3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47
3.1.3.4 Hoạt động kiểm soát 59
Là tất cả các hoạt động mà ban kiểm soát đề ra để kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên trong phịng kế tốn nhằm đảm bảo rằng quy trình, thủ tục kế tốn đã
được thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô, cách điều
hành mà mỗi đơn vị có thể sử dụng rất nhiều những hoạt động kiểm soát khác
nhau. Sau đây là một số hoạt động kiểm sốt chính nên được thiết lập và sử dụng cho phịng kế tốn:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ là sự tách biệt các chức năng: chức năng kế
toán và chức năng hoạt động; chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản;
chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản.
- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ: Ủy quyền phải đúng người, đúng
việc, đúng phạm vi. Bên cạnh hoạt động ủy quyền cần gắn với trách nhiệm để người
được ủy quyền làm đúng, đủ các nghiệp vụ phát sinh trong phạm vi ủy quyền.
- Bảo vệ tài sản vật chất và thơng tin: có thể sử dụng lực lượng bảo vệ hoặc các thiết bị cần thiết để bảo vệ tài sản vật chất của đơn vị.
đang xây dựng các sản phẩm dở dang là rất phức tạp để bảo vệ tài sản cơng ty có
thể thuê bảo vệ hoặc lắp đặt camera ở những vị trí cần thiết trong dự án hoặc địa
điểm thi cơng. Ngồi ra có thể tổ chức kiểm kê định kỳ.
Thông tin cũng là tài sản của đơn vị, đặc biệt đối với cơng ty BĐS thì việc bảo mật các thơng tin là hết sức quan trọng. Rị rỉ những thơng tin quan trọng có gây thiệt hại rất nặng nề cho cơng ty vì thế Ban giám đốc công ty phải lập ra một số quy chế, quy định rõ ràng trách nhiệm và hậu quả phải gánh chịu khi một cá nhân làm rị rỉ thơng tin của đơn vị.
Đối với những công ty đang sử dụng phần mềm kế tốn thì phải phân quyền rõ
ràng, cụ thể từng phần hành đối với từng nhân viên kế tốn. Để đảm bảo thơng tin các máy tính đều được cài mật mã sử dụng đối với từng đối tượng sử dụng cụ thể.
Kiểm tra độc lập: công tác này được thực hiện bởi một cá nhân khác không thực hiện nghiệp vụ. Để đạt hiệu quả cao cơng ty nên có bộ phận kiểm tốn nội bộ tách biệt với phịng kế tốn để kiểm tra độc lập các nghiệp vụ trọng yếu và rủi ro cao.
Phân tích rà sốt: Hoạt động này là cần thiết, được thiết lập để so sánh hai số
liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Nếu phát sinh chênh lệch, sẽ đối chiếu là kiểm tra phát hiện nguồn gốc sai sót. Đưa ra hướng xử lý một cách kịp thời.
Ngoài những hoạt động kiểm sốt trên: Phịng kế toán là bộ phận chịu rất
nhiều sự tác động từ các chính sách, luật và các quy định. Vì thế, cần tạo mọi điều kiện tốt nhất cho nhân viên bộ phận có thể cập nhật, nắm bắt những quy định quan trọng trong phạm vi công việc của mình.
Nhìn chung hiện nay phịng kế tốn của các cơng ty BĐS đều đã có một số quy trình cụ thể. Vì thế để hạn chế những sai sót, hành vi gian lận thì việc thực hiện các hoạt động kiểm soát dựa trên những thủ tục nêu trên cho phịng kế tốn càng
nâng cao độ tin cậy của các số liệu trên báo cáo tài chính cũng như đảm bảo các nghiệp vụ được hạch toán một cách khách quan và đúng với quy định pháp luật hiện hành.