2.2 Tình hình phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thơng Bình Dương
2.2.2 Phương pháp phân bổ chi phí chung đang áp dụng
Luận văn lấy số liệu tháng 06/2011 để phân tích 2.2.2.1 Tại Khối Quản lý
Tại Khối Quản lý khơng phát sinh chi phí sản xuất chung (627)
Các chi phí phát sinh tại Khối quản lý được hạch tốn vào tài khoản chi phí hoạt động viễn thơng phát sinh (15421) và tài khoản chi phí quản lý (642).
Các chi phí hoạt động viễn thơng sau đĩ được kết chuyển hết vào tài khoản giá vốn hàng bán (632) và tài khoản chi phí quản lý 642 được xem là chi phí thời kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
2.2.2.2 Tại các đơn vị trực thuộc
Trung tâm kinh doanh
Trong tháng 06/2011, do đặc điểm nhiệm vụ kinh doanh, ở trung tâm kinh doanh chỉ phát sinh chi phí hoạt động viễn thơng (15421) nên tất cả các chi phí sản xuất chung được chuyển hết vào tài khoản 15421. Cụ thể là :
- Tài khoản 627 (05) : 1.488.182 - Tài khoản 627 (07.01) : 4.155.000 - Tài khoản 627 (08.03) : 12.713.909 - Tài khoản 627 (08.04) : 5.390.000 - Tài khoản 627 (08.08) : 6.456.627 Tổng cộng : 30.203.718
Các trung tâm huyện, thị
- Trung tâm Viễn thơng I :
Trong tháng 06/2011, Trung tâm Viễn thơng I chỉ phát sinh chi phí hoạt động viễn thơng (15421) nên tất cả các chi phí sản xuất chung được chuyển hết vào tài khoản 15421. Cụ thể là : - Tài khoản 627 (01.01) : 228.268.415 - Tài khoản 627 (01.04) : 11.825.000 - Tài khoản 627 (02.01) : 3.208.329 - Tài khoản 627 (03.01) : 2.351.894 - Tài khoản 627 (08.01.2) : 16.500.000 - Tài khoản 627 (08.03) : 2.827.000 - Tài khoản 627 (08.08) : 1.665.015 Tổng cộng : 266.646.653
- Trung tâm Viễn thơng Thuận An : Mã thống kê Phát sinh Phân bổ cho tài khoản 15421 (85,92%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (14,08%) 01.01 125.017.453 107.409.887 17.607.566 01.04 6.500.000 5.584.534 915.466 08.03 9.829.092 8.444.754 1.384.338 08.08 420.000 360.847 59.153 Tổng cộng 141.766.545 121.800.022 19.966.523
- Trung tâm Viễn thơng Dĩ An : Mã thống kê Phát sinh Phân bổ cho tài khoản 15421 (84,95%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (15,05%) 01.01 183.484.117 155.872.498 27.611.619 01.04 11.000.000 9.344.664 1.655.336 02.01 803.629 682.695 120.934 02.03 2.307.273 1.960.063 347.210 03.01 1.136.400 965.389 171.011 07.01 381.818 324.360 57.458 07.08.1 800.000 679.612 120.388 08.03 11.097.000 9.427.067 1.669.933 08.08 2.156.920 1.832.336 324.584 Tổng cộng 213.167.157 181.088.684 32.078.473
- Trung tâm Tin học :
Mã thống kê Phát sinh tài khoản 15421 Phân bổ cho (98,06 %) Phân bổ cho tài khoản 1544 (1,94%) 01.01 96.817.834 94.939.591 1.878.243 01.04 5.250.000 5.148.151 101.849 02.01 2.325.000 2.279.896 45.104 07.08.1 839.652 823.363 16.289 08.08 392.000 384.395 7.605 Tổng cộng 105.624.486 103.575.396 2.049.090
