CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3. Đo lường các nhân tố tác động thông qua phương pháp thống kê mô
4.3.2. Đo lường các nhân tố đánh giá rủi rothông qua phương pháp
thống kê mô tả
Bảng 4.33 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “đánh giá rủi ro”.
Đánh giá rủi ro 1 2 3 4 5
RR1 Ban giám hiệu thiết lập mục tiêu qua từng năm bằng văn bản rõ ràng. 12.6 % 27.7 % 42.9 % 16.8 %
RR2 Mục tiêu chung được phổ biến đầy đủ cho các cán bộ giảng viên toàn đơn vị.
3.4% 7.6% 29.4 % 44.5 % 15.1 % RR3
Các mục tiêu cụ thể được phổ biến cho từng cán bộ, viên chức. 2.5% 14.3. % 31.1 % 44.5 % 7.6% RR4
Nhà trường xây dựng cơ chế thích hợp để nhận dạng các rủi ro phát sinh bên trong đơn vị.
4.2% 10.1 % 59.7 % 18.5 % 7.6%
RR5 Nhà trường đã xây dựng cơ chế thích hợp để nhận dạng các rủi ro phát sinh từ bên ngoài đơn vị.
3.4% 10.1 %
62.2 %
16% 8.4%
RR6 Nhà trường thường xuyên nhận dạng và phân tích các rủi ro bên trong đơn vị.
1.7% 10.9 %
63.9 %
16% 7.6%
RR7 Nhà trường phổ biến các rủi ro có thể phát sinh trong hoạt động tới các cán bộ, viên chức.
2.5% 10.1 % 56.3 % 22.7 % 8.4%
RR8 Nhà trường đã xây dựng các phương án dự phịng khi khơng đạt được kế hoạch tuyển sinh.
0.8% 7.6% 51.3 %
31.9 %
8.4%
RR9 Nhà trường đã xây dựng biện pháp giảm thiểu rủi ro trong đơn vị. 1.7% 14.3 % 51.3 % 23.5 % 9.2%
Qua kết quả tác giả có nhận xét:
Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong mỗi đơn vị, tổ chức. Trường CĐKTĐN cũng khơng ngoại lệ. Vì vậy, việc giảm thiểu rủi ro xảy ra từ bên trong và bên ngoài đơn vị là rất cần thiết để nhà thiết để nhà trường hoàn thành mục tiêu đề ra. Qua kết quả khảo sát và dựa vào thực tế thì tác giả nhận thấy việc nhận dạng và đánh giá rủi ro tại đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Nhà trường chưa có bộ phận chuyên biệt để thực hiện, chưa có cơ chế rõ ràng. Các rủi ro có thường được đề cập khi đã xảy ra, khó dự báo các rủi ro sẽ xảy ra trong tương lai vì khó đưa ra các biện pháp xử lý ứng phó kịp thời.
Trong giai đoạn hiện nay dự báo trường đứng trước nhiều khó khăn và thử thách. Đặc biệt, các trường cao đẳng sẽ chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục nghề nghiệp của Bộ Lao động- Thương binh và xã hội và đơn vị chủ quản cấp trên. Vì vậy, nhà trường cần quan hơn nữa về đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong đơn vị
cũng như ngoài đơn vị để từ đó xây dựng cách ứng phó chủ động và kịp thời.
4.3.3. Đo lường nhân tố mơi trường kiểm sốt thơng qua phương pháp thống kê mô tả
Bảng 4.34 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “hoạt động kiểm soát”
STT CÁC THANG ĐO MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
Hoạt động kiểm soát 1 2 3 4 5
KS1 Các hóa đơn, chứng từ, văn bản phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ xảy ra.
1.7% 11.8 % 29.4 % 52.9 % 4.2%
KS2 Có quy định về quy trình ln chuyển chứng từ trong đơn vị.
5% 42% 48.7 %
4.2%
KS3 Nhà trường có quy định về thẩm quyền xét duyệt đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động.
2.5% 43.7 %
50.4 %
3.4%
KS4 Các sai phạm nghiêm trọng trong quá trình thực hiện công việc được báo cáo đầy đủ với nhà Ban giám hiệu. 4.2% 1.7% 37.8 % 48.7 % 7.6%
KS5 Nhà trường thực hiện việc thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất các hoạt động thuộc các khoa, các phòng ban. 1.7% 4.2% 26.1 % 58.8 % 9.2%
KS6 Định kỳ, nhà trường tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách kế toán.
