Tính chất Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ %
Lao động trực tiếp 213 67
Lao động gián tiếp 105 33
Nguồn: Phịng Tơ chức – Hành chính
Biểu đồ 3.5 Cơ cấu nhân sự theo tính chất lao động trong năm 2016
Số lao động trực tiếp luôn chiếm một tỷ trọng lớn ở mức 67% còn số lao động gián tiếp lại chiếm một tỷ trọng nhỏ 33%. Khoảng chênh lệch này thể hiện một bƣớc tiến sự tinh lọc bộ máy quản trị, có nhƣ vậy cơng ty mới sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, tiết kiệm chi phí, tránh sự cồng kềnh, rƣờm rà của bộ máy quản lý.
3.2 Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty
3.2.1 Mục tiêu tuyển dụng
Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu hoạt động kinh doanh của đơn vị, cán bộ nhân viên đƣợc tuyển dụng có trình độ văn hóa, chun mơn phù hợp có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu công việc và đảm bảo tất cả các đơn vị trong Cơng ty đều có những ngƣời đủ năng lực làm việc hiệu quả.
Về cán bộ nhân viên làm cơng tác chun mơn, tuyển những ngƣời có kinh nghiệm và những ngƣời trẻ tuổi, nhiệt tình, sáng tạo và cầu tiến.
Về cán bộ quản lý, tuyển dụng ngƣời có trình độ và kinh nghiệm, có khả năng sáng tạo, có thể làm việc độc lập và làm việc theo nhóm.
Về đội ngũ nhân viên bán hàng làm việc ở các trạm xăng dầu, điều kiện là có sức khỏe tốt, khơng hút thuốc, trình độ văn hóa trung học phổ thơng, ƣu tiên tuyển những ngƣời có khả năng gắn bó lâu dài.
3.2.2 Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng của Công ty:
Nguồn bên trong: Thƣờng đƣợc áp dụng cho những vị trí nhân viên làm việc tại
những phòng ban trong cơng ty. Phịng Tổ chức – Hành chính thơng báo tuyển dụng trong tồn Cơng ty, nhân viên nào quan tâm tới thơng báo trên thì báo cáo với ngƣời quản lý bộ phận mình và sẽ đƣợc ngƣời quản lý trực tiếp bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn. Đối với những vị trí cao, thƣờng sẽ đƣợc phỏng vấn bởi Giám đốc.
Nguồn bên ngồi: Cơng ty có sự ƣu tiên đối với con em trong cơng ty, sự giới thiệu
của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Nguồn tuyển dụng bên ngồi của Cơng ty là các ứng cử viên nộp đơn tự nguyện tại địa phƣơng nơi có các Trạm xăng dầu, đây là nguồn tuyển dụng chủ yếu cho vị trí nhân viên bán hàng. Khi có nhu cầu tuyển dụng Cơng ty tiến hành cơng bố thông tin cần tuyển dụng qua việc dán thông báo tuyển dụng tại những trạm xăng dầu, đăng trên website của công ty.
Trên thực thế, Công ty chỉ áp dụng chủ yếu nguồn bên ngoài để tuyển chọn nhân viên mới. Với nguồn bên trong công ty chỉ áp dụng để thăng chức cho nhân viên. Bên cạnh đó đối với những vị trí cấp cao cơng ty thƣờng sẽ điều động ngƣời từ bên tổng công ty sang để làm việc.
3.2.3 Phƣơng pháp tuyển dụng
Công ty áp dụng phƣơng pháp để tuyển dụng chủ yếu là nghiên cứu, kiểm tra nền tảng học vấn, kinh nghiệm, tiếp theo đó cơng ty sẽ phỏng vấn ứng viên trực tiếp. Đối với phƣơng pháp nghiên cứu, kiểm tra nền tảng học vấn, kinh nghiệm: Công ty sẽ nghiên cứu, kiểm tra bao quát từ, bằng cấp, kinh nghiệm trong quá trình làm việc trƣớc đây đƣợc ghi trong sơ yếu lý lịch của ứng viên.
Đối với phƣơng pháp phỏng vấn: Bƣớc đầu tiên hội đồng phỏng vấn sẽ hỏi ứng viên những câu hỏi ngẫu nhiên để ứng viên cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình phỏng vấn, tiếp theo hội đồng sẽ hỏi những câu hỏi đã đƣợc xây dựng sẵn để kiếm tra kiến thức của ứng viên. Cuối cùng hội đồng sẽ đặt ra tình huống cho ứng viên xử lý để kiểm tra độ nhanh nhạy và khéo léo trong việc xử lý tình huống.
3.2.4 Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 3.1 Quy trình tuyển dụng của Cơng ty
Diễn giải các bƣớc
Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng
Trƣởng các phòng, ban, trạm xăng dầu căn cứ nhu cầu hoạt động của bộ phận mình để xác định nhu cầu nhân sự, khi có yêu cầu cần tuyển dụng nhân sự (tuyển bổ sung hoặc tuyển mới), trƣởng các bộ phận lập phiếu yêu cầu tuyển dụng (theo mẫu) gởi về phịng Tổ chức – Hành chính. Sau đó dựa vào phiếu u cầu tuyển dụng phịng Tổ chức – Hành chính sẽ lập kế hoạch tuyển dụng theo những bƣớc sau:
- Bước 1: Phịng Tổ chức – Hành chính sẽ xem xét phiếu yêu cầu tuyển dụng
của các phịng, ban và trạm xăng dầu, tiếp theo sẽ trình ý kiến đề xuất lên lãnh đạo để phê duyệt.
- Bước 2: Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã đƣợc phê duyệt, phịng Tổ
chức – Hành chính sẽ phối hợp với phịng nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc có u cầu để tiến hành việc tuyển dụng. Ngồi ra, các trƣờng hợp yêu cầu đột xuất theo nhu cầu đặc biệt sẽ đƣợc Giám đốc Công ty quyết định từng trƣờng hợp.
Qua bƣớc này cho thấy, việc đề xuất nhu cầu đều có quy định thời gian rõ ràng, cụ thể. Trong phiếu đề nghị bổ sung nhân sự, các phịng ban, trạm xăng dầu có nhu cầu tuyển dụng liệt kê các yêu cầu và tiêu chuẩn của vị trí hay chức vụ cần tuyển nhƣ: giới tính, độ tuổi, trình độ văn hóa, trình độ chun mơn, và yêu cầu khác cho phịng Tổ chức – Hành chính nhƣ vậy phịng có thể xem xét và có kế hoạch chuẩn bị riêng cho từng giai đoạn giúp việc thực hiện công tác tuyển dụng đƣợc tốt hơn, đáp ứng chính xác nhu cầu tuyển dụng nhân sự ở các phòng ban và trạm xăng dầu. Trên thực tế, khi các trạm xăng dầu có nhu cầu tuyển dụng sẽ trực tiếp gọi điện thoại cho phịng Tổ chức – Hành chính để yêu cầu tuyển dụng. Nhƣ vậy, việc tuyển dụng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.
Xem xét, phê duyệt.
Sau khi tổng hợp nhu cầu cần tuyển và lập bản kế hoạch tuyển dụng, phòng Tổ chức – Hành chính trình Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền xét duyệt.
Sau khi đƣợc phê duyệt bản kế hoạch thì phịng Tổ chức – Hành chính phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Trƣờng hợp yêu cầu tuyển dụng không phù hợp hoặc khơng đƣợc xét duyệt, phịng Tổ chức – Hành chính sẽ thơng báo lại cho phịng ban có u cầu đó biết để tiến hành điều chỉnh lại.
Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã đƣợc Giám đốc phê duyệt, phịng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng nhân viên. Nội dung chính của bản thơng báo ln đảm bảo các nội dung sau:
Với những lao động chuyên môn làm tại các phịng ban chức năng, thơng báo tuyển dụng sẽ có những nội dung sau:
- Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. - Tên cơng ty.
- Số ngƣời và vị trí cần tuyển.
- Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì địi hỏi kinh nghiệm khác nhau. - Trình độ học vấn, chun mơn.
- Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác…
- Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ.
Bản thông báo tuyển dụng đƣợc phổ biến thông qua e-mail nội bộ của Công ty, website công ty và dán trực tiếp tại những trạm xăng dầu.
Với những lao động phổ thông, thƣờng là những nhân viên bán hàng làm việc tại trạm xăng dầu thì thơng báo tuyển dụng có những nội dúng sau:
Vị trí tuyển dụng Độ tuổi
Trình độ học vấn Yêu cầu sức khỏe Mức lƣơng
Do các trạm xăng dầu của công ty đƣợc phân bố rộng khắp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai và các tỉnh lân cận nên thông báo tuyển dụng sẽ đƣợc dán tại trạm xăng dầu cần ngƣời. Nhƣ vậy, cơng ty có thể tuyển dụng đƣợc những lao động có chỗ ở gần nơi làm việc.