- Trung tâm Viễn thơng Tân Uyên : Mã thống kê Phát sinh Phân bổ cho tài khoản 15421 (90,837%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (9,16%) Phân bổ cho tài khoản 1549 (0,003%) 01.01 103.017.307 93.577.858 9.436.182 3.267 01.03 2.711.777 2.463.298 248.393 86 01.04 6.600.000 5.995.244 604.547 209 08.08 408.438 371.013 37.412 13 Tổng cộng 112.737.522 102.407.413 10.326.534 3.575
- Trung tâm Viễn thơng Bến Cát :
Mã thống kê Phát sinh tài khoản 15421 Phân bổ cho (81,438%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (18,549%) Phân bổ cho tài khoản 1549 (0,013%) 01.01 148.397.870 120.852.174 27.527.077 18.619 01.04 8.800.000 7.166.539 1.632.357 1.104 08.08 245.700 200.093 45.576 31 Tổng cộng 157.443.570 128.218.806 29.205.010 19.754
- Trung tâm Viễn thơng Phú Giáo : Mã thống kê Phát sinh Phân bổ cho tài khoản 15421 (83,144%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (16,855%) Phân bổ cho tài khoản 1549 (0,001%) 01.01 91.815.849 76.339.520 15.475.203 1.126 01.04 6.050.000 5.030.222 1.019.704 74 Tổng cộng 97.865.849 81.369.742 16.494.907 1.200
- Trung tâm Viễn thơng Dầu Tiếng :
Mã thống kê Phát sinh tài khoản 15421 Phân bổ cho (95,875%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (4,106%) Phân bổ cho tài khoản 1549 (0,019%) 01.01 97.025.793 93.023.615 3.984.254 17.924 01.04 6.600.000 6.327.759 271.022 1.219 08.08 563.864 540.592 23.168 104 Tổng cộng 104.189.657 99.891.966 4.278.444 19.247
- Trung tâm Viễn thơng Thủ Dầu Một : Mã thống kê Phát sinh Phân bổ cho tài khoản 15421 (91,805%) Phân bổ cho tài khoản 1544 (8,193%) Phân bổ cho tài khoản 1549 (0,002%) 01.01 122.201.032 112.186.979 10.011.292 2.761 01.04 6.600.000 6.059.147 540.703 150 08.08 4.265.018 3.915.511 349.411 96 Tổng cộng 133.066.050 122.161.637 10.901.406 3.007 Nhận xét chung :
- Do là doanh nghiệp dịch vụ, các chi phí hoạt động viễn thơng phát sinh được hạch tốn vào một tài khoản chi phí hoạt động viễn thơng 154, khơng cĩ tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 và chi phí nhân cơng trực tiếp 622. - Các khoản chi phí chung phát sinh được tổng hợp theo từng khoản mục chi tiết,
sau đĩ phân bổ tự động vào các tài khoản chi phí hoạt động viễn thơng theo tỉ trọng của từng loại chi phí này trong tổng chi phí phát sinh tại mỗi đơn vị trực thuộc.
Bảng 2.1 Minh họa về phương pháp phân bổ chi phí
Số liệu tại trung tâm Viễn thơng Bến Cát :
Chỉ tiêu 81,438% 18,549% 15421 1544 0,013% 1549 Tổng cộng Chi phí phát sinh trực tiếp 1.448.030.331 329.824.792 223.092 1.778.078.215
Chi phí chung phân bổ 128.218.806 29.205.010 19.754 157.443.570
Số liệu tại trung tâm Viễn thơng Dầu Tiếng :
Chỉ tiêu 95,875% 4,106% 15421 1544 0,019% 1549 Tổng cộng Chi phí phát sinh trực tiếp 907.003.134 38.871.608 174.871 946.049.613
Chi phí chung phân bổ 99.891.966 4.278.444 19.247 104.189.657
- Chi phí phục vụ ở Khối Quản lý khơng được phân bổ cho các đơn vị trực thuộc. Khối Quản lý được xem như là một trung tâm chi phí tùy ý.
