7. Cấu trúc của luận văn
2.1. Tổng quan về phần mềm kế toán
2.1.3. Phân loại phần mềm kế toán
Có nhiều cách để phân loại phần mềm kế tốn và tương ứng mỗi cách sẽ cho chúng ta thấy một cái nhìn khác nhau về phần mềm như phân loại theo nguồn gốc xuất xứ, phân loại theo chức năng, theo chi phí đầu tư,…. Theo giáo trình của Nhà xuất bản văn hóa – thơng tin Hà Nội, 2017, trang 17-19, Kế toán máy – Kế toán doanh nghiệp có phân loại phần mềm kế tốn theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành 2 loại như sau: + Phần mềm kế toán bán lẻ: phần mềm này thường được sử dụng chủ yếu cho các
doanh nghiệp kinh doanh mảng siêu thị, nhà hàng hay trực tuyến trên internet. Đây là
phần mềm hỗ trợ các cơng việc như: lập hóa đơn, lập biên lai thu tiền kiêm phiếu xuất
hàng. Các tính năng của phần mềm này khá đơn giản, cung cấp tổng hợp tình hình bán
hàng hóa, và báo cáo kiểm tra hàng tồn kho. Kết quả đầu ra của phần mềm bán lẻ sẽ là
dữ liệu đầu vào cho phần mềm kế tốn tài chính quản trị.
+ Phần mềm kế tốn tài chính quản trị: là phần mềm dùng để nhập các chừng từ nghiệp
vụ phát sinh, lưu trữ, xử lý và kết xuất các báo cáo như: báo cáo tài chính, báo cáo thuế,
quản trị và phân tích thống kê theo yêu cầu quản lý.
Mỗi loại phần mềm này lại có thể chia thành: Phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng.
+ Phần mềm đóng gói: là phần mềm được thiết kế sẵn bởi các nhà cung cấp và có đầy
đủ bộ đĩa cài phần mềm, tài liệu hướng dẫn về việc cài đặt, sử dụng kèm theo. Đây là
loại phần mềm được sử dụng rộng rãi và phổ biến trên thị trường. Ưu điểm của phần
mềm này là: giá thành rẻ; tính ổn định của phần mềm cao; nâng cấp, cập nhật nhanh
chóng, chi phí triển khai rẻ, thời gian triển khai ngắn và dễ dàng. Tuy nhiên, vì đây là
một phần mềm được thiết kế cho phổ biến hầu hết các doanh nghiệp đều có thể sử
dụng được một cách tiện lợi, đơn giản nên các yêu cầu quản trị về đặc thù doanh
+ Phần mềm đặt hàng: là phần mềm được thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp theo yêu cầu đặt hàng của họ. Phần mềm này thường không phổ biến, giá thành cao và áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, đặc thù khác biệt và nghiệp vụ phức tạp. Phần mềm
này có ưu điểm là đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên,
nhược điểm là chi phí cao, khó cập nhật và nâng cấp, tính ổn định của phần mềm kém và tính rủi ro cao.
2.1.4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế tốn
Với sự phát triển ngày càng vượt trội của cơng nghệ thơng tin thì kế tốn cũng là một ngành được ưu tiên tin học hóa nhiều nhất. Kế tốn là một quá trình liên quan đến chi tiết, nếu sở hữu được một phần mềm kế tốn hữu ích, đáp ứng đầy đủ các tính năng, thiết kế phù hợp với các thông tư, nghị định,…sẽ giúp đơn giản quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian nhập liệu, lưu trữ, xử lý số liệu bằng phương pháp thủ cơng,… Phần mềm kế tốn có tầm quan trọng đặc biệt trong cơng tác kế tốn và nó đã đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các bên có liên quan, cụ thể như sau:
Đối với doanh nghiệp
Việc sử dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều tiện lợi cho kế tốn viên, tiết kiệm thời gian vì khơng phải thực hiện tính tốn bằng tay. Đối với kế tốn trưởng thì việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu sổ sách, tiết kiệm thời gian trong việc tạo lập các báo cáo như: báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, thống kê và các báo cáo này có thể được kết xuất ra từ phần mềm vào bất kỳ thời gian nào theo u cầu quản lý. Với giám đốc tài chính thì việc sử dụng phần mềm kế tốn có thể tạo lập được các báo cáo phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, từ các số liệu đó đưa ra các kế hoạch chiến lược mang lại các hiệu quả tài chính cao cho doanh nghiệp. Và phần mềm kế tốn sẽ cung cấp các thơng tin cần thiết cho giám đốc điều hành thông qua các báo
cáo cho việc ra các quyết định kinh tế, đầu tư, điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nhân lực và tăng tính chun nghiệp trong cơng tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.
Đối với cơ quan thuế và kiểm toán
Phần mềm kế toán rất dễ dàng và tiện lợi trong việc kết xuất dữ liệu kế tốn, nhờ đó cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
2.1.5. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán.
Một doanh nghiệp nếu khơng có một hệ thống sổ sách kế tốn tốt, không cung cấp được các dấu hiệu cảnh báo cho doanh nghiệp thì hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ gặp phải khó khăn và dễ bị thất bại. Vì vậy, việc có một hệ thống để quản lý tốt tình hình tài chính là một yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp. Với sự ra đời của phần mềm kế tốn đã đem lại rất nhiều lợi ích trong việc ra các quyết định của nhà quản lý. Tuy nhiên, để phần mềm kế toán phát huy hết tất cả các lợi ích vốn có của nó thì cần lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp, đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện đề ra. Theo thông tư 103/20015/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện về PMKT có qui định:
“Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán
+ Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
+ Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
+ Phần mềm kế tốn phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế tốn. + Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
Điều kiện của phần mềm kế toán
+ Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và các quy định hiện hành về kế toán.
+ Phần mềm kế tốn khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an tồn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.
+ Phần mềm kế tốn do tổ chức, cá nhân ngồi đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hồn thành cơng việc kế tốn của một năm tài chính.”
2.1.6. Giới thiệu một số phần mềm, ƣu, nhƣợc điểm của phần mềm trong và ngoài nƣớc. nƣớc.
Hệ thống các phần mềm kế toán hiện nay ở Việt Nam và nước ngoài rất đa dạng, mỗi loại phần mềm đều có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng. Để lựa chọn phần mềm phù hợp, đa phần các doanh nghiệp thường hay phân vân giữa phần mềm kế tốn trong nước và nước ngồi. Dưới đây là các giới thiệu về tính năng, ưu, nhược điểm của phần mềm kế tốn trong và ngồi nước để giúp các doanh nghiệp có thể tham khảo khi lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Phần mềm kế tốn nƣớc ngồi
MYOB: Đây là một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về phần mềm, đối
QuickBooks: đây là phần mềm của Tập đoàn Intuit đến từ Mỹ. Thiết kế phần mềm phù
hợp với nhiều loại hình, quy mô doanh nghiệp, mức giá từ khoảng 100$-1000$.
PeachTree: là phần mềm của tập đồn Sage ở Anh, nó cung cấp nhiều sản phẩm phù
hợp với quy mô của doanh nghiệp từ lúc khởi đầu cho đến khi doanh nghiệp phát triển và lớn mạnh.
Sage AccPac: Đây là một sản phẩm phần mềm quản trị chủ yếu dành cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn.
Ưu điểm: Phần mềm uy tín, chất lượng cao, hiện đại, chuyện nghiệp.
Nhược điểm: Giá thành sản phẩm cao; cơng tác bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật khó khăn; khác
biệt về điều kiện văn hóa, luật pháp, chuẩn mực kế tốn tại Việt Nam, địi hỏi hệ thống máy tính có cấu hình cao, kết nối dữ liệu mạnh mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa đáp ứng được yêu cầu này.
Phần mềm kế toán trong nƣớc
Một số phần mềm trong nước được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến hiện nay là: phần mềm kế toán Misa, Fast, Bravo, Esoft, Effect, ACSoft, Vacom, Vic, 3Tsoft …Trong đó, các doanh nghiệp xây lắp thường sử dụng các phần mềm như: Misa, Fast, 3Tsoft,…
Ưu điểm: Giá thành thấp so với sản phẩm nước ngồi; cơng tác bảo hành, bảo trì nhanh
chóng, kịp thời; phù hợp với luật pháp, chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Nhược điểm: Phần mềm lạc hậu, ít tiến bộ so với nước ngồi.
2.2 . Phần mềm kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp 2.2.1. Khái quát doanh nghiệp xây lắp 2.2.1. Khái quát doanh nghiệp xây lắp
Theo mục 7 điều 1 chương 1 luật doanh nghiệp năm 2014 có giải thích: “Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản và tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, được cấp giấy đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh doanh trên thị trường”.
Doanh nghiệp xây lắp cũng là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, được
thành lập theo quy định của pháp luật, được hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thi
công xây lắp khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng. Doanh nghiệp xây lắp thực hiện các hoạt động xây dựng mới, cải tạo lại hay hiện đại hóa các cơng trình đã có thuộc mọi lĩnh vực trong nền kinh tế như: các khu cơng nghiệp, cơng trình quốc phịng, cơng trình giao thơng thủy lợi và các cơng trình dân dụng khác. Đây là các hoạt động nhằm tạo ra hệ thống hạ tầng, cơ sở vật chất hiện đại cho mọi ngành kinh tế, đặc biệt khi đất nước ngày càng phát triển. Trong hoạt động xây lắp, nhận thầu giữ vai trò quan trọng và hoạt động chủ yếu theo phương thức nhận thầu khối lượng xây lắp do chủ đầu tư giao thầu.
