2.2.2 Đặc điểm của công ty thuộc ngành bất động sản tại Tp HCM 27
2.2.2.2 Các phòng ban và chức năng nhiệm vụ cơ bản
Cơ cấu tổ chức bộ phận của mỗi doanh nghiệp khác nhau là khác nhau. Tùy vào quy mô mà sự phân chia phòng ban cũng sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp BĐS. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế nhìn chung các cơng ty BĐS thường được tổ
Sơ đồ 3: các phòng ban:
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: a. Ban giám đốc
- Thực hiện công tác đối ngoại.
- Lập và quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của
công ty.
- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty.
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tư
của công ty.
- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên.
- Phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Quyết định toàn bộ giá cả đầu vào, ra của doanh nghiệp.
- Quyết định ngân sách hoạt động các phòng ban, giai đoạn cụ thể trong
công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt.
BAN GIÁM ĐỐC P. DỰ ÁN P. KỸ THUẬT P. KẾ TOÁN P. ĐỀN BÙ P. SALE & MARKETING P. HÀNH CHÁNH, NHẬN THIẾT KẾ, QUY ĐƠN VỊ THI KẾ TOÁN CÁC PHẦN KẾ TOÁN ĐƠN VỊ KẾ TOÁN DỰ ÁN
- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong cơng ty.(có thể thơng qua hệ
thống kiểm soát - đối với doanh nghiệp niêm yết).
b. Phòng dự án
- Lập dự án đầu tư cho từng dự án bao gồm dự án tiền khả thi, khả thi hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, điều hành toàn bộ các dự án của Công ty.
- Lập hồ sơ pháp lý xin phê duyệt dự án.
- Phối hợp với Phòng kỹ thuật đề xuất các vấn đề liên quan đến việc đầu tư
xây dựng các cơng trình, cải tạo các cơng trình đã xây dựng.
- Phối hợp với Phịng Tài chính - Kế tốn Cơng ty lập tiến độ nhu cầu vốn
các dự án, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc Công ty xét duyệt, thanh toán theo tiến
độ các dự án.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến các dự án của Công ty.
c. Phòng đền bù, pháp lý
Đây là bộ phận gần như quan trọng nhất trong doanh nghiệp BĐS.
- Thăm dò giá cả từng khu đất trong dự án và các dự án lân cận.
- Lập kế hoạch, phương án đền bù cho dự án được chấp thuận địa điểm đầu tư.
- Thực hiện thỏa thuận đền bù theo đúng diện tích đã được phê duyệt.
- Giải quyết tranh chấp đối với những hồ sơ có vướng mắc thay cho người dân.
- Hoàn thiện thủ tục pháp lý cho từng thửa đất để tiến hành đền bù.
- Cập nhật tất cả những quy định mới, thủ tục pháp lý trong lĩnh vực BĐS nhằm cung cấp, hướng dẫn các phòng ban thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
d. Phòng kỹ thuật
- Theo dõi, đôn đốc, giám sát việc khảo sát, thiết kế, thi cơng cơng trình
thuộc dự án và thẩm định trước khi trình ban Tổng giám đốc cơng ty duyệt theo quy
định.
- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết, hỗ trợ hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết (hồ sơ thiết kế, xây dựng, hồn cơng) cho đến khi hoàn chỉnh ra sổ đỏ.
- Theo dõi và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về chất lượng của các cơng trình, dự án.
e. Phòng Sale & marketing
- Lên kế hoạch cụ thể cho việc quảng bá sản phẩm của các dự án. - Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống sàn giao dịch BĐS.
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kỹ thuật nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ chất lượng nhất cho Khách hàng.
- Theo dõi thơng tin khách hàng.
f. Phịng kế tốn
- Quản lý tài chính – Kế tốn cho cơng ty.
- Tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính.
- Thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn của cơng ty như: kế toán các phần hành, kế toán dự án, kế toán đơn vị cơ sở …
- Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế tốn của Cơng ty. - Đảm bảo an toàn sài sản của cơng ty về mặt giá trị.
- Tính tốn, cân đối tài chính cho cơng ty nhằm đảm bảo an tồn về mặt tài chính trong hoạt động kinh doanh.
- Kết hợp với phòng quản trị thực hiện cơng tác kiểm kê tài sản trong tồn cơng ty.
g. Phòng hành chánh nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự tồn cơng ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc .
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa ban giám đốc và Người lao động trong cơng ty.
- Mục đích của việc khảo sát các phòng ban là giúp tác giả xây dựng quy trình và thiết lập các thủ tục cần thiết trong q trình hồn thiện hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp. Trong giới hạn của đề tài tác giả chỉ xem xét và xây dựng thủ tục, quy trình cho những phịng ban cơ bản đã được trình bày trong phần trên.