2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
2.1.2.1 Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính và hệ thống chứng từ sổ sách được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam. Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ
ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam.
2.1.2.2 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn
a. Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ kế tốn
Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán đang áp dụng tại công ty là nhật ký chung. Các loại sổ kế toán đang sử dụng bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền), sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Hiện nay, cơng việc kế tốn tại Cơng ty VNG được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Cho đến cuối năm 2010, Công ty đã triển khai thành công bộ ứng dụng Oracle E-Business Suite cho công tác kế toán. Phần mềm kế toán này được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn nhật ký
34
b. Hệ thống luân chuyển chứng từ kế toán
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh, cơng ty cổ phần Tập Đồn
Vi Na đang thực hiện hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng tác kế tốn được tiến hành bởi bộ phận kế tốn tại trụ sở chính ở thành phố Hồ Chí Minh. Các chi nhánh Hà Nội và Đà Nẵng không tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ thanh toán của từng chi nhánh, lập báo cáo nghiệp vụ thu chi và chuyển chứng từ cùng báo cáo về bộ phận kế tốn tại văn phịng Hồ Chí Minh để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn của cơng ty cổ phần Tập Đoàn Vi Na được thể hiện qua sơ đồ sau:
b. Tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu của bộ phận kế tốn tài chính như sau:
- Giám đốc tài chính (CFO): có trách nhiệm cố vấn cho Ban Giám đốc về các
quyết định tài chính; quản lý tài chính của tồn cơng ty như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng các kế hoạch tài chính và đảm bảo việc thực hiện chiến lược tài chính được đặt ra; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
- Quản lý tài chính (Finance Controler) là trợ lý cho Giám đốc tài chính trong
việc kiểm sốt hoạt động tài chính, quản lý hệ thống các báo cáo kế tốn và tài
chính của Công ty, đảm bảo các báo cáo được thực hiện chính xác và đúng thời hạn; kiểm sốt vịng luân chuyển tiền tệ của công ty; Quản lý quy trình lập ngân sách hàng năm, kiểm sốt ngân sách và chịu trách nhiệm chính đối với báo cáo phân tích sự thay đổi ngân sách.
- Kế tốn trưởng là người đứng đầu bộ phận kế tốn tài chính chịu trách nhiệm trong việc tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế; lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo
đúng chế độ quy định của Nhà nước và cho Ban Giám đốc hàng tháng. Ngồi ra, kế
tốn trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn kế tốn trong doanh nghiệp..
- Kế tốn phụ trách hoạt động trị chơi trực tuyến: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ liên quan đến các bộ phận trị chơi trực tuyến, hồn chỉnh thủ tục kế tốn trước khi trình kế tốn trưởng và các cấp quản lý tài chính cao hơn phê duyệt; Xác định các tài khoản hạch toán tương ứng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên; Định kỳ hàng tháng, phổ biến, hướng dẫn các bộ phận hoạt động trò chơi trực tuyến thực hiện thủ tục tạm ứng, hồn ứng và các thủ tục tài chính
khác theo quy định mới của Bộ tài chính, quy chế quản lý tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ của Cơng ty.
- Kế tốn phụ trách hoạt động mạng điện tử: tương tự chức năng và nhiệm vụ của kế tốn phụ trách hoạt động trị chơi trực tuyến nhưng phụ trách về mảng hoạt động mạng điện tử.
- Kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra việc lập bảng kê hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào từ hai phân hệ kế toán phải thu và kế toán phải trả, kiểm tra các
định khoản các nghiệp vụ phát sinh từ các phần hành kế toán khác. Cuối tháng, kế
toán tổng hợp kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết và giải trình và lập phiếu kế toán hạch toán các bút toán điều chỉnh do sai sót .
- Kế tốn thanh toán phụ trách việc tổ chức theo dõi, ghi chép chi tiết, tổng hợp và báo cáo về tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, công nợ,… đảm
bảo thanh tốn kịp thời, chính xác phục vụ các hoạt động kinh tế của Công ty.
- Kế toán phải thu phụ trách việc tổ chức theo dõi, ghi chép chi tiết, tổng hợp và báo cáo về tình hình từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng và thường
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đơn đốc việc thanh tốn được kịp thời; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên như các đại lý thẻ cào, các đối tác thuê quảng cáo trên các trang mạng điện tử như
Mobifone,Vinaphone,Viettel,…và các đối tác có số dư phải thu lớn.
- Kế toán tài sản cố định đảm nhiệm việc tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu về số lượng, hiện trạng, giá trị tài sản cố định hiện có; tình hình tăng giảm tài sản cố định, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định.
