch L2 để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Truyền dẫn quang Truyền dẫn quang 2 cáp quang Truyền dẫn
viba Truyền dẫn viba Sĩng vơ tuyến DSLAM Thiết bị MANE 2 cáp quang Switch L2 2 cáp quang VTN thành phố HCM
Giải thích sơ đồ :
- Luồng E1 chuyển tải dữ liệu từ Đài EWSD đến các DLU. Trên cơ sở dữ liệu được cung cấp, các thiết bị tổng đài DLU cung cấp port phát triển thuê bao cố định và internet.
- Các trạm BTS kết nối với trạm điều khiển trung tâm di động trên mạng BSC bằng luồng E1 từ đĩ phát sĩng vơ tuyến phục vụ mạng điện thoại di động.
- Các thiết bị DSLAM, sau khi nhận được dữ liệu truyền tải từ luồng E1, sẽ cung cấp các cổng lắp đặt phục vụ dịch vụ Internet và My TV.
- Các thiết bị truyền dẫn quang liên kết với nhau bằng sợi cáp quang để cung cấp các luồng E1 nhằm cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
- Các thiết bị truyền dẫn viba liên kết với nhau bằng sĩng vơ tuyến và cung cấp luồng E1 để phục vụ mạng cố định, di động và internet.
- Các thiết bị DSLAM và thiết bị truy nhập Switch L2 được kết nối với thiết bị MANE bằng các sợi quang để cung cấp dịch vụ internet, My TV, truyền số liệu.
Bước 2 : Xác định năng lực mạng lưới
Stt Máy mĩc thiết bị Đơn vị
Năng lực mạng lưới đến tháng 6/2011 Dịch vụ cung cấp
1 Thiết bị truyền dẫn quang luồng E1 3.400 Cố định, di động, internet 2 Thiết bị truyền dẫn viba luồng E1 1.598 Cố định, di động, internet 3 Thiết bị chuyển mạch port (thuê bao) 244.000 Cố định
4 DSLAM cổng lắp đặt 96.000 Internet+My TV
Bước 3 : Xác định các tiêu thức phân bổ
- Theo sơ đồ minh họa mối quan hệ giữa máy mĩc thiết bị cơng tác, ta thấy : Để đảm bảo an tồn và cĩ sẵn nguồn dự phịng, một thiết bị DLU cần cĩ 4 luồng E1 để truyền tải dữ liệu cung cấp phát triển dịch vụ cố định. Tương tự, đối với thiết bị DSLam cần 4 luồng E1 để truyền tải thơng tin cung cấp cho dịch vụ Internet. Mỗi trạm BTS cần 1 luồng E1.
- Ta cĩ thể xác định tỉ lệ phân bổ chi phí khấu hao của các thiết bị truyền dẫn quang và truyền dẫn viba (luồng E1) như sau :
Tổng năng lực mạng lưới cĩ 5.000 luồng E1. Để tính tỉ lệ phân bổ chi phí luồng E1 và dịch vụ di động ta cĩ số luồng E1 sử dụng để kết nối với BTS là 358 luồng (=358x1), số lượng luồng E1 sử dụng để kết nối với DLU là 4.140 (=1.035 x4), số lượng luồng E1 kết nối với DSLam là 500 (=125x4).
- Tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao tài sản là phương tiện vận tải :
Phương tiện vận tải được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh như hoạt động bán hàng, quan hệ, chăm sĩc khách hàng, ứng cứu thơng tin, phục vụ quản lý. Để phân bổ chi phí khấu hao vào các loại hình dịch vụ, cĩ thể sử dụng tiêu thức nghiệp vụ như số lần thực hiện bán hàng, quan hệ khách hàng, ứng cứu thơng tin … bình quân tháng hoặc tiêu thức thời gian như số km vận chuyển trung bình đối với các hoạt động phục vụ cung cấp các dịch vụ tương ứng.
- Đối với tài sản là phần mềm :
Tài sản phần mềm được sử dụng vào cơng tác quản lý, hỗ trợ và phục vụ tốt cho các dịch vụ Viễn thơng Bình Dương cung cấp cho khách hàng.
Vì số lượng tài sản phầm mềm khơng nhiều, cĩ thể sử dụng tiêu thức phân bổ dựa trên chất lượng đối với loại tài sản này.
Đối với các phần mềm phục vụ quản lý, khĩ hoặc khơng thể xác định mối quan hệ nhân quả với sự tiêu tốn nguồn lực, kế tốn viên quản trị cĩ thể phân bổ theo phương pháp ước đốn hoặc khơng phân bổ tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.
Bảng 3.1 Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào các loại hình dịch vụ
Kết cấu
tài sản Hoạt động
Cơ sở phân bổ chi phí hoạt động
Dịch vụ chịu phí
Nhà cửa
Duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ cố định, internet
Nhà tổng đài : dịch vụ cố định 50%, internet 50%
Cố định và Internet Duy trì, nâng cao chất lượng
dịch vụ di động 100% cho dịch vụ di động Di động