3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47
3.1.2.2 Bộ phận đền bù 50
Mục tiêu: Đền bù theo diện tích dự án đã được cấp chính quyền phê duyệt với chi phí hợp lý nhất, thời gian ngắn nhất để dự án thực hiện nhanh nhất.
Rủi ro: trong quá trình thực hiện mục tiêu trên của phịng đền bù có rất nhiều rủi ro làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu trên.
Rủi ro lớn nhất là việc thông đồng giữa cán bộ đền bù với chủ đất nhằm nâng giá đền bù làm thiệt hại đến lợi ích kinh tế của công ty. Thông thường cán bộ đền
cả đền bù sao cho thỏa đáng với người dân và có lợi nhất cho cơng ty. Rủi ro này xuất phát từ đạo đức và tính trung thực của nhân viên.
Rủi ro tiếp theo là sự thay đổi chính sách quản lý đất đai của Nhà nước, các
luật định làm kéo dài thời gian đền bù, tăng chi phí đền bù vì thơng thường đất là
loại hàng hóa đặc biệt giá ln tăng cao so với thời gian.
Kế đến là rủi ro trong thủ tục pháp lý, thủ tục pháp lý đền bù, chuyển nhượng của Việt Nam hiện nay là rất phức tạp. Nếu cán bộ đền bù trong quá trình thực hiện nhiệm vụ không nắm rõ thủ tục hoặc không cập nhật sẽ dẫn đến thiệt hại kinh tế rất lớn đối với doanh nghiệp.
Quy trình, thủ tục: để kiểm sốt tối đa những rủi ro trên hệ thống kiểm soát
doanh nghiệp phải xây dựng một quy trình cụ thể, thể hiện các bước thực hiện rõ ràng, minh bạch, các thủ tục cần thiết (có cập nhật thường xuyên theo sự thay đổi chính sách của Nhà nước).
Một vấn đề quan trọng nhất của phịng đền bù đó là lựa chọn được nhân viên có đạo đức, trách nhiệm, trung thực và hiểu biết pháp luật cũng như có kỹ năng
thương lượng với khách hàng.
- Hoạt động kiểm soát: Để tránh rủi ro, gian lận và sai sót trong phịng đền bù
nên thực hiện một số hoạt động kiểm soát sau:
- Tách biệt giữa bộ phận tìm hiểu giá và bộ phận đền bù. Bên cạnh đó có thể định kỳ hoặc bất thường nên đối chiếu giữa bộ phận thăm dò giá và bộ phận đền bù.
- Hồ sơ đền bù phải được lập, phê duyệt đúng trình tự.
- Sử dụng két sắt bảo quản các giấy tờ chủ quyền hồng, tránh sự lạm dụng quyền sử dụng cho các mục đích riêng.
- Ban hành bằng văn bản ràng buộc rõ ràng trách nhiệm cho việc bảo quan các thông tin đền bù. Vì đây là nguồn thơng tin vơ cùng quan trọng của một công ty BĐS.
- Báo cáo thường xuyên vì bộ phận đền bù là hoạt động rất quan trọng của công ty bất động sàn vì thế phải quy định báo cáo thường xuyên các tiến độ hoạt
động đền của các hộ dân để ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời và đưa ra các
phương án giải quyết hợp lý.
- Đối với phòng đền bù nên kiểm tra thường xuyên các hồ sơ đền bù để phát
hiện sai sót thì kịp thời sữa chữa tránh gây hận quả nghiêm trọng. Trước khi thực hiện đền bù nên lập phương án đền bù chi tiết cho từng dự án, để đảm
bảo công tác đền bù đem lại hiệu quả cao nhất, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.