- Các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm đối với doanh thu và chi phí phát sinh tại đơn vị mình trên cơ sở so sánh với kế hoạch được giao.
2.3 Đánh giá tình hình phân bổ chi phí chung hiện đang áp dụng tại Viễn thơng Bình Dương Bình Dương
2.3.1 Ưu điểm
Với hệ thống tài khoản chi phí chi tiết theo từng khoản mục, các chi phí trực tiếp phát sinh theo yếu tố được tập hợp đầy đủ vào từng khoản mục. Điều này giúp hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị dễ dàng cung cấp cho nhà quản trị những thơng tin chi phí sản xuất kinh doanh theo từng yếu tố. Đây chính là cơ sở để nhà quản trị lập dự tốn cho kỳ hoạt động mới, so sánh với các khoản mục chi phí kế hoạch, điều chỉnh hoạt động, ra các quyết định quản lý nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp.
Tại mỗi đơn vị trực thuộc cĩ một mã đăng nhập kế tốn riêng. Thơng tin chi phí phát sinh ở từng đơn vị trực thuộc luơn sẵn sàng để so sánh với kế hoạch được giao, với chi phí phát sinh ở các đơn vị trực thuộc khác, so sánh với hiệu quả mang lại, từ đĩ cĩ giải pháp điều chỉnh kịp thời, định hướng đi đúng nhằm đạt mục tiêu hiệu quả.
Phần mềm kế tốn phân bổ và kết chuyển tự động giúp cho số liệu kế tốn được phân bổ một cách chính xác và thống nhất cùng một phương pháp giúp loại bỏ những sai sĩt do phân bổ bằng tay.
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Sơ đồ 2.3 : Minh họa so sánh Phương pháp phân bổ chi phí tại Viễn thơng Bình Dương và Phương pháp phân bổ theo ABC
Đơn vị sử dụng ba tài khoản chi phí là 15421 - Chi phí hoạt động viễn thơng, 1544 - Chi phí lắp đặt, hịa mạng máy và 1549 - Chi phí dịch vụ di động, thẻ cardphone để tập hợp chi phí nguồn lực. Viễn thơng Bình Dương khơng cĩ các mã tài khoản dành cho từng loại hình dịch vụ để tập hợp chi phí. Do đĩ hiện tại, các nhà quản trị khơng cĩ thơng tin về giá thành của từng loại hình dịch vụ.
Tài khoản 1544 và 1549 hiện tại đã cĩ các mã thống kê theo từng dịch vụ. Tuy nhiên, cuối kỳ kế tốn các khoản mục chi phí này khơng được thực hiện kết chuyển tự động vào từng tài khoản dịch vụ tương ứng.
Tại Viễn thơng Bình Dương Phương pháp ABC
Các hoạt động tiêu tốn nguồn lực Chi phí
trực tiếp
Kết chuyển vào giá vốn hàng bán
và tính kết quả kinh doanh Các đối tượng chịu phí : loại dịch vụ, khách hàng, kênh phân phối… Tài khoản 15421, 1544, 1549 Chi phí chung Chi phí trực tiếp Chi phí chung
Tài khoản 15421 – chi phí hoạt động viễn thơng phát sinh gồm : chi phí tiền lương nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, cơng cụ, chi phí khấu hao, sửa chữa TSCĐ, … hiện tại chưa thể phân bổ vào từng loại hình dịch vụ mà đơn vị cung cấp cho khách hàng như điện thoại cố định, di động, inetrnet, truyền số liệu… Đối với doanh nghiệp dịch vụ, do các chi phí phát sinh hầu hết là chi phí phục vụ nên được hạch tốn vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh 15421.
