3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.4. Giải pháp về thông tin và truyền thông
(1) Truyền đạt thông tin về mục tiêu hoạt động của cơng ty cho tồn thể nhân viên biết nhằm tạo một mục tiêu phấn đấu chung trong tồn cơng ty.
82
Hiện tại, chỉ có một số ít các đối tượng nắm bắt được thông tin về mục tiêu
hoạt động của công ty như phịng kế tốn, phịng kinh doanh, ban ISO. Các đối
tượng cịn lại khơng được thơng tin chính thức về mục tiêu của cơng ty. Do đó
khơng tạo ra được sự phấn đấu vì mục đích chung trong tồn cơng ty. Nắm rõ mục
tiêu công ty sẽ giúp nhân viên cơng ty cùng có hướng đi chung và đảm bảo lợi ích tập thể của tồn cơng ty.
(2) Tạo điều kiện để nhân viên công ty tiếp nhận mọi thông tin liên quan đến công ty qua các kênh thông tin.
Xây dựng nhiều kênh thông tin để đảm bảo nhân viên cơng ty có thể truyền
đạt hoặc được truyền đạt mọi thơng tin liên quan. Các kênh thơng tin có thể là: mail,
diễn đàn trên website của công ty, điện thoại đường dây nóng, thùng thư góp ý, gặp gỡ trao đổi trực tiếp định kỳ với lãnh đạo cấp cao, ...
(3) Tổ chức các thông tin về sự kiện tiềm tàng nhằm giúp quản trị rủi ro tại công ty tốt hơn.
Tiến hành đa dạng hóa các kênh thơng tin dự báo về rủi ro có thể ảnh hưởng
đến chiến lược hoạt động của công ty, từ đó có thể báo cáo lên ban lãnh đạo cơng ty để họ có những thơng tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định, điều hành mục
tiêu, đối phó với rủi ro.
(4) Thực hiện việc điều tra khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của nhân viên
đối với hoạt động của công ty.
Thơng qua kết quả khảo sát có thể giúp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty, khắc phục những vướng mắc từ người lao động, giúp họ an tâm cơng tác, gắn bó làm việc lâu dài với công ty.
(5) Đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty. Các thông tin trên các báo cáo cho lãnh đạo cơng ty cần được đảm bảo chính
xác và kịp thời để phát huy tính hữu ích của các báo cáo này. Để thực hiện được
điều này cần có sự phối hợp giữa các bộ phận, phịng ban có liên quan khi có yêu
83
(6) Tổ chức các hình thức góp ý, báo cáo một cách cởi mở, thẳng thắn trong
cán bộ nhân viên về sai phạm, yếu kém đang tồn tại qua hệ thống thông tin nội bộ
đơn vị.
Tạo môi trường làm việc có sự trao đổi thoải mái, thẳng thắn giữa các cấp lãnh
đạo và nhân viên công ty, tránh ức chế khi thực hiện công việc. Các lãnh đạo cơng
ty thơng qua đó sẽ nhận được sự góp ý chân thành và có biện pháp khắc phục kịp thời. (7) Tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin phản hồi của khách hàng một cách hiệu quả.
Công ty cần ban hành quy định về việc xử lý thông tin phản hồi của khách
hàng về chất lượng hàng hóa cũng như cung cách phục vụ của nhân viên công ty. Các biện pháp tiếp nhận thông tin phản hồi của khách hàng cần hoạt động hiệu quả như hoạt động đường dây nóng, thùng thư góp ý tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Qua đó, cơng ty mới phát hiện thế mạnh và những yếu kém cần khắc phục, giúp xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt người tiêu dùng.
(8) Xây dựng đội ngũ chuyên viên quan hệ công chúng chuyên nghiệp
Cần nâng cao trình độ của chuyên viên liên quan đến công việc quan hệ công
chúng nhằm phát huy tối đa các hình thức quảng bá hình ảnh công ty một cách
chuyên nghiệp và sáng tạo, tránh những cách làm đã lỗi thời, không phát huy tác dụng.