Đặc điểm doanh nghiệp xây lắp ảnh hƣởng đến cơng tác kế tốn
Sản xuất xây lắp là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất sản xuất cơng
nghiệp, nhưng có đặc điểm riêng biệt khác với ngành sản xuất khác, ảnh hưởng đến
công tác quản lý và cơng tác kế tốn. Doanh nghiệp xây lắp có những đặc điểm ảnh
hưởng đến cơng tác kế tốn như sau:
Sản xuất xây lắp là loại hình sản xuất cơng nghiệp đặc biệt thực hiện theo đơn đặt hàng, nó mang tính đơn chiếc, riêng lẻ. Đối tượng xây lắp là các hạng mục, cơng trình, vật kiến trúc có quy mơ lớn, kỹ thuật sản xuất phức tạp, đòi hỏi yêu cầu kinh nghiệm, công tác thiết kế, kết cấu, hình thức, địa điểm xây dựng thích hợp. Mỗi sản
phẩm xây lắp có các yêu cầu về mặt kiến trúc, mỹ thuật, hình thức, địa điểm xây dựng
khác nhau, điều này được xác định cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng cơng trình
trình và kết cấu sẽ khơng đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp khác. Do đó, kế tốn xây lắp phải cần chú ý đến việc theo dõi ghi nhận doanh thu, chi phí cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt (theo từng hạng mục, cơng trình), đồng thời phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo để giúp cơng tác xác định chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp một cách chính xác.
Hoạt động xây lắp mang tính chất lưu động, sản phẩm xây lắp được cố định tại nơi sản xuất, còn phương tiện sản xuất (máy móc thi cơng, cơng nhân) phải di chuyển theo địa điểm sản xuất. Sản xuất xây lắp được tiến hành chủ yếu ở ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của các yếu tố môi trường, do vậy thi cơng xây lắp mang tính thời vụ. Với các đặc điểm này làm cho cơng tác quản lý kế tốn tài sản, vật tư, lao động diễn ra phức tạp, đồng thời việc thi công diễn ra dài và ngoài trời sẽ dễ tạo ra những thiệt hại như mất mát, hư hỏng tài sản. Do vậy, kế toán phải chọn những phương pháp hợp lý để ghi nhận chi phí và những thiệt hại một cách đúng đắn, đồng thời có kế hoạch điều độ phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành.
Đối tượng xây lắp thường có giá trị lớn, thời gian thi công diễn ra kéo dài, sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá trị dự toán hoặc giá thỏa thuận khi trúng thầu hay chỉ định thầu. Điều này làm cho kỳ tính giá thành sản phẩm xây lắp không được xác định hàng tháng như các đối tượng sản xuất khác mà nó phụ thuộc vào đặc điểm kỹ thuật của từng cơng trình, qua công tác bàn giao, nghiệm thu cơng trình hồn thành, thanh toán giữa nhà thầu và khách hàng. Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp rất lâu
dài, chất lượng được xác định cụ thể trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật. Do đó, địi hỏi công
tác quản lý phải được thực hiện tốt để đảm bảo cho chất lượng cơng trình thực hiện đúng như dự toán thiết kế và trong cơng tác kế tốn cần chọn được các phương pháp hợp lý ghi nhận đúng đắn chi phí, đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá để phản ánh đúng tình hình tài chính, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị.
Với đặc thù sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, giá trị lớn và thời gian thi
công dài nên trước khi thực hiện thi cơng phải có dự tốn, bảng dự toán này biểu thị giá
xây dựng cơng trình trên cơ sở bảng thiết kế thi cơng trong giai đoạn thực hiện dự án
đầu tư. Việc tập hợp chi phí phát sinh và đối chiếu với dự tốn là một cơng việc thường
xuyên và cần thiết để kiểm tra sự phù hợp giữa thực tế và dự toán. Với đặc điểm thời
gian thi công kéo dài, việc theo dõi chi phí phát sinh khơng dừng lại ở việc tập hợp mà
phải theo dõi chi phí, giá thành, doanh thu lũy kế từ năm này qua năm khác. Công ty
xây dựng thực hiện thi công ở nhiều địa điểm khác nhau thường có những đơn vị hạch
tốn phụ thuộc như xí nghiệp, đội thi cơng,… khơng có con dấu riêng, khơng có tư cách
pháp nhân, được giao thực hiện một phần hoặc tồn bộ cơng trình. Vì vậy, phần mềm
kế tốn cần có các đặc điểm, tính năng riêng biệt khác với các loại hình doanh nghiệp khác như:
Quản lý giá thành theo cơng trình:tập hợp chi phí trực tiếp, phân bổ chi phí gián
tiếp, đánh giá sản phẩm dở dang và nghiệm thu cơng trình, tính giá thành cho từng
cơng trình. Ngồi ra, cịn theo dõi chi phí thầu phụ- một chi chí đặc thù trong xây dựng,
theo dõi lập dự phòng bảo hành cơng trình,…
Quản lý hàng tồn kho: Nguyên vật liệu trong xây lắp là các đối tượng lao động