Mục đích và phương pháp khảo sát:

2.4. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Xăng Dầu Khu Vực

2.4.1. Mục đích và phương pháp khảo sát:

2.4.1.1. Mục đích khảo sát :

Mục đích của việc khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên trong đề tài này là :

* Nhận dạng và đánh giá các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong kinh doanh tại Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên.

* Đánh giá các ưu điểm và tồn tại của hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty làm cơ sở đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên ở chương 3.

2.4.1.2 Phương pháp khảo sát :

38

(1) Sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ để khảo sát thực trạng

kiểm sốt nội bộ của Cơng ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên. Số

lượng mẫu khảo sát: 25 người. Đối tượng: Trưởng phịng, phó phịng các phịng

nghiệp vụ của công ty, và một số chuyên viên kế tốn cơng ty. (kết quả khảo sát

đính kèm trong phần phụ lục 01 trang PL1)

(2) Thảo luận với một số nhà quản lý, kiểm toán viên nội bộ trong Công ty Xăng

Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên: tác giả đã thực hiện những cuộc trao đổi ngắn với một số người quản lý, kiểm toán viên nội bộ. Nội dung các cuộc trao đổi

xoay quanh các vấn đề về rủi ro trong kinh doanh của công ty và các biện pháp

nhằm giảm thiểu rủi ro mà đơn vị đang áp dụng và hạn chế của hệ thống kiểm sốt

nội bộ trong cơng ty. Đối tượng thảo luận: Ban Giám Đốc Công ty, trưởng phó

phịng các phịng ban nghiệp vụ tại cơng ty.

(3) Tổng hợp và phân tích các bài viết, các báo cáo về những sai phạm, những

vụ gian lận liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngành xăng dầu mà nguyên

nhân chủ quan do sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thảo luận với một số nhà quản lý, kiểm toán viên nội bộ Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên.

(4) Phỏng vấn các kiểm tốn viên độc lập có kinh nghiệm kiểm toán lĩnh vực

xăng dầu và đã từng tham gia các cuộc kiểm toán chuyên về lĩnh vực xăng dầu:

(Kết quả phỏng vấn trắc nghiệm các kiểm tốn viên độc lập đính kèm trong phần

phụ lục 02 trang PL13 - tác giả gửi bảng trắc nghiệm thông qua phương tiện là hộp mail điện tử).

2.4.2. Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên.

2.4.2.1. Nguyên nhân khách quan:

Trước đây, kinh doanh xăng dầu là ngành kinh doanh độc quyền của doanh

nghiệp nhà nước. Do đó, thị phần của công ty hầu như bao phủ toàn bộ khu vực

miền Nam. Tuy nhiên, theo thời gian, các đầu mối khác dần được hình thành và trở

39

nghiệp nhà nước đã dần thay đổi Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam thành tập đoàn

với các công ty con cấp dưới trong đó có Cơng ty Xăng Dầu Khu Vực II. Từng

công ty con sẽ chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình theo kế hoạch đã

đăng ký với Tổng cơng ty. Do đó, mục tiêu về lợi nhuận và tăng trưởng là một áp

lực lớn của công ty với vai trị là cơng ty đứng đầu ngành trong tập đoàn đối với

lĩnh vực kinh doanh xăng dầu.

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu hầu hết của các doanh nghiệp đều là lợi nhuận và tăng trưởng. Mục tiêu hoạt động của Công ty

Xăng Dầu Khu Vực II cũng khơng nằm ngồi điều đó. Trước đây, với việc chiếm

thị phần trên dưới 65% thì việc đạt mục tiêu trên theo kế hoạch đề ra là rất dễ đối

với công ty. Tuy nhiên, sự cạnh tranh khốc liệt thời mở cửa đã làm công ty mất dần thị phần về tay các đối thủ mà trước đây là đối tác của cơng ty. Do đó, để đạt được kế hoạch lợi nhuận đề ra và mở rộng thị trường là một thách thức lớn đối với công ty. Hàng loạt các chính sách được ban hành nhằm đạt được mục tiêu trên như chính

sách thu hút khách hàng, tiết kiệm chi phí đầu vào, ... được đề ra. Đây cũng là một

khó khăn rất lớn đối với cơng ty. Vì trong thời kỳ kinh tế thế giới nói chung và Việt

Nam nói riêng đang lâm vào tình trạng bất ổn như hiện nay, lạm phát tăng, tỷ giá

tăng, ... rất khó để kiểm sốt chi phí đầu vào. Thêm vào đó, với chức năng phải luôn

đảm bảo hiệu quả kinh tế xã hội, an ninh năng lượng, tập đoàn xăng dầu dù biết sẽ

lỗ nhưng phải nhập khẩu để đảm bảo mục tiêu trên. Do hiện tại nền kinh tế của đất

nước đang trong thời kỳ khó khăn nên an tồn về tài chính cũng được cơng ty đặt

lên hàng đầu do nguy cơ vỡ nợ cao. Trong khi đó, cơng ty phải khơng ngừng gia

tăng sản lượng bán ra để đạt kế hoạch đề ra, việc này cũng đồng nghĩa với nguy cơ

đối diện công nợ khách hàng gia tăng.

Các đại lý trước đây của công ty ngày càng giảm đi do các đối thủ cạnh

tranh đưa ra các chính sách hấp dẫn để thu hút họ. Trong khi đó cơng ty khơng thể

vượt quá định mức của nhà nước về những ưu đãi trong chính sách khách hàng.

Không những cạnh tranh về thị phần, các đối thủ của cơng ty cịn có các chính sách thu hút nhân tài của công ty với mức đãi ngộ cao hơn.