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi thơng báo tuyển dụng, phịng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể nhƣ sau:
Về mặt hình thức
Hồ sơ của ứng viên sẽ phải có đầy đủ những giấy tờ sau: Đơn xin việc.
Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phƣơng).
Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên.
Giấy khám sức khoẻ.
Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao Chứng minh Nhân dân hoặc Thẻ Căn cƣớc.
4 tấm hình 3x4 (khơng q 6 tháng).
Và tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà cơng ty sẽ u cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
Về nội dung
Với lao động chuyên mơn, hồ sơ phải thể hiện đƣợc trình độ chun mơn cũng nhƣ các kiến thức theo u cầu tuyển dụng thơng qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
Với lao động phổ thông, ứng viên phải đƣợc xác nhận có đủ sức khỏe thơng qua giấy khám sức khỏe đã đƣợc xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Vị trí lao động phổ thơng: Do yếu tố công việc khá vất vả phải làm đêm và tuyệt đối khơng có tác nhân gây cháy tại nơi làm việc nên ứng viên sẽ đƣợc sàng lọc dựa trên giấy khám sức khỏe để chọn ra ngƣời có sức khỏe tốt và khơng hút thuốc. Tiếp theo đó là dự trên trình độ học vấn phải tốt nghiệp trung học phổ thơng.
Vị trí lao động chun mơn: ứng viên phải có đầy đủ trình độ chun mơn để làm tốt cơng việc vì vậy hồ sơ sẽ đƣợc xét duyệt chủ yếu dựa vào bằng cấp mà công ty đã đƣa ra tại thông báo tuyển dụng.
Sau cùng, những hồ sơ không đƣợc duyệt sẽ bị hủy.
Theo nhƣ quá trình sàng lọc hồ sơ trên ta thấy rằng, công tác sàng lọc hồ sơ của công ty đƣợc làm một cách khá bài bản và chuyên nghiệp để tuyển dụng đƣợc những ứng viên phù hợp nhất với công ty.
Phỏng vấn
Những ứng viên có hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu sẽ đƣợc công ty gọi phỏng vấn, đây là khâu hết sức quan trọng để nhận định đƣợc rằng ứng viên có thật sự phù hợp với cơng ty hay không. Ở bƣớc này, đầu tiên ứng viên sẽ đƣợc phát phiếu đăng ký tuyển dụng để điền đầy đủ thơng tin. Sau đó, ứng viên sẽ đƣợc phỏng vấn.
Với những lao động phổ thơng, ứng viên sẽ đƣợc Trƣởng phịng Tổ chức – Hành chính cùng với phụ trách bộ phận cần tuyền dụng phỏng vấn, nếu đồng ý sẽ chuyển lên phó giám đốc phụ trách nhân sự phỏng vấn và ra quyết định cuối cùng.
Với những lao động chuyên môn sẽ đƣợc phỏng vấn bởi hội đồng phỏng vấn bao gồm: Cán bộ quản lý trực tiếp bộ phận cần tuyển, Trƣởng phịng Tổ chức – Hành chính và Cán bộ có chun mơn nghiệp vụ cần tuyển (khi cần). Để đánh giá ứng viên, hội đồng tuyển dụng sẽ sử dụng phiếu phỏng vấn.
Đối với những ứng viên khơng qua đƣợc vịng phỏng vấn, hồ sơ của họ sẽ đƣợc lƣu trữ vào hồ sơ dự phịng, khi cơng ty cần phải tuyển dụng gấp họ sẽ đƣợc ƣu tiên tuyển dụng trƣớc.
Dƣới đây là một số mẫu câu hỏi phỏng vấn hay đƣợc sử dụng trong q trình phỏng vấn ứng viên:
Nói cho tơi biết thơng tin về bạn? Thế mạnh của bạn là gì?
Điểm yếu nhất của bạn là gì? Tại sao bạn lại bỏ việc?
Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?
Tại sao bạn lại muốn làm việc cho cơng ty chúng tơi?
Bạn nghĩ bạn có thể hợp tác với chúng tôi trong bao lâu, nếu bạn đƣợc tuyển dụng vào công ty?
Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?
Bạn có những kinh nghiệm gì trong lĩnh vực này? Bạn đã có kinh nghiệm làm việc thực tế hay chƣa?
Trong thời gian vừa qua, bạn làm gì để củng cố và mở mang kiến thức của bản thân?