Ta nhận thấy, để cĩ thể tập hợp chi phí theo từng loại dịch vụ mà đơn vị cung cấp cho khách hàng thì ngồi việc tập hợp các chi phí phát sinh trực tiếp, các chi phí chung phát sinh cũng phải được phân bổ cho các loại dịch vụ dựa trên những cơ sở phân bổ hợp lý. Tất cả các khoản mục chi phí chung tại Viễn thơng Bình Dương đều được phân bổ theo cùng một cơ sở phân bổ là tỉ trọng của từng loại chi phí 15421, 1544 và 1549 trong tổng chi phí phát sinh. Cách phân bổ này khơng phản ánh được mức độ đĩng gĩp của từng khoản mục chi phí chung vào từng đối tượng chịu phí cụ thể và kết quả là giá thành dịch vụ sẽ khơng chính xác.
Như phương pháp ABC đã chứng minh, việc phân bổ chi phí khơng dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa nguồn lực với nguyên nhân gây tiêu tốn nguồn lực sẽ khơng phản ánh chính xác chi phí chung vào sản phẩm vì mỗi khoản mục chi phí chung cĩ mức độ đĩng gĩp vào sản phẩm khác nhau địi hỏi phải cĩ những tiêu thức phân bổ khác nhau. Đặc biệt, vì đơn vị hoạt động kinh doanh dịch vụ, các tài khoản chi phí khơng thể phân loại thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp thì việc xác định các tiêu thức phân bổ hợp lý thể hiện mối quan hệ nhân quả của sự tiêu hao nguồn lực với dịch vụ đầu ra của doanh nghiệp càng trở nên bức thiết hơn.
Việc phân loại chi phí theo chức năng tại đơn vị là một điểm yếu của hệ thống chi phí truyền thống. Theo cách phân loại này, đơn vị chỉ cĩ được thơng tin để phục vụ cho mục đích tính giá thành sản phẩm, phục vụ cho việc hoạch định và kiểm sốt chi phí theo từng chức năng, nhưng lại khơng cĩ được thơng tin phục vụ cho mục đích xem xét biến động của chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi hay mục đích hoạch định,
kiểm sốt và ra quyết định. Chính vì vậy, khi cần thơng tin về hệ thống dự tốn ngân sách để phục vụ cho cơng tác quản lý, các nhà quản trị thường phải thu thập thơng tin từ kế tốn tài chính, sau đĩ dựa trên cơ sở xét đốn của mình mà thu thập thêm những thơng tin cần thiết, thực hiện ước tính và ra quyết định.
Các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí phát sinh. Việc đánh giá hiệu quả là so sánh giữa thực hiện với kế hoạch được giao tại đơn vị mình. Chi phí phát sinh ở Khối Quản lý khơng được phân bổ cho các đơn vị trực thuộc. Vì vậy, cơng tác đánh giá hiệu quả hoạt động ở từng trung tâm, đơn vị trực thuộc để quản lý, điều hành gặp nhiều khĩ khăn.
Kết luận chương II
Thực trạng cơng tác kế tốn chi phí cho thấy đơn vị chưa chú trọng đến cơng tác phân bổ chi phí đến các dịch vụ cung cấp. Trong khi đĩ, thơng tin quan trọng nhà quản trị cần phải cĩ để ra quyết định lại là những thơng tin về chi phí được tính đến từng đối tượng chịu phí như từng dự án đầu tư nguồn lực, từng loại dịch vụ, từng khách hàng. Đây chính là những thơng tin cơ bản, là căn cứ khoa học để nhà quản trị ra những quyết định hoạt động lẫn kế hoạch chiến lược.
Việc phân bổ chi phí chung chỉ dựa trên tiêu thức phân bổ đơn giản, dễ thực hiện, được lập trình một cách tự động, một mặt tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu thập thơng tin chi phí, nhưng mặt khác tính đơn giản trong việc lựa chọn tiêu thức phân bổ dẫn đến việc phân bổ chi phí chung khơng chính xác, thơng tin kế tốn khơng thật sự phát huy được tác dụng trong việc phục vụ cơng tác quản lý tại đơn vị.
