soát nội bộ
Mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất nhiều vào sự
tham gia và đóng góp của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Đối với những đối tượng bên trong, họ có vai trò và trách nhiệm liên quan đến
hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
1.4.1. Hội đồng quản trị
Trong một công ty, Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động
nhưng trên họ còn có Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt
cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của
đơn vị. Các thành viên trong Hội đồng quản trị cần phải khách quan và có năng lực.
Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp
thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình.
Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban giám
đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc khơng kiểm sốt được
những hoạt động diễn ra tại đơn vị. Trong một tình huống khác, Ban giám đốc có
thể khơng trung thực, cố tình xuyên tạc các kết quả hoạt động trong phạm vi trách
nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu cá nhân. Để tránh tình trạng
trên, một Hội đồng quản trị mạnh mẽ, năng động là phải biết kết hợp các kênh
thơng tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
1.4.2. Ban giám đốc
Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành tồn bộ hệ thống kiểm sốt nội bộ và
giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ. Hơn
hẳn các nhà quản lý khác, giám đốc điều hành phải tạo được "tiếng nói chung" vì nó sẽ ảnh hưởng, tác động đến tính chính trực và giá trị đạo đức cũng như các nhân tố
khác của mơi trường kiểm sốt. Trong những đơn vị có quy mơ lớn, giám đốc điều
hành thực thi nhiệm vụ này thông qua việc chỉ đạo các nhà quản lý cấp dưới (thí dụ
25
thực hiện để kiểm soát các hoạt động trong đơn vị của mình. Ngược lại, nhà quản lý
cấp dưới được giao nhiệm vụ thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể
hơn. Đối với những đơn vị có quy mơ nhỏ hơn, giám đốc điều hành sẽ chỉ đạo trực
tiếp mọi hoạt động trong đơn vị. Ngoài giám đốc điều hành, giám đốc tài chính,
hoặc các chức danh tương đương khác, cũng giữ vai trò quan trọng về mọi hoạt
động kiểm sốt có liên quan đến tình hình tài chính của đơn vị.
1.4.3. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu
của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp cho các bộ phận trong đơn vị.
1.4.4. Nhân viên
Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng
phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các
chính sách của đơn vị. Hơn nữa, mọi thành viên đều nằm trong một hệ thống xử lý
thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong đơn vị, từ việc ghi chép
ban đầu cho đến sự phản hồi hay báo cáo về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân thủ các quy tắc về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có
hành vi phạm pháp mà họ đã nhận biết. Ngoài ra, khơng thể khơng kể đến sự đóng góp của các thành viên trong quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.
Ngoài những đối tượng bên trong nêu trên, một số đối tượng bên ngồi cũng
có những đóng góp nhất định đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm giúp đơn vị
đạt được các mục tiêu đã được đề ra. Những đối tượng này gồm:
- Các kiểm tốn viên bên ngồi (như kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên
của nhà nước ...), thơng qua các cuộc kiểm tốn báo cáo tài chính hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và cung cấp thông tin về những điểm yếu kém trong hệ thống
kiểm soát nội bộ nhằm giúp Ban giám đốc và Hội đồng quản trị nhận biết và chấn
26
- Các nhà lập pháp hoặc lập quy, họ ban hành những luật lệ hoặc quy định để
giúp đơn vị nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt động theo khuôn khổ của
pháp luật hoặc quy định.
- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thơng tin hữu ích thơng qua các giao dịch với đơn vị.
- Những đối tượng khác ở bên ngoài đơn vị, cũng có những đóng góp nhất
định đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị, bao gồm các nhà phân tích tài
27
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Kiểm sốt nội bộ đóng vai trị rất to lớn đối với hoạt động của các doanh nghiệp
vì nó giúp cho các doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hoạt động của mình để
đem lại mức doanh lợi cao nhất nhưng đồng thời kiểm soát, ngăn ngừa được rủi ro
có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của xã hội và các kỹ thuật hiện đại, rủi ro kinh doanh ngày càng phát sinh với mức độ đa dạng hơn, phức
tạp hơn cũng như các gian lận trong hoạt động kinh doanh cũng sẽ càng tinh vi
hơn sẽ dẫn đến những thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp nói chung và các cơng ty Xăng Dầu nói riêng. Do vậy, việc khơng ngừng phát triển và hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ ln là một vấn đề bức thiết cho các doanh nghiệp và các công ty xăng dầu nhằm mở rộng và phát triển các hoạt động kinh doanh của đơn vị
mình. Dựa trên những nghiên cứu về lý luận ở chương 1, đề tài sẽ phân tích hệ
28
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CTY XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN