6.1 .Hỡnh thức trả lương theo thời gian lao động
10) Kế toỏn tổng hợp tiền lương, KPCĐ, BHXH, BHYT
10.1. Cỏc tài khoản chủ yếu sử dụng
TK 334 – Phải trả cụng nhõn viờn (PTCNV); TK 335 Chi phớ phải trả; TK 338- phải trả phải nộp khỏc
TK 334 – Phải trả cụng nhõn viờn : Dựng để phản ỏnh cỏc khoản
thanh toỏn cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền cụng, tiền thưởng, BHXH vàcỏc khoản phải trả khỏc về thu nhập của CNV.
Bờn nợ:
+ Cỏc khoản tiền lương (tiền cụng), tiền thưởng, BHXH và cỏc khoản khỏc đó trả, chi, đó ứng trước cho CNV.
+ Cỏc khoản khấu trừ lương (tiền cụng) CNV Bờn cú:
Cỏc khoản tiền lương (tiền cụng), tiền thưởng, BHXH và cỏc khoản khỏc phải trả, phải chi cho CNV.
Số dư bờn cú: Cỏc khoản tiền lương (tiền cụng), tiền thưởng và cỏc khoản khỏc phải chi cho CNV.
Trường hợp TK 334- Phải trả CNV cú số dư bờn nợ, phản ỏnh số tiền đó trả thừa cho CNV.
Tài khoản 335- Chi phớ phải trả
Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản được ghi nhận là chi phớ hoạt động, sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phỏt sinh, mà sẽ phỏt sinh trong kỳ này hoặc trong nhiều kỳ sau. Nội dung,
kết cấu cụ thể:
Tài khoản 335- Chi phớ phải trả Bờn nợ:
+ Cỏc khoản chi phớ thực tế phỏt sinh đó tớnh vào chi phớ phải trả
+ Phản ỏnh số chờnh lệch về chi phớ phải trả lớn hơn số chi phớ thực tế được ghi giảm chi phớ.
Bờn cú:
+ Phản ỏnh chi phớ phải trả dự tớnh trước và ghi nhận vào CPSXKD. + Số chờnh lệch giữa chi phớ thực tế lớn hơn số trớch trước
Số dư cuối kỳ bờn cú:
Phản ỏnh chi phớ phải trả đó tớnh vào chi phớ hoạt động SXKD.
Tài khoản 338- Phải trả phải nộp khỏc: được dựng để phản ỏnh tỡnh
hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải trả, phải nộp khỏc ngồi nội dung, đó được phản ỏnh ở cỏc tài khoản khỏc (từ TK 331 đến TK 336).
Nội dung phản ỏnh trờn cỏc TK này: Trớch BHXH, BHYT, KPCĐ tớnh vào chi phớ SXKD và BHYT trừ vào thu nhập của CNV được phản ỏnh vào bờn cú. Tỡnh hỡnh chỉ tiờu sử dụng KPCĐ, tớnh trả trợ cấp BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý cấp trờn được phản ỏnh vào bờn cú.
TK 338 cú cỏc TK cấp 2 sau:
- TK 3381 – Tài sản chờ giải quyết - TK 3382 – Kinh phớ cụng đoàn - TK 3383 – Bảo hiểm xó hội - TK 3384 – Bảo hiểm y tế
- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện - TK 3338 - Phải trả phải nộp khỏc
Ngoài cỏc tài khoản trờn kế toỏn tiền lương và BH, KPCĐ cũn liờn quan đến TK 622 “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp”, TK 627 “Chi phớ sản xuất chung”.