CHƯƠNG III
VẬN DỤNG HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG VÀO CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI VIỄN THƠNG BÌNH DƯƠNG
3.1 Sự cần thiết phải vận dụng hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động vào cơng tác kế tốn tại Viễn thơng Bình Dương
Thực trạng phân bổ chi phí của Viễn thơng Bình Dương trong thời gian qua đã bộc lộ nhiều hạn chế cần khắc phục để chức năng thơng tin của hệ thống kế tốn đạt hiệu quả hơn.
Trong giai đoạn hiện nay, khi kế hoạch chi phí ngày càng hạn hẹp, cạnh tranh chi phí ngày càng gay gắt, đơn vị lại kinh doanh trong lĩnh vực viễn thơng, chi phí phát sinh phần lớn là gián tiếp, việc phân bổ chi phí theo ABC sẽ cung cấp thơng tin chi phí theo từng hoạt động, từng quy trình, từng loại dịch vụ, khách hàng hay một đối tượng chịu phí cụ thể mà nhà quản trị muốn tập hợp chi phí.
Những thơng tin chi phí thu thập từ việc áp dụng ABC sẽ giúp nhà quản trị nhận biết tận tường nguồn gốc phát sinh chi phí, phân tích chi phí nào là hữu ích, mang lại giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp, chi phí nào khơng hữu ích cĩ thể loại bỏ mà vẫn đảm bảo kinh doanh hiệu quả, tránh lãng phí.
Những quyết định về đầu tư nguồn lực nhằm phát triển, cải tạo mạng lưới, phát triển dịch vụ, quyết định về chính sách khuyến mãi, chăm sĩc khách hàng, qui định tỉ lệ hoa hồng cho đại lý… cũng được thực hiện trên cơ sở thơng tin chi phí từ ABC.
Với sự phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, nhà quản trị cĩ cơ sở để nhận xét tính hợp lý khi so sánh kế hoạch doanh thu, sản lượng dịch vụ và chi phí được giao để phản hồi về Tập đồn nếu thấy bất hợp lý. Ngồi ra, nhà quản trị cịn cĩ được thơng tin về dự tốn chi phí linh hoạt để lựa chọn những phương án đầu tư mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp.
Vận dụng ABC sẽ mang đến thơng tin với sự chính xác hữu dụng trong đo lường chi phí nguồn lực được cung cấp và sử dụng bởi các bộ phận khác nhau trong đơn vị. Vì vậy, ABC tạo thơng tin sẵn sàng cho việc kiểm sốt chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng đơn vị trực. Từ đĩ, nhà quản trị sẽ cĩ chế độ thưởng, phạt hợp lý nhằm dộng viên các nhà quản trị bộ phận trực thuộc cùng phấn đấu vì mục tiêu chung, đồng thời nhà quản trị sẽ phát hiện ra những bất cập trong quy trình hoạt động cần cải tiến.
Theo điều kiện thực tế về hệ thống thơng tin tại đơn vị, việc thành lập một hệ thống ABC đơn giản với khoảng 50 hoạt động cùng với ít hơn số lượng hoạt động của tiêu thức phân bổ thì chi phí để xây dựng sẽ khơng tốn kém nhiều nhưng ngược lại lợi ích thu được từ xác định đúng chi phí nguồn lực phân bổ sẽ lớn dần lên trong giai đoạn kinh doanh hiện tại và phát triển sau này.
3.2 Giải pháp ứng dụng
3.2.1 Vấn đề tổ chức bộ máy quản lý thực hiện tại đơn vị
3.2.1.1 Nhĩm nghiên cứu
Để cĩ thể ứng dụng lý thuyết ABC vào phục vụ cơng tác quản lý tại Viễn thơng Bình Dương, điều cần thiết là phải thành lập được một nhĩm nghiên cứu.
Nhĩm nghiên cứu gồm những người phụ trách, chuyên viên và nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn, hiểu rõ về quy trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, về sự phối hợp giữa các quy trình, các hoạt động.
Nhiệm vụ của nhĩm nghiên cứu là phải thu thập những thơng tin về những hoạt động tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp, tận dụng sự am hiểu của mình về các quy