Cơ cấu của bộ phận kế toán quản trị:
Kế toán quản trị gồm 5 nhân viên, đứng đầu là trưởng bộ phận kế toán quản
trị và 4 nhân viên với các nhiệm vụ sau:
- Trưởng bộ phận kế toán quản trị chịu trách nhiệm chính về hoạt động của
nhóm kế tốn quản trị, xây dựng được hệ thống báo cáo quản trị trợ giúp việc ra
quyết định của Ban Giám đốc, tham gia lập ngân sách và lên kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp và cung cấp các thơng tin kịp thời theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- 4 nhân viên bộ phận kế toán quản trị phụ trách các nhiệm vụ: phân bổ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào từng bộ phận, từng sản phẩm theo các nguyên tắc phân bổ của công ty trên hệ thống ERP Oracle; lập báo cáo quản trị tồn cơng ty theo bộ phận và báo cáo quản trị tồn cơng ty theo sản phẩm; lập báo cáo quản trị từng bộ phận và phân tích biến động doanh thu và chi phí so với ngân sách của các bộ phận hoạt động về trò chơi trực tuyến, về mạng điện tử và các bộ phận phục vụ.
2.2 HỆ THỐNG KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VI NA
2.2.1 Sự phân cấp quản lý tại Công ty VNG
a. Sơ đồ phân cấp quản lý
Đứng đầu bộ máy quản lý tồn cơng ty là Ban Giám đốc,bao gồm: Tổng Giám đốc và năm Phó Tổng giám đốc phụ trách: nhân sự, tài chính, hành chính, hệ thống
kỹ thuật và hoạt động mạng điện tử. Ban Giám đốc quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và dài hạn; kế hoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp và
đưa ra những điều chỉnh kịp thời phù hợp với tình hình thị trường.
Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp của các Phó Tổng Giám đốc chức năng là các Trưởng bộ phận. Mỗi Trưởng bộ phận có chức năng và chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát việc thực thi các chiến lược, chính sách, quy trình và kế
hoạch hàng năm liên quan đến lĩnh vực kinh doanh được giao cho bộ phận mình cũng như hướng đến mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Riêng đối với bộ phận tin học hệ thống và bộ phận nghiên cứu phát triển và đối ngoại, đứng đầu các bộ
phận này là các Trưởng bộ phận và cũng chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Tổng Giám đốc, chứ khơng có các Phó Tổng Giám đốc chức năng.
Các trưởng nhóm là cấp chịu sự quản lý trực tiếp của các Trưởng bộ phận. Trưởng nhóm là người thực hiện nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động theo chức năng
được phân cơng bởi Trưởng bộ phận. Đồng thời, trưởng nhóm trực tiếp quản lý và
phân chia công việc cho các nhân viên một cách chính xác để cùng hành động hướng đến mục tiêu chung của cả bộ phận.
Các chi nhánh được thành lập nhằm hỗ trợ và đáp ứng kịp thời nhu cầu chăm sóc khách hàng cũng như mở rộng thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, tồn bộ hoạt
động và nhân sự của văn phịng chi nhánh đều chịu sự theo dõi và kiểm soát bởi các
bộ phận chức năng tương ứng của trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh. b. Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm
Hiện nay, công ty VNG đang thiết lập hệ thống các trung tâm trách nhiệm theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh và phục vụ.
c. Cơ cấu tổ chức các trung tâm trách nhiệm
Tại cơng ty VNG có bốn trung tâm trách nhiệm sau: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.
- Đối với các trung tâm chi phí: các Trưởng bộ phận có quyền và có trách nhiệm đối với các chi phí trong bộ phận mình phụ trách, do đó, các nhà quản lý
trung tâm này ln phải nắm các thơng tin về chi phí để ra quyết định. Phê duyệt và kiểm sốt chi phí giúp trưởng bộ phận kiểm sốt hiệu quả tình hình sử dụng ngân sách nhưng vẫn đảm bảo đạt được mục tiêu của bộ phận mình. Đây chính là vấn đề sống cịn của các trung tâm chi phí. Các trung tâm chi phí tại VNG chủ yếu là các bộ phận phục vụ như: bộ phận Tài chính – Kế tốn, Bộ phận Tổ chức hành chính, Bộ phận Nhân sự - Pháp chế, Bộ phận tin học, Bộ phận kỹ thuật và Bộ phận nghiên cứu phát triển và đối ngoại.
