CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3. Đo lường các nhân tố tác động thông qua phương pháp thống kê mô
4.3.1. Đo lường các nhân tố tác động đến mơi trường kiểmsốt thơng
4.3.1. Đo lường các nhân tố tác động đến mơi trường kiểm sốt thơng qua phương pháp thống kê mô tả qua phương pháp thống kê mơ tả
4.3.1.1. Sự liêm chính và các giá trị đạo đức Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 4.28 : Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “ tính chính trực và giá trị đạo đức”
STT CÁC THANG ĐO MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
Sự liêm chính và các giá trị đạo đức 1 2 3 4 5
SL1 Nhà trường đã xây dựng các quy tắc đạo đức và ứng xử trong đơn vị. 2.5% 5.9% 29.4 % 52.9 % 9.2%
SL2 Các yêu cầu giá trị đạo đức đã được ban hành chính thức bằng văn bản. 2.5% 20.2 % 43.7 % 26.1 % 7.6%
SL3 Ban giám hiệu đã thực hiện nghiêm túc các quy tắc đạo đức, ứng xử đã đề ra trong đơn vị.
2.5% 18.5 % 64.7 % 14.3 %
SL4 Đơn vị đã hướng dẫn về đạo đức, các quy tắc ứng xử; phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được cho phép, khuyến khích.
1.7% 34.5 %
56.3 %
7.6%
SL5 Ban giám hiệu và ban kiểm soát tham gia xây dựng các yêu cầu về sự chính trực và đạo đức trong đơn vị. 0.8% 15.1 % 31.1 % 41.2 % 11.8 %
Kết quả khảo sát cho thấy nhà trường có chú trọng đến việc xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và các giá trị đạo đức, các nhà quản lý luôn làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo đức. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau.
Tuy nhiên, các yêu cầu về giá trị đạo đức lại chưa được truyền đạt và hướng dẫn bằng văn bản chi tiết, chỉ được đưa ra chung cũng chưa có một quy chuẩn nào để đối chiếu một cách công bằng cho cán bộ, nhân viên và giảng viên. Để từ đó CBGV biết được hành vi vi phạm, hành vi được khuyến khích, hành vi được chấp nhận, khơng được chấp nhận và biện pháp xử lý đi kèm. Trên thực tế thì nhà trường ln khuyến khích cán bộ, nhân viên, giảng viên trong trường tuân thủ các quy định của pháp luật và nội quy của nhà trường.
4.3.1.2. Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Bảng 4.29 Bảng tổng hợp khảo sát về “ triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo”
STT CÁC THANG ĐO MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo (Ban giám hiệu) 1 2 3 4 5
TL1 Phong cách lãnh đạo của Ban giám hiệu là dân chủ. 0.8% 4.2% 21.8% 61.3% 11.8% TL2 Các cuộc họp giao ban của Ban giám hiệu và trưởng
các phòng ban, các khoa là thường xuyên.
4.2% 1.7% 6.7% 56.3 %
31.1 %
TL3 Nội dung các cuộc họp giao ban được công khai. 18.5 %
3.4% 41.2 %
37%
TL4 Ban giám hiệu đánh giá cao vai trị của kiểm sốt nội bộ. 0.8% 2.5% 41.2 % 36.1 % 19.3 %
TL5 Nhà trường thường xuyên tổ chức các buổi đối thoại giữa Ban giám hiệu và cán bộ, viên chức.
0.8% 5.9% 24.4 % 51.3 % 17.6 %
TL6 Ban giám hiệu được cung cấp đầy đủ thông tin hoạt động, tài chính của đơn vị.
0.8% 4.2% 41.2 %
37.8 %
16.%
TL7 Ban giám hiệu giải quyết triệt để vấn đề khi phát hiện có sai trái, gian lận trong việc xử lý công việc.
1.7% 41.2 %
48.7 %
8.4%
TL8 Ban giám hiệu có sự hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp.
5.9% 34.5 %
50.4 %
9.2%
TL9 Ban giám hiệu sẵn sàng điều chỉnh khi được tư vấn của chuyên gia về sự yếu kém của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ. 5% 0.8% 46.2 % 45.4 % 2.5%
Qua bảng khảo sát cho thấy phong cách lãnh đạo của Ban Giám hiệu theo hình thức dân chủ. BGH ln đề cao các ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân khi BGH đưa ra câu hỏi thăm dò ý kiến, thể hiện tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng tạo ra khuyết điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm khó tập trung ý kiến để ra quyết định.
Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý nhân viên, giáo viên của mình thơng qua cơng việc (nhưng lại chưa có biện pháp đánh giá hiệu quả cơng việc và xử lý những cá nhân chưa hồn thành nhiệm vụ). Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ khơng thấy bị gị bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng nhân viên ăn cắp giờ, khơng làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách nhiệm, khơng đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm sốt.
Nhìn chung, phong cách lãnh đạo tự do dân chủ không mấy dễ dàng thuận lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong nhà trường. Trong năm học 2017 nhà trường đã chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ mới để phù hợp với thông tư nghị định của cấp trên, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động năm 2017 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.
Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi ích xã hội, ít quan tâm đến hiệu quả kinh tế. Do đó, vấn đề lợi ích kinh tế không phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí.
4.3.1.3. Năng lực cán bộ viên chức
Bảng 4.30 Bảng kết quả khảo sát về “ năng lực nhân viên”
STT CÁC THANG ĐO MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
Năng lực cán bộ viên chức 1 2 3 4 5
NL1 Cơng việc được phân cơng có phù hợp với năng lực và trình độ của cán bộ, viêc chức. 0.8% 4.2% 15.1 % 75.6 % 4.2%
NL2 Nhà trường có biện pháp để biết rõ cán bộ, viên chức có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
0.8% 10.9 %
21% 59.7 %
7.6%
NL3 Số lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hiện nay có đáp ứng được nhu cầu đào tạo của Nhà trường.
2.5% 4.2% 10.9 % 71.4 % 10.9 %
NL4 Cán bộ, viên chức có được mơ tả chi tiết, củ thể công việc được giao.
3.4% 0.8% 23.5 % 58.8 % 13.4 %
Qua bảng khảo sát tác giả thấy rằng Nhà trường rất quan tâm đến năng lực nhân viên. Thể hiện qua khung yêu cầu tuyển dụng cho từng vị trí. Khi tuyển dụng hoặc thun chuyển cơng tác qua vị trí mới đều căn cứ trên trình độ chuyên môn và kỹ năng cần thiết thực hiện cơng việc.
Năng lực và trình độ chun mơn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu đào tạo của nhà trường. Đội ngũ giáo viên được tuyển dụng theo các đợt thi tuyển công chức và sẽ được thi tuyển nghiêm ngặt, được đánh giá về mặt kiến thức cũng như khả năng sư phạm của ứng viên. Cho nên nhà trường luôn tuyển dụng được những giáo viên vừa giỏi kiến thức chuyên ngành vừa tốt về tác phong đứng lớp. Giảng viên có trách nhiệm giảng dạy các mơn học theo sự phân công của Khoa, Bộ môn và căn cứ vào lịch trình giảng dạy chung của Trường, Khoa được quy định về chế độ làm việc và trách nhiệm của giảng viên. Ngồi ra, giáo viên sẽ có thêm nhiệm vụ:
-Nghiên cứu khoa học : Giảng viên có nghĩa vụ tham gia nghiên cứu khoa học, các đề tài phải được trình bày, thơng qua Hội đồng Khoa học Nhà trường.
quản lý, công tác khác.
- Coi thi, chấm thi kết thúc học phần, thi tốt nghiệp và các bài thi khác. Hội họp, học tập chính trị, nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn và nâng cao trình độ lý luận chính trị. Tham gia các họat động khác do Trường tổ chức.
Để đảm bảo công tác giảng dạy đạt kết quả tốt và nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng viên hàng năm căn cứ vào kế hoạch lao động, tiền lương được Bộ Công Thương giao, trường thông báo tuyển dụng giảng viên mới để tăng cường đội ngũ giảng dạy; nguồn tuyển dụng gồm tuyển mới, tiếp nhận từ các trường Đại học, Cao đẳng, các đơn vị sản xuất, kinh doanh, các đơn vị khác. Để thực hiện tốt các yêu cầu của công tác giảng dạy, nhà trường quy định một số nội dung đối với đội ngũ giảng viên mới như sau:
- Trình độ khi tuyển dụng: Giảng viên có trình độ thạc sĩ trở lên, ưu tiên các ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong mơi trường doanh nghiệp, cơ quan đơn vị có liên quan trực tiếp tới các ngành nghề hiện đào tạo của nhà trường.
- Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, có trình độ chun mơn, kỹ năng làm việc tốt. Làm việc dựa trên kế thừa do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành, còn chưa mạnh dạn trong việc đề xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho cơng việc chun mơn, làm việc cịn máy móc rập khn…Vì vậy, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của toàn trường. Với thực trạng như trên, sẽ là một trong những khó khăn cản trở hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.
4.3.1.4. Cơ cấu tổ chức
Bảng 4.31 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “cơ cấu tổ chức”
Cơ cấu tổ chức 1 2 3 4 5
CC1 Cơ cấu tổ chức hiện tại đã đáp ứng đủ được yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị.
13.4 %
37% 47.1 %
2.5%
CC2 Có sự phân chia trách nhiệm quyền hạn cho từng cán bộ, viên chức trong đơn vị.
1.7% 5.9% 31.9 % 48.7 % 11.8 %
CC3 Trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng ban, các khoa, trung tâm không bị trùng lắp.
3.4% 9.2% 24.4 %
56.3 %
6.7%
CC4 Có sự kiểm tra lẫn nhau giữa các chức năng thực hiện. 4.2% 5% 41.2 % 41.2 % 8.4%
CC5 Định kỳ, nhà trường có xem lại cơ cấu tổ chức hiện hành. 5% 7.6% 47.1 % 31.1 % 9.2%
Là trường cao đẳng quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hoạt động của trường cao đẳng. Có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau để đảm bảo mục tiêu đề ra. (xem phụ lục 1 - Sơ đồ tổ chức cũ).
Năm học 2017 đánh dấu một sự mới mẻ trong cơ cấu tổ chức của nhà trường ( xem phụ lục 2- sơ đồ tổ chức mới). Trên cơ sở dựa trên sơ đồ tổ chức cũ nhà trường thực hiện một số thay đổi cho sự phù hợp và hợp lý hơn như: thành lập Phòng Đầu tư Quản trị trên cơ sở sát nhập phòng Quản lý Thiết bị và phòng Đầu tư và Xây dựng, thành lập Phòng Thanh tra, giải thể Phòng Quản lý Đào tạo Tại chức và Bồi dưỡng, thành lập Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng trên cơ sở nâng cấp từ Trung tâm Thông tin và Đảm bảo chất lượng, đổi tên Trung tâm tư vấn và hỗ trợ HSSV thành Trung tâm kết nối doanh nghiệp, đổi tên Trung tâm ITSCC thành Trung tâm tư vấn đầu tư và thương mại.
Việc phân công phân nhiệm rõ ràng. Quy định chi tiết cụ thể nhiệm vụ của từng phịng ban, cũng như bảng mơ tả cơng việc của từng nhân viên đều có văn bản đính kèm về việc phân công nhiệm vụ.Vì vậy, khơng có xảy ra sự chồng chéo nhiệm vụ, đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận các phịng ban và trên cơ
sở đó để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc, xét thi đua khen thưởng cuối năm. Với sự thay đổi mới trong cơ cấu tổ chức, phân chia lại trách nhiệm, nhiệm vụ các phịng ban có nhiều tín hiệu tích cực nhưng vẫn tồn tại nhiều điểm chưa hiểu quả trong việc phân chia trách nhiệm, nhiệm vụ cho các phịng ban, khoa. Dẫn tới tình trạng công việc phân bố không đồng đều, gây ách tắc trong giải quyết công việc. Với sự thay đổi khá lớn về cơ cấu tổ chức nên có sự thay đổi nhân sự cũng như trách nhiệm, nhiệm vụ của các phòng ban. Với sự thay đổi này cũng bước đầu sẽ có sự lung túng trong giải quyết cơng việc, các phịng ban mới sẽ vừa làm vừa ghi nhận những vướng mắc trong cơng việc nên có dẫn tới ách tách trong cơng việc.
4.3.1.5. Chính sách nhân sự
Bảng 4.32 kết quả khảo sát “ chính sách nhân sự”
STT CÁC THANG ĐO MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
Chính sách nhân sự 1 2 3 4 5
CS1 Nhà trường đã ban hành chính sách tuyển dụng, khen thưởng , đề bạt, kỷ luật bằng văn bản.
3.4% 6.7% 18.5 % 51.3 % 20.2 % CS2 Các chính sách về chế độ cho cán bộ, viên chức được thực hiện nghiêm túc.
6.7% 21% 56.3 %
16%
CS3 Nhà trường thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ, viên chức.
11.8 % 16% 56.3 % 16% CS4 Nhà trường có các chính sách khuyến khích cán bộ, viên chức học tập nâng cao trình độ.
3.4% 4.2% 10.9 % 68.1 % 13.4 %
CS5 Nhà trường có quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng 1.7% 23.5 %
60.5 %
14.3 %
Từ bảng kết quả khảo sát cho thấy chính sách nhân sự được thực hiện tốt ở trường. Nhà trường có kế hoạch tuyển dụng và các chính sách đãi ngộ củ thể. Trường đang trong giai đoạn trẻ hóa đội ngũ và quan tâm bồi dưỡng nâng chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ yếu vào công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV. Để đảm bảo công tác giảng dạy đạt kết quả
tốt và nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng viên hàng năm căn cứ vào kế hoạch lao động, tiền lương được Bộ Công Thương giao, trường thông báo tuyển dụng giảng viên mới để tăng cường đội ngũ giảng dạy; nguồn tuyển dụng gồm tuyển mới, tiếp nhận từ các trường Đại học, Cao đẳng, các đơn vị sản xuất, kinh doanh, các đơn vị khác.
Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả.
Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm dựa vào các tiêu chí năng lực chuyên môn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong… do đó đã tạo động cơ để CBGV phấn đấu trở thành cán bộ quản lý có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm mơi trường kiểm sốt được tốt hơn.
Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng : được quy định rõ trong quy chế thi đua khen thưởng, được áp dụng khách quan. Phần thưởng tuy giá trị khơng lớn nhưng có ý nghĩa về mặt tinh thần và tạo sự khuyến khích động viên để mọi người cố gắng đạt được.
Chính sách kỷ luật đang mang tính chất kỷ luật nội bộ nên chưa tạo được tính răn đe, làm gương cho mọi CBGV trong trường.. Do đó, với chính sách kỷ luật của nhà trường hiện nay chưa tạo ra được tính kỷ luật cao người lao động làm việc có hiệu quả và trách nhiệm hơn. Đây là một trong những nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến mơi trường kiểm sốt tại đơn vị.