5% 37% 47.1 %
10.9 %
Qua bảng khảo sát cho thấy nhà có thiết lập các thủ tục kiểm sốt cần thiết để kiểm tra mỗi hoạt động. Các thủ tục kiểm sốt được nhà trường đưa ra cịn mang tính chất lỏng lẻo, chưa thật sự quyết đốn trong xử vì vậy mang tính hiểu quả chưa cao.
Từ ngày 01/11/2017 nhà Trường thành lập Phòng Thanh tra chịu sự quản lý và thực hiện nhiệm vụ được giao từ Ban Giám Hiệu việc thực hiện chủ yếu hướng về các khoa, các tổ bộ môn và giáo viên. Đây cũng là bước đầu có sự thay đổi từ ban giám hiệu. Vì vậy, sẽ nâng cao hơn các thủ tục kiểm soát được thực hiện sau
này. Ban giám hiệu sẽ chú ý nhiều hơn tới hoạt động kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của nhà trường.
4.3.4. Đo lường nhân tố thông tin và truyền thông thông qua phương pháp thống kê mô tả
Bảng 4.35 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “ thông tin và truyền thông”:
STT CÁC THANG ĐO MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
Thông tin và truyền thông 1 2 3 4 5
TT1 Nhà trường đã ứng dụng công nghệ thông trong việc quản lý. 0.8% 0.8% 13.4 % 63.9 % 21%
TT2 Chức năng trong phần mềm quản lý đã được phân quyền.
0.8% 0.8% 4.2% 71.4 %
22.7 %
TT3 Hệ thống phần mềm bắt buộc khai báo tên người sử dụng và mật khẩu đăng nhập trước khi sử dụng.
0.8% 3.4% 68.9 %
26.9 %
TT4 Truyền thơng giữa các bộ phận trong nhà trường có thích hợp, đảm bảo đầy đủ và kịp thời xử lý công việc.
7.6% 69.7 %
22.7 %
Qua bảng khảo sát thì nhà trường có kênh thơng tin riêng, nhà trường áp dụng cơng nghệ thông tin triệt để.Thông tin của trường bao gồm thơng tin bên ngồi và thông tin bên trong tổ chức đan xen với nhau. Thông tin nhà trường sử dụng thường thể hiện dưới dạng văn bản, chứng từ: văn bản của nhà nước, văn bản của trường, văn bản của các cá nhân, tổ chức khác, chứng từ kế tốn…hoặc các thơng tin trong nội bộ, các kênh thông tin khác thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (truyền miệng, báo đài, tạp chí,..). Nhà trường cũng như các bộ phận, cá nhân đều có quan tâm đến các nguồn thơng tin, nhất là các văn bản pháp luật của nhà nước hoặc các thông tin nội bộ liên quan đến các hoạt động của trường. Một số thông tin khác thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau cũng được dùng để tham khảo. Nhà trường có kênh thơng tin nội bộ qua phần mềm. Vì vậy, việc truyền đạt thơng tin đến các phịng ban, các khoa, các bộ phận và đến từng CBGV và người lao động nhanh chóng và hiệu quả.
Hệ thống thơng tin xử lý đã chuyển sang bằng thủ máy tính có sự trợ giúp của chương trình phần mềm EGOV. Phần mềm mới được áp dụng cho toàn trường năm 2017 một cách toàn diện, đặc biệt là áp dụng vào thực hiện xếp thời khóa biểu thay vì đang thực hiện bằng thủ cơng vào các năm trước.
Tuy nhiên, nhìn chung cơng tác thơng tin và truyền thơng trong nhàtrường cịn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện, cụ thể như sau:
- Việc xử lý thông tin tại các cá nhân, bộ phận còn chậm, chưa kịp thời, chưa đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Các văn bản pháp luật của nhà nước thường được triển khai chậm chạp, thậm chí khơng được phổ biến, hoặc có phổ biến nhưng không được nghiêm túc xem xét để vận dụng.
- Công tác chọn lọc thông tin trong các văn bản tập trung vào các thông tin trọng tâm, làm lỗng thơng tin và khó cho các bộ phận khi phải tiếp tục xử lý, phân loại để sử dụng thơng tin thích hợp.
- Hiện nay, nhà trường thực hiện sử dụng mạng nội bộ cho toàn trường. Mọi thông tin sẽ được phổ biến trên mạng nội bộ. Cán bộ viên chức chưa có thói quen tiếp nhận thông tin qua kênh thông tin này. Nên nhiều CBGV bỏ lỡ thông gây ra ách tắc trong vông việc.