3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.3. Giải pháp về hoạt động kiểm soát
3.2.3.1. Hệ thống kế toán:
(1) Hạn chế sự kiêm nhiệm trong thực hiện nghiệp vụ phát sinh.
Cần cân nhắc khi phân công các công việc thực hiện tránh tình trạng kiêm nhiệm trong các tình huống sau:
- Người thực hiện mua tài sản với người bảo vệ hoặc sử dụng tài sản. - Người yêu cầu mua hàng với người thực hiện chức năng thanh toán. - Người giám sát và người thẩm định các cơng trình sữa chữa.
77
Hiện tại, chức năng người giám sát và người thẩm định các cơng trình đầu tư sữa chữa tại công ty vẫn chưa rõ ràng. Người giám sát kiêm luôn nhiệm vụ nghiệm thu cơng trình dễ xảy ra tình trạng cấu kết gian lận, bỏ qua sai sót trong quá trình thi cơng. Đối với các dự án, cơng trình có quy mơ lớn, cơng ty cần phân cơng, quy định rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên tham gia, tránh sự kiêm nhiệm
trong chức năng như trên để giảm thất thốt tài sản và chi phí của công ty.
(2) Xem xét, đánh giá kết quả của các cuộc kiểm tra trước khi có kế hoạch kiểm tra nội bộ.
Việc xem xét, đánh giá kết quả kiểm tra đã thực hiện giúp công ty tránh tình trạng lặp lại các sai sót ở các cuộc kiểm tra sau và không tổ chức trùng lắp các cuộc kiểm tra nội bộ đã thực hiện trong năm. Cần kết hợp các cuộc kiểm tra có tính chất
giống nhau để thực hiện, tránh gây lãng phí về thời gian và nhân lực cho đơn vị
được kiểm tra và cho cuộc kiểm tra. Ví dụ cùng một vấn đề, nhưng để kiểm tra về
tính pháp lý và quy trình thủ tục có thực hiện đúng khơng, lãnh đạo cơng ty giao phòng pháp chế thanh tra và ban iso thực hiện kiểm tra. Nhưng cũng cùng vấn đề
đó, để kiểm tra về số liệu, các xử lý nghiệp vụ, lãnh đạo cơng ty giao cho phịng kế
tốn tài chính và phịng kinh doanh thực hiện.
(3) Ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi chép kịp thời và các chứng từ kèm
theo phải được tập hợp đầy đủ, không để đến cuối tháng mới ghi chép và tập hợp
chứng từ, tránh trường hợp để thất lạc chừng từ hoặc quên ghi chép nghiệp vụ. (4) Sàng lọc các báo cáo cần thiết phải thực hiện và sử dụng hiệu quả. Các báo cáo quản trị cần được xem xét lại về thông tin cung cấp, tránh sự trùng lắp về thông tin và các báo cáo không bị thực hiện một cách tràn lan. Để các
báo cáo này thực sự có hiệu quả và kịp thời, lãnh đạo cơng ty cần có các văn bản
hướng dẫn, quy định chính xác trách nhiệm và nghĩa vụ từng phòng ban, bộ phận
phải thực hiện báo cáo nào. Tránh để tình trạng đưa ra u cầu báo cáo khơng đúng chức năng của phịng ban đó. Như vậy số liệu báo cáo sẽ khơng chính xác và khơng kịp thời, đầy đủ. Ví dụ: báo cáo tiến độ thi cơng hiện tại do phịng kế tốn tài chính
78
thực hiện, cụ thể là bộ phận kế toán về xây dựng cơ bản thực hiện. Yêu cầu về báo cáo này đối với bộ phận kế toán xây dựng cơ bản sẽ là phù hợp nếu như chỉ là báo cáo số liệu về thanh toán, xác định giá trị hợp đồng đã thực hiện tới đâu. Tuy nhiên, lãnh đạo cơng ty cịn u cầu bộ phận này báo cáo tiến độ thi cơng cơng trình, nghĩa là phải tập hợp số liệu về ngày tháng khởi công, ngày nghiệm thu, tiến độ cơng trình
đạt được bao nhiêu phần trăm về thời gian. Nếu đưa u cầu này cho phịng cơng
nghệ đầu tư thực hiện thì sẽ tập hợp được số liệu nhanh và chính xác vì đây là
phòng theo dõi trực tiếp các cơng trình đang đầu tư tại cơng ty.
