7. Cấu trúc của luận văn
2.1. Tổng quan về phần mềm kế toán
2.1.5. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Một doanh nghiệp nếu khơng có một hệ thống sổ sách kế tốn tốt, không cung cấp được các dấu hiệu cảnh báo cho doanh nghiệp thì hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ gặp phải khó khăn và dễ bị thất bại. Vì vậy, việc có một hệ thống để quản lý tốt tình hình tài chính là một yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp. Với sự ra đời của phần mềm kế tốn đã đem lại rất nhiều lợi ích trong việc ra các quyết định của nhà quản lý. Tuy nhiên, để phần mềm kế toán phát huy hết tất cả các lợi ích vốn có của nó thì cần lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp với doanh nghiệp, đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện đề ra. Theo thông tư 103/20015/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện về PMKT có qui định:
“Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán
+ Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế tốn.
+ Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
+ Phần mềm kế tốn phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế tốn. + Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
Điều kiện của phần mềm kế toán
+ Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và các quy định hiện hành về kế toán.
+ Phần mềm kế tốn khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an tồn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.
+ Phần mềm kế tốn do tổ chức, cá nhân ngồi đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hồn thành cơng việc kế tốn của một năm tài chính.”