3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47
3.1.3.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát 58
Thủ tục KSNB phịng kế tốn xây dựng nhằm đảm bảo những yêu cầu sau: - Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
- Các nghiệp vụ được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác vào các tài
khoản trong kỳ kế toán phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành.
- Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế tốn khi có sự chấp thuận của Ban giám đốc.
- Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả
kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp để xử lý nếu có sự chênh lệch.
Các thủ tục kiểm soát chung của phịng kế tốn bao gồm:
- Phê duyệt nghiệp vụ: phân chia quyền hạn phê duyệt cho các đối tượng sao cho đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Việc phê duyệt các nghiệp vụ trong phịng kế tốn phải phù hợp với chính sách của cơng ty. Người phê duyệt phải đúng thẩm quyền và phân định một cách rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn. Hoạt động kiểm
soát này cũng tránh chồng chéo, tăng phiền phức, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Các thủ tục bảo vệ tài sản: cơng ty có thể trang bị các cơng cụ hỗ trợ cần thiết nhằm bảo vệ tài sản của công ty như: máy đếm tiền, kiểm tra tiền giả, phần mềm kế tốn có phân quyền …Ngồi ra để tránh khơi dậy lòng tham của nhân viên nên hạn chế tối đa việc tiếp cận tài sản của những nhân viên thực hiện ghi chép
nghiệp vụ kế toán.
- Thủ tục bất kiêm nhiệm: để hạn chế những gian lận có thể xảy ra thì cần
tách biệt bốn chức năng sau trong phịng kế tốn: Phê duyệt & thực hiện; giữ tài sản & ghi nhận.
Một nhân viên nếu kiêm nhiệm một trong hai cặp chức năng trên sẽ rất dễ xảy ra gian lận biển thủ tài sản, sau đó chỉnh sửa sổ sách cho phù hợp và rất khó kiểm
- Thủ tục đối chiếu: Đây là thủ tục mà các doanh nghiệp hiện nay đều áp
dụng. Cần thực hiện một cách thường xuyên hơn và chi tiết hơn nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả của hoạt động kiểm sốt đối với phịng kế tốn.
- Thủ tục kiểm tra, theo dõi: thường được thực hiện bởi Ban Giám Đốc. Đây là hoạt động kiểm soát rất cần thiết. Cần phải kiểm tra để phát hiện các sai sót và các dấu hiệu bất thường nhằm mục đích nâng cao chất lượng KSNB phịng kế tốn từ đó đưa ra các giải pháp hữu hiệu và kịp thời.
- Báo cáo định kỳ và bất thường cho cấp quản lý trực tiếp, Ban Giám đốc: Báo cáo kịp thời gian, đúng lúc sẽ góp phần rất lớn cho việc ra quyết định của Ban
Giám đốc. Vì vậy, sự kịp tiến độ của các báo cáo nên được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo cho cơng ty nhằm khuyến khích động viên tinh thần, trách nhiệm của nhân viên. Kích thích nhân viên sáng tạo, nâng cao năng lực làm việc của bản thân góp phần nâng cao hiệu quả chung của tồn cơng ty.