3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.5. Giải pháp về giám sát
(1) Thành lập ban kiểm soát nội bộ độc lập và thực hiện thường xun cơng tác kiểm tốn kế tốn tài chính.
Cơng ty cần xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập để đảm bảo hệ thống kiểm sốt nội bộ có tính hữu hiệu và hiệu quả. Tại công ty, hiện nay đang tồn
tại Ban Iso hoạt động độc lập với các phòng ban khác của công ty. Tuy nhiên, ban
Iso trên thực tế chỉ chuyên nghiên cứu về các thủ tục kiểm sốt nhằm đảm bảo mẫu biểu, quy trình theo tiêu chuẩn Iso. Vì vậy, khi thực hiện kiểm tra nội bộ tại công ty và các đơn vị, ban Iso chỉ đơn thuần kiểm tra các vấn đề về thủ tục kiểm soát, các mẫu biểu. Vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ cần kiểm tra, ban Iso không kiểm sốt
84
chun mơn nghiệp vụ cao với thành phần là chuyên viên của các phòng ban nghiệp vụ có liên quan. Với cách thức kiểm tra nội bộ như vậy đã làm cho cơng ty lãng phí về mặt thời gian và nguồn lực.
Việc thành lập một ban kiểm soát nội bộ độc lập giúp những kết luận từ các
cuộc kiểm tra nội bộ mang tính khách quan cao. Kiểm soát nội bộ giúp giám sát
việc tuân thủ các quy trình thủ tục, phát hiện kịp thời sai sót và từ đó có thể tham
mưu cho các lãnh đạo công ty, giúp các nhà lãnh đạo cơng ty có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
(2) Thực hiện kiểm tra đột xuất các hoạt động tại công ty.
Các cuộc kiểm tra nội bộ ngoài việc thực hiện định kỳ cần được thực hiện
kiểm tra đột xuất để phát hiện kịp thời các sai sót, khơng tn thủ thủ tục kiểm sốt,
tránh gian lận, đối phó.Khi tổ chức các đoàn kiểm tra nội bộ, cần có sự kiểm tra
chéo giữa các phòng ban của đơn vị và văn phịng cơng ty. Khơng để xảy ra trường hợp chuyên viên của một phòng ban trong tổ kiểm tra thực hiện kiểm tra ngay tại phòng ban đó.
(3) Tổ chức giám sát cơng tác bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ
Trước tình hình ngày càng phát sinh nhiều trường hợp gian lận khi bán hàng như: bơm chồng số, bơm không đúng số tiền khách hàng mua, ... việc tổ chức giám sát công tác bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu là rất cần thiết. Các biện pháp để giám sát việc bán hàng của nhân viên tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu có thể thực hiện như tổ chức các đội quay phim về cung cách bán hàng, lắp đặt camera, thường xuyên theo dõi các phản hồi của khách hàng qua đường dây nóng.
(4) Tổ chức kiểm tra lại các chứng từ thu chi hàng tháng để đảm bảo các thủ tục, yêu cầu về quy định kế toán được thực hiện đầy đủ.
Thực hiện tốt công tác này giúp công ty chủ động chuẩn bị sẵn cho các cuộc
kiểm toán, thanh tra hằng năm, giúp tránh được những sai sót, bất cẩn do kế tốn phụ trách khơng phát hiện kịp thời. Công tác kiểm tra lại có thể thực hiện bằng cách: kế toán phụ trách sau khi thực hiện xong nghiệp vụ thu chi sẽ giao nộp chứng từ cho kế toán tổng hợp kiểm tra lại và ký xác nhận đã kiểm tra.
85
(5) Thực hiện công tác giám sát các nghiệp vụ kinh tế để đảm bảo tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế.
Giám sát tính hữu hiệu của các nghiệp vụ sẽ giúp hạn chế và phát hiện tình trạng các cá nhân trong đơn vị thông đồng thực hiện các khoảng chi khống gây thất thốt và lãng phí nguồn lực. Ví dụ như khi mua sắm vật tư phải giám sát hoặc kiểm tra hàng đã có trong kho chưa, kiểm tra các chứng từ hóa đơn để biết hàng có thực sự được mua về không, việc phê duyệt giá trong thanh quyết tốn có sát với mặt
bằng giá trên thị trường không, ...
(6) Xem nhân viên thực hiện trực tiếp công việc là một thành phần khơng thể thiếu trong q trình nhận xét, đánh giá, đề xuất các giải pháp đối với những khuyết
điểm hay những công việc chưa thực hiện được so với kế hoạch.
Do là người thực hiện trực tiếp công việc nên các đánh giá, đề xuất về các giải
pháp của các nhân viên này sát với thực tiễn hoạt động của công ty, không mang
tính lý thuyết sn.