Giải thớch sơ đồ:
1. Tớnh tiền lương, cỏc khoản phụ cấp mang tớnh chất lương phải trả cho CNV
2. Tớnh trước tiền lương nghỉ phộp CNV 3. Tiền thưởng phải trả CNV
3.1. Tiền thưởng cú tớnh chất thường xuyờn (thưởng NSLĐ...)
3.2. Thưởng CNV trong cỏc kỳ sơ kết, tổng kết... tớnh vào quỹ khen thưởng
3. Tớnh tiền ăn ca phải trả CNV
5. BHXH phải trả CNV (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động) 6. Trớch BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phớ sản xuất
7. Cỏc khoản khấu trừ vào tiền lương phải trả CNV (tạm ứng BHYT...) 8. Tớnh thuế thu nhập của người lao động
9. Trả tiền lương và cỏc khoản phải trả CNV 10. Số tiền tạm giữ CNV đi vắng
11. Trường hợp trả lương cho CNV bằng sản phẩm, hàng hoỏ 12. Chi tiờu KPCĐ tại đơn vị
13. Chuyển tiền BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý chức năng theo chế độ
SƠ ĐỒ HẠCH TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
II/ THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CễNG TY THIẾT BỊ VÀ QUẢNG CÁO TRUYỀN HèNH
TK 141,138, 338 TK 334 TK 622, 623, TK 241... (7) (1), (4) (3.1) TK 333 (3338) (8) TK 512 TK 3331 (33311) (11) TK 338 (3388) (10) TK335 (2) TK 627, 641, 642 TK 431 (3.2) TK 111, 112 (9) (5) (6) (12),(13) TK 338 (14)
1/ Cụng tỏc tổ chức và quản lý lao động của doanh nghiệp
Cụng ty Thiết bị và Quảng cỏo Truyền hỡnh cú tổng số 19 lao động được phõn bổ như sau :
STT Tờn phũng ban/bộ phận Số lượng ( người) 1 2 3 4 Ban Giỏm đốc Phũng Kế toỏn Phũng Kinh doanh Phũng HC - TH 3 4 9 3 Thuộc 03 loại hợp đồng lao động:
+ Hợp đồng khụng xỏc định kỳ hạn + Hợp đồng cú xỏc định kỳ hạn 03 năm + Hợp đồng lao đồng thời vụ
Để quản lý lao động về mặt số lượng, cỏc doanh nghiệp sử dụng sổ danh sỏch lao động. Sổ này do phũng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riờng cho từng bộ phận ) nhằm nắm chắc tỡnh hỡnh phõn bổ, sử dụng lao động hiện cú trong doanh nghiệp. Bờn cạnh đú, doanh nghiệp cũn căn cứ vào sổ lao động (mở riờng cho từng người lao động) để quản lý nhõn sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động.
Trong hạch toỏn việc sử dụng thời gian lao động nhằm đảm bảo phản ỏnh chớnh xỏc số lượng cụng việc hoàn thành của từng cỏn bộ CNV để làm căn cứ tớnh lương, trả lương, kiểm tra sự phự hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động tốt của từng cụng nhõn trong cụng ty, vỡ vậy chứng từ sử dụng để hạch toỏn là bảng chấm cụng. Bảng chấm cụng do tổ trưởng hoặc trưởng cỏc phũng ban trực tiếp ghi và để ở nơi cụng khai để toàn thể cỏn bộ,
chấm cụng được dựng để tổng hợp thời gian lao động và tớnh lương cho từng bộ phận. Việc hạch toỏn này nhằm đảm bảo phản ỏnh chớnh xỏc khối lượng cụng việc hoàn thành của từng CNV để làm căn cứ để tớnh lương kiểm tra sự phự hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động tốt của từng nhõn viờn trong cụng ty.
2. Hạch toỏn lao động và tớnh lương, trợ cấp bảo hiểm xó hội
2.1. Hạch toỏn lao động
Hạch toỏn kết quả lao động: kế toỏn sử dụng cỏc loại chứng từ ban đầu khỏc nhau. Mặc dầu sử dụng cỏc mẫu chứng từ khỏc nhau nhưng cỏc chứng từ này đều bao gồm cỏc nội dung cần thiết như tờn cụng nhõn, tờn cụng việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng cụng việc hoàn thành v.v..
Tại Cụng ty Thiết bị và Quảng cỏo truyền hỡnh, cỏc chứng từ hạch toỏn lao động được sử dụng là: Bảng chấm cụng (mẫu số 01 – LĐTL), bảng thanh toỏn tiền lương… Cỏc chứng từ trờn được lập tại mỗi phũng.