(5) Ban hành cẩm nang mơ tả và hướng dẫn hạch tốn nghiệp vụ kế toán phát sinh
Trước đây, Tập đồn cơng ty đã thực hiện việc này và ban hành riêng một
cẩm nang hướng dẫn thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Tuy nhiên, cẩm nang này đã lạc hậu và công ty cũng có cập nhật nhưng cập nhật rải rác
ở các văn bản khác nhau. Việc tập hợp và xây dựng lại bảng mơ tả và hạch tốn các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp chuyên viên phòng kế tốn có thể tìm hiểu về các phần hành kế tốn khác, lường trước các chứng từ cần có của một nghiệp vụ để yêu cầu các phòng ban khác chuẩn bị sẵn, giúp việc giải quyết công việc nhanh hơn. Các chuyên viên có thể tổng hợp, xâu chuỗi các phần hành kế toán lại để xem quy trình nào chưa được hồn thiện, cần phải bổ sung các bước thực hiện hoặc chứng từ phải có, tránh trường hợp ỷ lại của các phần hành kế toán vào phần hành khác, cho
là đã có chứng từ đó rồi. Các lãnh đạo bộ phận kế tốn thơng qua đó cũng có thể
luân chuyển kịp thời và dễ dàng giữa các vị trí với nhau khi có chuyên viên vắng mặt. (6) Nâng cao năng lực của chuyên viên phòng kế tốn tài chính.
Ngồi việc thực hiện ghi chép sổ sách chứng từ, các chuyên viên này còn phải nhận thức về chức năng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo phòng khi giải quyết cơng việc có liên quan.
79
Cần nâng cao nhận thức của tất cả nhân viên công ty về việc thực hiện đúng
thủ tục quy trình xử lý nghiệp vụ và các biểu mẫu phải có. Hạn chế sự ỷ lại của
nhân viên các phịng ban khác ngồi phịng kế tốn tài chính về việc để cho chuyên
viên kế toán trực tiếp giải quyết tự kiểm tra xem đã đúng thủ tục kiểm soát chưa
hoặc cố tình làm sai, nếu chuyên viên kế tốn khơng phát hiện sẽ cố ý bỏ qua. (8) Thực hiện đúng định mức về công nợ đã đề ra.
Căn cứ vào định mức nợ đã xây dựng cho khách hàng, lãnh đạo công ty cần
hạn chế các trường hợp ngoại lệ cho vượt định mức công nợ dù đó là khách hàng
ngồi ngành hay nội bộ ngành (cơng ty cùng thuộc tập đồn xăng dầu). Các trường
hợp công nợ vượt số ngày hoặc định mức quy định cần được chuyên viên và lãnh
đạo trực tiếp giám sát theo dõi và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty để giải
quyết kịp thời khi có nguy cơ ngồi tầm kiểm sốt.
3.2.3.2. Hệ thống máy tính:
(1) Sử dụng nguồn lực cơng nghệ thơng tin có hiệu quả.
Tận dụng triệt để chức năng của phịng cơng nghệ thơng tin để giảm tối đa chi phí khơng cần thiết như thuê viết phần mềm ứng dụng, sửa chữa bổ sung phần mềm ứng dụng, ... Năng lực của chun viên phịng cơng nghệ thông tin cần được nâng cao để đảm bảo đáp ứng yêu cầu xử lý thơng tin của các phịng ban khác khi có nhu cầu.
(2) Tổ chức kiểm tra chéo, đối chiếu sổ sách định kỳ. Kết quả kiểm tra nên
được ghi chép thành tài liệu.
Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp công ty phát hiện những sai sót kịp thời.
Đây là khâu quan trọng nhằm kiểm sốt lại việc ghi chép, hạch tốn đầy đủ chính
xác, từ đó đảm bảo cho các số liệu báo cáo đáng tin cậy hơn.