40

Ngoài ra, khả năng mở rộng thị trường tại trung tâm thành phố của công ty rất hạn chế. Trong khi đó, 1 vài cửa hàng bán lẻ lại bị tịch thu đất hoặc chuyển đổi công năng sử dụng do không đáp ứng điều kiện để kinh doanh xăng dầu tại địa điểm đó.

Ngồi mục tiêu hoạt động trên, cơng ty cịn có mục tiêu tuân thủ các quy

định, chính sách, văn bản pháp luật của Nhà nước cũng như của tập đoàn. Nếu

không cập nhật kịp thời hoặc hiểu và không thực hiện đúng các quy định, chính

sách, văn bản pháp luật mới dễ dẫn đến những vi phạm gây ảnh hưởng đến uy tín và tài chính của cơng ty.

Do có xuất phát điểm là từ một doanh nghiệp nhà nước đi lên nên có 1 bộ

phận nhân viên cơng ty khơng đặt lợi ích của cơng ty lên hàng đầu mà đặt lợi ích cá nhân lên trên, vụ lợi trong từng nghiệp vụ kinh tế. Các nhân viên này thường nghĩ rằng hậu quả xảy ra sẽ được nhà nước gánh chịu nên vơ tình hoặc cố ý khơng có ý thức về việc mình làm mà khơng có lợi cho cơng ty.

Việc đưa tin và hiểu không đúng sự thật về tình hình hoạt động, giá cả các

mặt hàng của cơng ty từ báo chí, người tiêu dùng cũng là một bất lợi lớn đối với hoạt động của công ty.

2.4.2.2. Nguyên nhân chủ quan:

Công ty chưa thật sự có được một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng nghĩa

nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Vì cơng ty khơng có được 1

bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập mà chỉ có các chuyên viên cấp trên kiêm luôn

nhiệm vụ kiểm tra giám sát các đơn vị cấp dưới theo hệ thống ngành dọc khi có yêu cầu từ phía lãnh đạo cơng ty hoặc định kỳ kiểm tra.

Do một người vừa làm chuyên môn, vừa làm kiểm soát nội bộ theo ngành dọc (kiểm tra đơn vị cấp dưới) nên không tránh khỏi chủ quan trong việc kiểm tra lại các quy định mình đã đề ra và không tập trung vào việc kiểm tra do lo khơng có thời gian hồn thành chun mơn. Việc kiêm nhiệm chức năng kiểm sốt nội bộ vơ tình tạo cơ hội cho người kiêm nhiệm nhiều chức năng bỏ qua những lỗi do họ gây

41

ra và chỉ có thể phát hiện khi có đồn kiểm tra vào. Hoặc có phát hiện ra, có sửa chữa sai sót nhưng khơng cơng bố rộng rãi để rút kinh nghiệm.

Các trình tự thủ tục kiểm sốt đơi khi chỉ là hình thức bên ngồi. Thực sự trong q trình triển khai thì bỏ qua nhiều bước hoặc các chuyên viên đi tắt, cho bổ sung sau các chứng từ cần thiết phải có của các quy trình, thủ tục theo quy định.

Việc cập nhật các văn bản pháp luật mới vào trình tự, thủ tục không kịp

thời. Một quy trình thủ tục đơi khi kéo dài hiệu lực trong 3 năm nhưng lại không

được bổ sung, cập nhật các quy định pháp lý hiện thời. Các quy trình thủ tục đôi khi

làm cho người thực hiện cảm thấy quá rườm rà, quá nhiều chứng từ, mẫu biểu. Việc

lạm dụng quyền hạn được phân công theo từng vị trí lãnh đạo trong cơng ty để áp

dụng cho các trường hợp ngoại lệ làm cho chuyên viên xử lý công việc không thể làm theo đúng quy trình, dễ dẫn đến những rủi ro khơng lường trước.

Việc ưu tiên tuyển dụng nhân viên mới từ con em của cán bộ công nhân

viên nội bộ công ty tạo ra những thông tin không tốt đối với những người xin tuyển dụng vào công ty khi cần thiết. Dẫn đến việc thu hút nhân tài vào cơng ty khó mặc

dù chế độ chính sách đãi ngộ đối với nhân viên công ty tốt. Các ứng viên mới

thường lo sợ mình khơng thể cạnh tranh vị trí mới với con em cán bộ cơng nhân viên trong ngành.

Năng lực của một số cán bộ quản lý cấp trung còn hạn chế do chưa quen với mơi trường cạnh tránh. Thêm vào đó, do quen với môi trường làm việc cũ nên cách xử lý cơng việc cịn thụ động, một số khác lại thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý.

Do các báo cáo đôi khi không được cung cấp kịp thời nên các lãnh đạo công

ty không đưa ra được các quyết định kịp thời. Tập đoàn xăng dầu ngày càng có

nhiều u cầu buộc cơng ty phải thực hiện, từ đó tạo áp lực cho các cấp quản lý, các cấp quản lý lại tạo áp lực buộc nhân viên cơng ty thực hiện. Khi đó, nhân viên cơng ty dễ gian lận hoặc làm báo cáo khơng chính xác.

42

Các cấp lãnh đạo đơi khi không nhận được thông tin phản hồi kịp thời do ln có khoảng cách giữa nhân viên thực hiện và lãnh đạo trực tiếp. Vì vậy việc trao đổi thẳng thắn để tìm và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề khó và chậm.

Công ty chưa chuyên nghiệp trong quảng bá hình ảnh, thông tin công ty,

cung cách bán hàng cho khách hàng, bảo vệ hình ảnh cơng ty. Từ đó dễ dẫn những hiểu sai về cơng ty đối với cơ quan báo đài, người tiêu dùng.