Cỏc phũng sẽ tự theo dừi ngày cụng của nhõn viờn phũng mỡnh. Mỗi phũng cú 1 bảng chấm cụng cho tất cả nhõn viờn phũng mỡnh.
Hàng ngày trưởng phũng hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của phũng mỡnh để chấm cụng của từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng cỏc ký hiệu quy định trong chứng từ. Vớ dụ: Nếu cỏn bộ cụng nhõn viờn của phũng đi làm đầy đủ, đỳng giờ, sẽ đỏnh dấu “x”; nghỉ phộp, sẽ đỏnh dấu “P”…
Hạch toỏn thời gian nghỉ việc do ốm đau, tai nạn, thai sản: Khi cụng nhõn viờn rtong cụng ty phải nghỉ việc ốm đau, tai nạn, thai sản thỡ phải lập phiếu hưởng BHXH và được ghi vào bảng chấm cụng những phiếu này được chuyển cho phũng Tổ chức – hành chớnh cựng với bảng chấm cụng để tớnh BHXH trả cho cụng nhõn viờn.
Cuối tuần người chấm cụng sẽ trỡnh Trưởng phũng kiểm tra và xỏc nhận ngày cụng, tiếp đú chuyển Giỏm đốc duyệt ngày cụng. Cuối cựng, bảng chấm cụng cựng cỏc chứng từ liờn quan như phiếu xỏc nhận cụng việc hoàn thành, phiếu ghi hưởng bảo hiểm xó hội … về bộ phận hành chớnh để tổng hợp số liệu về ngày cụng. Cỏc chứng từ này được bộ phận kế toỏn kiểm tra, đối chiếu, quy ra cụng để tớnh lương và bảo hiểm xó hội. Ngày cụng được quy định 08 giờ. Khi tổng hợp thành ngày cụng nếu cũn giờ lẻ thỡ ghi giờ lẻ bờn cạnh số cụng và đỏnh dấy phẩy ở giữa, vớ dụ 21 cụng 5 giờ ghi 21,5.
Bảng cụng được lưu lại tại phũng kế toỏn cựng cỏc chứng từ cú liờn quan.
Vớ dụ:
Bảng chấm cụng của Phũng Kinh doanh như sau: thứ 2 là ngày 27/12/2004, như vậy ngày cụng của tuần 4 thỏng 12 là từ ngày 27/12 đến 30/12 năm 2004.
BẢNG CHẤM CễNG (thỏng 12 năm 2004) TT Họ và tờn Cấp bậc lương Ngày trong thỏng 1 2 3 4 5 6 7 8 ….. 30 31 1 Nguyễn Thị Ánh x x x T7 CN P P 18 2 Phạm Ngọc Bớch x x x T7 CN x x 20 3 Đỡnh văn Chiến x x P T7 CN x x 20 …. Ký hiệu chấm cụng:
Ngày cụng: x; Nghỉ ốm: ễ; Con ốm: Cụ; Thai sản: TS; Nghỉ phộp: P;
Nghỉ bự: NB; Nghỉ khụng lương: Ro; Ngừng việc: N
Người chấm cụng Phụ trỏch bộ phận Người duyệt Bảng chấm cụng được hoàn thành phải cú chữ ký xỏc nhận của
người lập (người được phõn cụng theo dừi ngày cụng), được lónh đạo duyệt y (trưởng cỏc phũng ban, bộ phận). Trờn cơ sở cỏc chứng từ hạch toỏn kết quả lao động như bảng chấm cụng, phiếu hưởng BHXH của từng phũng ban định kỳ 5 ngày, nhõn viờn hành chớnh ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập bỏo cỏo kết quả lao động gửi cho cỏc bộ phận
Công ty Thiết bị và Quảng cáo truyền hình
quản lý liờn quan. Phũng kế toỏn cụng ty cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn cụng ty.
Trường hợp cỏn bộ cụng nhõn viờn ốm đau, thai sản… khụng thể cụng tỏc, phiếu nghỉ hưởng BHXH được lập làm căn cứ tớnh hưởng trợ cấp BHXH.