- Do đặc điểm riêng về lĩnh vực kinh doanh cũng như cơ cấu tổ chức, doanh thu của Công ty hiện nay đều thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp từ các giám đốc trung tâm lợi nhuận tương ứng với các mảng hoạt động kinh doanh. Trong khi đó,
Trưởng bộ phận bán hàng và bộ phận quảng cáo tiếp thị cho mạng điện tử sẽ chịu
trách nhiệm trực tiếp về doanh thu và chi phí của bộ phận mình. Bộ phận bán hàng chủ yếu phụ trách việc phân phối và tiêu thụ thẻ cào, tìm kiếm khách hàng để mở rộng thị trường cho các trị chơi trực tuyến của Cơng ty. Thông qua việc thường xuyên theo dõi thị trường, những nhân viên này cũng sẽ kịp thời giải đáp những
thắc mắc của khách hàng về các sản phẩm trò chơi trực tuyến hiện hành.
- Cơng ty VNG có hai trung tâm lợi nhuận tương ứng với hai hoạt động kinh
doanh chính là trị chơi trực tuyến và mạng điện tử. Hai nhà quản trị cấp cao nhất
của trò chơi trực tuyến và mạng điện tử là các giám đốc trung tâm lợi nhuận có
quyền và trách nhiệm kiểm sốt hoạt động kinh doanh của các sản phẩm về mặt
doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… Bên cạnh đó, các nhà quản lý này phải tổ chức
quản lý sao cho hợp lý và hiệu quả để mang lại lợi nhuận cho cơng ty cũng như đảm bảo tính tn thủ đối với ngân sách đã được duyệt từ đầu năm.
- Trung tâm đầu tư tại công ty cổ phần Tập Đồn Vi Na chính là Ban Giám đốc, có quyền và trách nhiệm kiểm sốt tồn bộ hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Xem xét và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của các trung tâm và ra các
quyết định đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn cho các chiến lược phát triển của công ty.
2.2.2 Các chỉ tiêu và báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty cổ phần Tập Đoàn Vi Na phần Tập Đoàn Vi Na
Công ty đã xây dựng các chỉ tiêu phục vụ cho việc đo lường và đánh giá trách
nhiệm quản lý của các trung tâm trách nhiệm. Các dữ liệu phục vụ cho việc đo
lường được cập nhật bằng hệ thống vi tính, được xử lý bằng hệ thống phần mềm kế toán Oracle cùng sự hỗ trợ tính tốn từ chương trình Excel.
2.2.2.1 Trung tâm chi phí
a. Các chỉ tiêu đánh giá
Để phục vụ cho cơng tác quản trị, chi phí tại cơng ty VNG được phân loại theo
các mục sau đây:
Giá vốn hàng bán và dịch vụ:
Công ty cổ phần Tập Đồn Vi Na là một cơng ty kinh doanh về sản phẩm trò chơi trực tuyến và mạng điện tử. Do đó, xét theo khoản mục giá vốn, các trung tâm chi phí chủ yếu là các bộ phận phục vụ trực tiếp cho hai hoạt động kinh doanh chính này. Tài khoản được sử dụng để hạch tốn giá vốn 632 phản ánh chủ yếu các mục chi phí sau:
• Chi phí nhân viên bao gồm tiền lương, tiền ăn trưa, các khoản trích theo
lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, lương theo doanh số, chi phí hoạt động đồng đội, các khoản phụ cấp, trợ cấp …
• Phí nhà thầu và phí bản quyền trị chơi trực tuyến: các hợp đồng bản quyền
về sản phẩm được phịng kế tốn và phịng pháp lý kiểm tra trước khi được ký kết.
• Phí đường truyền: chi phí sử dụng để lưu các tập tin mà ở bất kỳ nơi đâu có
• Chi phí liên quan đến máy chủ như chi phí khấu hao, chi phí nâng cấp và
bảo trì, chi phí thuê chỗ đặt máy chủ.
Chi phí bán hàng:
Tài khoản phục vụ cho việc ghi nhận chi phí này là 641 chi tiết đến từng loại chi phí, từng bộ phận phát sinh và theo từng sản phẩm mà chi phí đó phục vụ. Cụ thể như: chi phí cơng tác của bộ phận chăm sóc khách hàng phục vụ cho trò chơi trực tuyến Võ lâm truyển kỳ thì sẽ được ghi nhận trực tiếp vào tài khoản chi phí bán hàng và mã sản phẩm 001 của Võ lâm truyền kỳ. Các trung tâm thuộc khoản mục chi phí này bao gồm: Bộ phận bán hàng, Bộ phận quảng cáo trang mạng điện tử, Bộ phận chăm sóc khách hàng,… Tài khoản chi phí bán hàng phản ánh chủ yếu các mục chi phí sau:
• Chi phí nhân viên bao gồm tiền lương, tiền ăn trưa, các khoản trích theo
lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, lương theo doanh số, chi phí hoạt động đồng đội, các khoản phụ cấp, trợ cấp …
• Chi phí cơng tác bao gồm chi phí cơng tác trong nước và chi phí cơng tác