Vui lòng cho biết một đề nghị cài tiến mà bạn đã thực hiện trƣớc đây? Tại sao bạn nghĩ rằng bạn sẽ làm tốt công việc này?
Đồng nghiệp hay bạn bè đánh giá bạn là ngƣời nhƣ thế nào?
Với những câu hỏi trên, cơng ty có thể tìm hiểu về năng lực, thái độ làm việc của ứng viên. Tuy nhiên, cơng ty chỉ có bƣớc phỏng vấn để kiểm tra những khía cạnh đó mà khơng có bƣớc xác minh thông tin trƣớc khi phỏng vấn. Nhƣ vậy, rất có thể cơng ty sẽ tuyển phải những ứng viên chỉ có tài ăn nói mà thái độ cũng nhƣ năng lực không tốt.
Thử việc và quyết định tuyển dụng
Những ứng viên đƣợc chọn sẽ đƣợc phịng Tổ chức – Hành chính thơng báo trúng tuyển qua điện thoại. Những nhân viên này sẽ bƣớc vào thời gian thử việc. Trong thời gian thử việc nhân viên sẽ đƣợc ký hợp đồng thử việc.
Đối với những nhân viên làm việc tại phòng ban chuyên môn, ngày đầu tiên đi làm nhân viên mới sẽ đƣợc trƣởng phịng Tổ chức – Hành chính hoặc chun viên tuyển dụng, đào tạo trực tiếp hƣớng dẫn, tạo điều kiện cho nhân viên mới hội nhập vào môi trƣờng làm việc nhanh nhất, phổ biến về nội quy, quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi…. Sau đó, trƣởng các bộ phận phịng ban quản lý trực tiếp của nhân viên mới này sẽ hƣớng dẫn cụ thể công việc cũng nhƣ phƣơng pháp làm việc để họ có thể bắt tay vào cơng việc dễ dàng hơn.
Đối với nhân viên bán hàng: Khi phòng vấn đƣợc Phòng Tổ chức – Hành chính thơng tin về các quy định, chế độ đãi ngộ, thời giờ làm việc và trách nhiệm liên quan trong công việc, khi đƣợc tuyển dụng sẽ giao cán bộ quản lý hoặc ngƣời đƣợc phân công tại Trạm xăng dầu hƣớng dẫn các quy định, nội quy, quy trình sử dụng máy móc thiết bị, sử dụng các phƣơng tiện chữa cháy để nắm rõ trƣớc khi thực hiện từng công việc theo sự phân công của phụ trách Trạm xăng dầu.
Công tác thử việc đối với nhân viên mới rất đƣợc Cơng ty coi trọng vì q trình này giúp ứng viên bộc lộ năng lực thực sự của mình đồng thời cho thấy mức độ phù hợp giữa họ và cơng việc ở vị trí tuyển dụng.
Qua quá trình thử việc, Công ty sẽ đánh giá và đƣa ra quyết định có tuyển dụng chính thức nhân viên đó hay khơng. Thời gian thử việc của Cơng ty thƣờng từ 1 đến 2 tháng tuỳ thuộc vào vị trí cơng việc mà ngƣời lao động đảm nhiệm.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc theo hợp đồng, trƣởng các bộ phận hoặc ngƣời quản lý trực tiếp nhân viên mới chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá kết quả thử việc, nếu đáp ứng u cầu cơng việc thì kiến nghị đề xuất ký HĐLĐ chính thức chuyển lên phịng Tổ chức – Hành chính trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt. Ngƣợc lại, cán bộ phụ trách Trạm xăng dầu sau khi thống nhất với phịng Tổ chức – Hành chính sẽ thơng báo chấm dứt thời gian thử việc đối với ngƣời lao động và thực hiện thanh toán các chế độ theo quy định.
Việc đánh giá dựa trên các chỉ tiêu sau: - Mức độ hồn thành cơng việc - Kiến thức
- Khả năng giao tiếp
- Ý thức tập thể (sự cộng tác) - Tính tự giác
- Trung thực
- Tính chủ động, sáng tạo trong cơng việc
3.2.5 Kết quả tuyển dụng và chi phí tuyển dụng
Biểu đồ 3.6 Số lượng nhân sự mới được tuyển dụng trong giai đoạn 2014 – 2016
Nguồn: Phịng tổ chức – Hành chính
Bảng 3.6 Số lượng lao động mới tuyển vào phân chia theo tính chất lao động