Vớ dụ:
Ngày 27 / 12 / 2004 đến ngày 28 / 1 2/ 2004, chị Nguyễn Thị Ánh nghỉ ốm, cú giấy xỏc nhận của Bệnh viện Bưu điện. Căn cứ vào Đơn xin nghỉ phộp, và Giấy khỏm chữa bệnh, cú xỏc nhận của Bệnh viện, phũng Tổ chức hành chớnh lập Phiếu nghỉ hưởng BHXH như sau:
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH Họ và tờn: Nguyễn Thị Ánh Tuổi: 42 Tờn cơ Ngày thỏng Lý do Căn bệnh Số ngày cho nghỉ y bỏc Số ngày Xỏc nhận của Tổng số Từ ngày Đến ngày A B C D 1 2 3 E 4 G Bệnh viện Bưu Điện Nghỉ ốm 02 27/12/04 28/12/04
Cuối tuần, Phiếu nghỉ hưởng BHXH cựng Bảng chấm cụng được chuyển về phũng kế toỏn làm căn cứ thanh toỏn tiền lương và trợ cấpbảo hiểm
CƠNG TY VTC
Cơng ty Thiết bị và Quảng cáo truyền hình
Mẫu số 02 BH (Ban hành QĐ số 1058a TC/CĐKT ngày 29/9/1995 của
Căn cứ vào bảng chấm cụng và cỏc chỉ số đó được ban giỏm đốc và ban thi đua duyệt từ đầu quý, kế toỏn tiền lương tớnh toỏn và đưa ra bảng thanh toỏn tiền lương trỡnh kế toỏn trưởng Cụng ty kiểm tra, xỏc nhận và ký, tiếp đú trỡnh Giỏm đốc duyệt y.
Bảng phõn bổ cỏc khoản BHXH được lập theo từng thỏng. Căn cứ để phõn bố là bảng tổng hợp thanh toỏn tiền lương và BHXH được dựng để tớnh tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương.
2.2. Trỡnh tự tớnh lương, BHXH phải trả và tổng số liệu
2.2.1. Thủ tục chứng từ
Thứ 6 hàng tuần, Bảng chấm cụng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH của tất cả cỏc bộ phận chuyển về phũng kế toỏn để kế toỏn thanh toỏn tập hợp số liệu, từ đú tớnh ra số tiền lương mỗi lao động được lĩnh nhận, lờn “Bảng thanh toỏn tiền lương” cho cụng nhõn viờn toàn cụng ty.
Trờn bảng tớnh lương tuần ghi rừ từng chỉ tiờu: hệ số lương cơ bản, hệ số lương trỏch nhiệm, hệ số hoàn thành cụng việc, ngày cụng. Bảng tớnh lương tuần được tổng hợp lại trong “Bảng thanh toỏn lương thỏng”. Trong “Bảng thanh toỏn lương thỏng, cỏc khoản BHXH, KPCĐ, BHYT phải nộp và cỏc khoản thanh toỏn về trợ cấp bảo hiểmxó hội được tớnh và khấu trừ vào số tiền người lao động cũn được nhận. Sau khi kế toỏn trưởng kiểm tra, xỏc nhận và ký, Giỏm đốc duyệt y, “Bảng thanh toỏn tiền lương” sẽ được làm căn cứ để thanh toỏn lương và bảo hiểm xó hội cho người lao động.
2.2.2. Cỏc hỡnh thức trả lương và cỏch tớnh lương tại cụng ty EAC
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức trả lương theo thời gian (Lương tuần).
Do đặc điểm lao động tại Cụng ty được chia làm nhiều thành phần khỏc nhau, lónh đạo Cụng ty căn cứ trờn từng loại lao động để cú chế độ trả lương khỏc nhau: Tại cụng ty cú 03 thành phần lao động là lao động cú hợp đồng lao động khụng xỏc định thời hạn, Hợp đồng lao động cú xỏc định thời
hạn 03 năm và lao động cú hợp đồng lao động thời vụ. Cụng ty chia ra làm hai nhúm lao động để tớnh lương.
