2.4. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Xăng Dầu Khu Vực
2.4.4. Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của
Công ty Xăng Dầu Khu Vực II
Những nội dung trình bày trên cho thấy tồn cảnh hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên. Để có thể đưa ra các giải pháp, theo đó đề tài cần có những đánh giá và phân tích sâu hơn về các tồn tại
hiện có. Trong phần trình bày dưới đây tác giả sẽ điểm qua 2 cách tiếp cận về vấn
đề này : (1) Những tồn tại trong từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ;
(2) Đánh giá của các kiểm toán viên độc lập (Dựa vào kết quả khảo sát thực trạng
hệ thống kiểm sốt nội bộ thơng qua bảng câu hỏi mà tác giả đã gửi cho các kiểm toán viên - Phụ lục 2)
2.4.4.1. Đánh giá những tồn tại trong từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm
soát nội bộ:
Nhìn chung, hệ thống kiểm sốt nội bộ tại công ty hoạt động tương đối tốt. Tuy nhiên cũng khơng tránh khỏi những thiếu sót cần được hồn thiện. Các tồn tại trong từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty đa phần đều có
thể khắc phục được nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty, giúp
57
a. Về mơi trường kiểm sốt nội bộ:
Mặc dù trách nhiệm của từng phòng ban đã được phân chia rõ ràng và đầy
đủ nhưng các phòng ban chưa thật sự làm đúng trách nhiệm của mình. Ví dụ một
trong những chức năng của phòng pháp chế thanh tra không chỉ cung cấp văn bản pháp luật mà còn tư vấn, triển khai các văn bản quy định đang có hiệu lực đến từng phịng ban có liên quan. Tại cơng ty, phịng pháp chế thanh tra chỉ dừng lại ở mức cung cấp văn bản pháp luật và các phòng ban tự thực hiện theo. Hoặc phịng kinh
doanh có chức năng thu hồi, đốc thúc công nợ khách hàng. Nhưng hiện nay, việc
này do phịng kế tốn thực hiện, vừa đối chiếu cơng nợ khách hàng, vừa đốc thúc
công nợ khách hàng.
Quy trình tuyển dụng tại cơng ty chưa thật sự hiệu quả. Còn tồn tại sự cả nể,
ưu ái dành cho đối tượng tuyển dụng là con em cán bộ công nhân viên trong ngành. Đôi khi việc này dẫn đến sự dư thừa nhân viên trong một phòng ban.
Các lớp đào tạo, nâng cao kiến thức, năng lực của nhân viên công ty mặc dù
được tổ chức nhưng chưa kịp thời. Đôi khi các lớp đào tạo này chỉ được tổ chức khi
phát hiện ra những thiếu sót trong nghiệp vụ của nhân viên. Các chương trình đào tạo dành cho các cấp quản lý chưa nhiều và chưa thật sự hiệu quả.
Việc giao việc cho nhân viên ở vị trí mới chưa được phân tích về kiến thức và kỹ năng. Chủ yếu giao việc cho những nhân viên có thâm niên lâu năm làm việc
ở vị trí quan trọng.
Tính chính trực và giá trị đạo đức chưa thật sự được coi trọng. Mặc dù công
ty đã xây dựng riêng một văn hóa doanh nghiệp và cũng có sự truyền đạt đến từng
nhân viên ở các cấp của công ty. Tuy nhiên, do đặt lợi ích cá nhân lên hàng đầu nên nhân viên công ty đã bỏ qua hoặc qn đi văn hóa doanh nghiệp mà cơng ty đang xây dựng và phát triển.
Môi trường làm việc trong công ty chưa thật sự tạo ra sự thoải mái trong việc trao đổi thẳng thắn các vấn đề gặp phải trong xử lý công việc giữa nhân viên và
58
gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty, một môi trường làm việc tốt sẽ không tạo
ra sự ức chế khi giải quyết cơng việc. Ngồi ra, lãnh đạo cơng ty cũng phải nhận
thức rõ về tầm quan trọng của các góp ý trao đổi thẳng thắn của nhân viên để nhận
được phản hồi kịp thời trong công việc, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.
b. Về phân tích và đánh giá rủi ro:
Các tồn tại xuất phát từ việc công ty chưa xem hoạt động quản trị rủi ro
trong cơng ty là cần thiết do đó việc phát triển quản trị rủi ro chưa được mạnh. Các
tồn tại này thường dẫn đến việc kiểm soát, giảm thiểu thất thốt khơng được hiệu
quả, các điều chỉnh trong quy trình hoạt động của cơng ty cũng khơng được thực
hiện kịp thời.