(3) Cải thiện chương trình phần mềm để đảm bảo truy xuất dữ liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
80
Hướng dẫn và quy định sử dụng thống nhất các ký tự mã hóa, các mã khách hàng, mã chứng từ, ... khi viết phần mềm ứng dụng để đảm bảo việc kết xuất dữ liệu
được hiệu quả và thống nhất.
(4) Hồn thiện một số thủ tục kiểm sốt tại công ty. - Thủ tục kiểm sốt cơng nợ:
+ Tuân thủ đúng định mức công nợ của từng khách hàng đã đề ra từ đầu năm.
+ Ban hành và quy định những trường hợp ngoại lệ sẽ được tạm thời cho
vượt định mức nợ.
+ Giữa hai phòng kinh doanh và phịng kế tốn tài chính phải có sự phối hợp chặt chẽ để đảm bảo công nợ được theo dõi, đốc thúc và thu hồi sớm.
- Thủ tục thanh toán tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng:
+ Các chứng từ liên quan cần được kiểm tra đầy đủ trước khi lập phiếu thu chi hoặc ủy nhiệm chi. Chứng từ nào cần bản chính thì phải yêu cầu được cung cấp bản chính để lưu tại hồ sơ (ví dụ bảo lãnh hợp đồng, bảo lãnh bảo hành, hóa đơn giá trị gia tăng, tờ trình vụ việc, ...)
+ Các chứng từ phải được đóng và lưu trữ hàng tháng, tránh để cuối năm
mới đóng gói lưu trữ sẽ khơng xử lý được kịp thời việc thiếu hay mất chứng từ.
+ Lập sổ tay ghi nhận cho ai mượn chứng từ để quản lý chứng từ, tránh
không để thất lạc chứng từ.
+ Khi lập phiếu chi hay ủy nhiệm chi cần tiến hành kiểm tra đối chiếu với
kế hoạch chi mà các phòng ban đã đăng ký đầu tháng để đảm bảo nguồn vốn công
ty được sử dụng hiệu quả và cơng ty có thể chủ động điều hành nguồn vốn cho các nguồn lực khác.
+ Kiểm tra việc ký phê duyệt của lãnh đạo có đúng chức năng nhiệm vụ đã
được lãnh đạo công ty ủy quyền không.
+ Cần đánh dấu trên mỗi hóa đơn đã thanh tốn để tránh gian lận thanh toán hai lần.
81
- Thủ tục mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ và tài sản cố định:
+ Thực hiện ghi chép nhập kho kịp thời và đơn đốc nhân viên thực hiện hồn tất thủ tục để có đầy đủ chứng từ khi hàng về kho.
+ Trước khi phê duyệt việc mua sắm cần đối chiếu với kế hoạch mua sắm
đã đăng ký từ đầu năm để đảm bảo nguồn vốn của cơng ty. Khi có sự chênh lệch
phải có yêu cầu giải trình hoăc phê duyệt của lãnh đạo công ty.
+ Công tác đối chiếu tồn kho trước khi phê duyệt mua sắm cần được thực hiện để đảm bảo sử dụng hiệu quả tài sản công ty, khơng để tình trạng tồn kho lâu làm nguồn vốn khơng được quay vịng nhanh.
- Thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản:
+ Phải thường xuyên cập nhật các quy định, văn bản pháp luật mới để đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. Thực hiện theo nguyên tắc làm theo văn bản có tính pháp lý cao nhất.
+ Trước khi phê duyệt đầu tư cần kiểm tra việc đầu tư có đúng theo phân cấp của tập đoàn xăng dầu đã đề ra khơng, có đúng kế hoạch đã đăng ký khơng. Tránh tình trạng tách nhỏ cơng trình để nguồn vốn đầu tư nhỏ hơn hoặc bằng phân cấp đầu tư.
+ Ban hành quy định về việc quyết tốn cơng trình, khơng để xảy ra tình trạng cơng trình đã bàn giao và đưa vào sử dụng lâu nhưng vẫn chưa quyết toán và tăng tài sản để khấu hao nhằm đảm bảo hợp lý và chính xác việc phân bổ chi phí trong kỳ.
+ Ban hành quy trình đánh giá về sự cần thiết phải đầu tư xây dựng đối với một cơng trình bất kỳ nhằm tránh tình trạng đầu tư tràn lan nhưng sử dụng không hiệu quả.