Đối với lao động cú Hợp đồng lao động khụng xỏc định thời hạn và lao động cú Hợp đồng lao động cú xỏc định thời hạn Cụng ty căn cứ trờn một số chỉ tiờu để đỏnh giỏ hiệu quả lao động và trả lương.
Đối với lao động cú Hợp đồng lao động thời vụ thỡ theo thỏa thuận từ ban đầu giữa người lao động và Giỏm đốc Cụng ty, những lao động thuộc đối tượng này sẽ được hưởng một mức lương cố định theo thoả thuận trong Hợp đồng lao động từ khi Hợp đụng lao động cú giỏ trị đến khi hợp đồng hết hạn. Xõy dựng cụng thức tớnh lương
Là một đơn vị kinh doanh, lại hạch toỏn phụ thuộc, quỹ lương khoỏn. Cụng ty xõy dựng cụng thức tớnh lương riờng cho mỗi đối tượng khỏc nhau để trả lương
Cụng thức tớnh lương
Trong đú:
• Hệ số lương cơ bản: Là hệ số lương cơ bản thực tế của từng người
• Hệ số lương trỏch nhiệm: là hệ số trả cho những người mà yờu cầu họ phải cú trỏch nhiệm cao trong cụng việc và tuỳ theo mức độ trỏch nhiệm khỏc nhau, cụ thể:
- Giỏm đốc Cụng ty : 0,4 - Kế toỏn trưởng : 0,3 - Trưởng phũng : 0,2
Lơng tuần =
(Hệ số lương cơ bản + Hệ số lương trỏch nhiệm) x Lương tối
thiểu x Hệ số hoàn thành kế hoạch / 4 tuần / 5 ngày x ngày cụng thực tế + Lương cơ bản mỗi ngày phộp.
- Phú phũng, thủ quỹ : 0,1
• Lương tối thiểu 01 thỏng = 290.000đ/thỏng
• Hệ số hồn thành kế hoạch của từng cỏ nhõn: hệ số này được xỏc định sau mỗi quý tổng kết lại kết quả hoạt động của quý trước ban giỏm đốc, ban thi đua họp tổng kết và xỏc định hệ số của từng phũng và từng cỏ nhõn căn cứ trờn bản kiểm điểm cỏ nhõn, biờn bản họp phũng và ý kiến của ban giỏm đốc và ban thi đua.
• Ngày cụng thực tế: Căn cứ trờn bảng chấm cụng của cỏc phũng
• Lương cơ bản mỗi ngày phộp: Cụng ty ỏp dụng nếu CNV nghỉ phộp thỡ ngày phộp đú vẫn được hưởng lương cơ bản.
• 4 tuần: Cụng ty tạm tớnh 1 thỏng cú 4 tuần
• 5 ngày: Cụng ty ỏp dụng số ngày làm việc là 05 ngày/ tuần ( nghỉ thứ 7 và chủ nhật) • Cụng thức tớnh BHXH phải trả Tiền BHXH phải trả = Hệ số lương cơ bản x Mức lương tối thiểu x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ % tớnh BHXH Tổng số ngày cụng
Theo chế độ hiện hành tỷ lệ tớnh hưởng trợ cấp BHXH trong trường hợp nghỉ ốm là 75% tiền lương tham gia gúp BHXH, trường hợp nghỉ thai sản, tai nạn lao động tớnh theo tỷ lệ 100 % tiền lương tham gia gúp BHXH.
Vớ dụ:
Tiền lương kỳ 4 thỏng 12 năm 2004 của Nguyễn Thị Ánh – Trưởng phũng kinh doanh:
– Hệ số lương cơ bản 3,23.
– Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch quý 3 năm 2004, hệ số hoàn thành: 3,6. – Số ngày cụng: 3 ngày + 2 ngày nghỉ phộp.
Căn cứ quy định chung, kế toỏn thanh toỏn tớnh ra trợ cấp BHXH phải trả của chị Nguyễn Thị Ánh và phản ỏnh vào “Phiếu thanh toỏn BHXH” như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phỳc