Rủi ro từ bên ngoài chưa được cơng ty phân tích đầy đủ, đặc biệt là về đối
thủ cạnh tranh. Do bản chất công ty là công ty do nhà nước quản lý nên việc tìm
hiểu về đối thủ cạnh tranh không được công ty coi trọng nhiều. Với môi trường
cạnh tranh ngày càng khốc liệt, có thể nói đây là thiếu sót lớn trong kiểm sốt nội bộ ở cơng ty.
c. Về hoạt động kiểm sốt:
Những tồn tại về việc không thể chủ động trong quản trị mạng hệ thống
máy tính do cơ chế hoạt động của tập đồn và cơng ty nên là những tồn tại khó khắc
phục. Tuy nhiên, có những tồn tại cơng ty cần khắc phục ngay như tự động đăng
nhập vào để sửa số liệu khi có yêu cầu của chuyên viên mà chưa có sự đồng ý của lãnh đạo trực tiếp, hay tận dụng nguồn lực có sẵn để phát triển phần mềm ứng dụng
đáp ứng theo yêu cầu của công ty.
Tồn tại về việc cung cấp báo cáo không kịp thời cho lãnh đạo công ty dễ
kéo theo những kết quả không tốt trong việc điều hành công ty của các lãnh đạo.
Công ty cần phân tích ngun nhân vì sao các báo cáo này khơng được báo cáo kịp thời, do trình độ chun môn của người thực hiện báo cáo kém hay do chưa có sự
phối hợp giữa các phịng ban. Bên cạnh đó, lãnh đạo cơng ty cũng nên xem lại nội
59
cho việc ra quyết định của họ chưa, nếu dư thừa thì cần giảm bớt để đảm bảo chất
lượng các báo cáo.
d. Về thông tin và truyền thông:
Tồn tại liên quan đến phần mềm công ty đang sử dụng: do là công ty thành
viên của tập đồn nên cơng ty phải sử dụng đồng bộ với phần mềm mà tập đoàn
đang sử dụng. Tuy nhiên theo yêu cầu về quản trị ngày càng cao và kịp thời, tập đoàn đang khắc phục tồn tại này bằng cách phát triển phần mềm mới và sẽ đi vào
hoạt động từ nay đến năm 2015.
Công ty cần khắc phục tồn tại cung cấp thông tin không kịp thời và rộng rãi dẫn đến sự hiểu lầm đáng tiếc về hoạt động của công ty và những tồn tại liên quan
đến phát triển tính chuyên nghiệp của bộ phận quan hệ công chúng thuộc phòng
phát triển doanh nghiệp. Việc giữ và phát triển hình ảnh cơng ty ra bên ngồi đóng vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Khi có sự hiểu biết sai về hoạt động của cơng ty, uy tín của cơng ty cũng bị ảnh hưởng.
e. Về giám sát:
Tồn tại lớn nhất hiện có là cơng ty chưa thật sự có một bộ phận kiểm soát
nội bộ độc lập. Trước đây, tại cơng ty đã từng có bộ phận này. Tuy nhiên, bộ phận
này đã được gộp chung vào phịng kế tốn tài chính và cũng khơng phải là một bộ phận riêng biệt trong phòng kế tốn tài chính. Khi có nhu cầu về kiểm tốn nội bộ, tổ chuyên viên thực hiện kiểm toán nội bộ được hình thành từ các chun viên của phịng kế tốn tài chính và chun viên của các phịng ban có liên quan đến chuyên
đề kiểm tra của cuộc kiểm sốt nội bộ. Chính điều này đơi khi làm cho kết quả của
kiểm toán nội bộ không thật sự khách quan vì một chuyên viên vừa thực hiện nghiệp vụ mình đi kiểm tốn ở cơng ty tuyến trên, lại vừa đi kiểm tốn nghiệp vụ đó tại đơn vị tuyến dưới. Trong khi đó, cơ chế hoạt động của các đơn vị tuyến dưới là luôn thông qua sự chỉ đạo của lãnh đạo và các phịng ban của cơng ty tuyến trên.
Công ty cũng cần khắc phục việc tổ chức các cuộc kiểm tra, giám sát chồng chéo gây lãng phí thời gian và không hiệu quả. Tồn tại này xuất phát từ việc không
60
xem xét và đánh giá kỹ nội dung và kết quả các cuộc kiểm tra trước đó, thể hiện sự quan liêu trong điều hành của lãnh đạo công ty.
Việc chưa đánh giá cao vai trị của nhân viên thực hiện cơng việc trực tiếp
trong việc xem xét, đánh giá và đưa ra giải pháp khắc phục khuyết điểm đối với
những công việc chưa thực hiện được so với kế hoạch cần được công ty xem xét và khắc phục kịp thời. Do là những người trực tiếp thực hiện cơng việc nên các ý kiến
đóng góp của họ xác đáng và hữu ích.
2.4.4.2. Đánh giá của các kiểm toán viên độc lập về những tồn tại trong hệ
thống kiểm soát nội bộ tại công ty
Qua khảo sát, các kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại
cơng ty cịn những tồn tại sau:
- Sự hoạt động của một ban kiểm soát nội bộ chưa rõ ràng. Chính xác là
cơng ty chưa có một bộ phận kiểm sốt nội bộ độc lập. Do đó kết luận của các cuộc kiểm tra nội bộ khơng mang tính khách quan cao.
- Hoạt động của công ty chưa thật sự theo cơ chế thị trường mặc dù đã có cơ chế kinh doanh theo nghị định 84 của chính phủ nhưng cơ quan nhà nước vẫn can thiệp sâu vào việc điều hành giá cả của công ty.
- Việc đạt được mục tiêu đề ra tại cơng ty rất khó thực hiện do khơng thể
dung hòa cả 3 mục tiêu an tồn phịng chống cháy nổ, an ninh năng lượng và lợi nhuận kinh doanh (bằng chứng là công ty chấp nhận chịu lỗ để nhập hàng khi giá cao nhằm đảm bảo nguồn cung hàng hóa cho người tiêu dùng).
- Môi trường làm việc tại cơng ty cịn mang nặng tính cả nể, chưa có sự trao
đổi thẳng thắn giữa các cấp quản lý và nhân viên thực hiện. Sự chỉ đạo của cấp quản
lý đơi khi mang tính áp đặt cho nhân viên.
- Các chính sách khen thưởng cũng như kỷ luật còn chung chung, chưa rõ ràng. - Phần mềm xử lý dữ liệu tại cơng ty chưa mang tính ứng dụng cao, chủ yếu là phục vụ cho việc lập báo cáo theo mẫu có sẵn, khi có nhu cầu báo cáo phục vụ
cho lãnh đạo công ty, nhân viên đôi khi phải thực hiện thủ công trên excel, rất mất
61
- Nhân viên công ty chưa ý thức rõ về trách nhiệm cơng việc của mình. Mặc dù đã được lãnh đạo công ty truyền đạt thơng tin nhưng vẫn có trường hợp nhận
thức sai về trách nhiệm cơng việc mình phải làm là gì.
- Quy trình tuyển dụng tại cơng ty chỉ mang tính hình thức nên chưa thu hút
được nhân viên có đầy đủ năng lực.
- Cơ chế bổ nhiệm lên vị trí quản lý cịn nặng theo tiêu chí kinh nghiệm làm việc lâu năm.
62
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Việc tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một thành viên đã cho chúng ta thấy được những ưu điểm cũng như những tồn tại của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty.
Các ưu điểm đó cần được phát huy để công ty hoạt động tốt, thực sự kiểm
sốt có hiệu quả nhằm thực hiện được mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, các tồn tại
trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần được khắc phục để các mặt hạn chế trong hoạt động kinh doanh và quản lý công ty.
Các giải pháp để khắc phục những tồn tại sẽ được tác giả trình bày trong
chương 3 của đề tài. Các giải pháp này cần được đưa ra sát với thực tiễn hiện tại của công ty và dựa trên khuôn mẫu của Báo cáo COSO 1992.
63
CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CTY XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN