IV Chi phí hạ tầng trả Tổng công ty Căn cứ theo hợp đồng ký với Tổng công ty
CẢI TIẾN LIÊN TỤC
3.4.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
Các dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty từ trước tới nay đều là dự án thứ phát, do Tổng công ty ủy quyền đầu tư và kinh doanh sản phẩm, để được ủy quyền đầu tư dự án, trước tiên, Công ty phải lập Hồ sơ xin giao dự án. Nội dung hồ sơ bao gồm:
- Văn bản xin giao dự án, trong đó đề xuất tình hình thực hiện theo quy chế số 358/QĐ-HĐQT ngày 20/11/2007 và nêu rõ mục tiêu xin giao dự án.
- Tổng hợp báo cáo về tình hình thực hiện, tiến độ, hiệu quả của những dự án thứ phát đã được giao thực hiện.
- Phương án huy động vốn.
- Phương án kinh doanh và hiệu quả của dự án, phải đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận và chỉ tiêu tích lũy vốn chủ sở hữu theo quy định của Tổng công ty.
- Bảng chi tiết tiến độ thực hiện dự án.
- Phương án khai thác, vận hành và cơng tác bảo trì dịch vụ sau bán hàng.
Ban Chiến lược đầu tư thuộc Tổng công ty sẽ là đầu mối tiếp nhận hồ sơ, phối hợp với Ban Tài chính đầu tư và Ban thị trường kiểm tra, xem xét, đánh giá, báo cáo Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt. Trong vịng 15 ngày, Tổng cơng ty sẽ thực hiện kiểm tra, xét duyệt và ra quyết định.
Sau khi được ủy quyền, tiếp nhận dự án, cán bộ quản lý dự án thực hiện các công việc cụ thể sau: lập và thẩm định dự án đầu tư Tiếp nhận ủy quyền; xác định mơ hình tổ chức dự án; lập kế hoạch dự án; thành lập nhóm dự án, chuẩn bị cơ cấu tổ chức điều hành dự án; chuẩn bị nội dung quản lý trong quá trình thi cơng xây lắp cơng trình. Cụ thể như sau:
- Lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình: do Phịng Đầu tư và quản lý dự án thực hiện, nội dung bao gồm phần thuyết minh dự án và phần thiết kế cơ sở.
- Sau khi lập dự án, gửi hồ sơ dự án đến tổ chức tín dụng, ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội thẩm định phương án tài chính và phương án trả nợ để ra quyết định chấp thuận cho vay hoặc không (đối với các dự án sử dụng nguồn vốn tín dụng). Sau khi có kết quả thẩm định dự án, gửi hồ sơ đầu tư xây dựng cơng trình để trình Chủ tịch Hội đồng quản trị (là người có thẩm quyền quyết định đầu tư đối với các dự án xây dựng nhà ở của công ty) thẩm định phê duyệt phê duyệt. Hồ sơ dự án đầu tư bao gồm:
- Tờ trình thẩm định dự án.
- Dự án (bao gồm phần thuyết minh và thiết kế cơ sở) - Các văn bản pháp lý có liên quan.
- Thành lập Ban quản lý dự án, xây dựng một cơ cấu tổ chức hồn thiện để mỗi vị trí cơng tác đều có một nhân viên thích hợp, mỗi cá nhân đều xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của bản thân. Phân cấp quản lý, phân cơng trách nhiệm rõ ràng, hài hóa thống nhất và có hệ thống phản hồi thơng tin chính xác để giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện một cách nhanh chóng, ổn thỏa.
- Chuẩn bị nội dung quản lý đối với quá trình thực hiện dự án, bao gồm các nội dung về quản lý chất lượng, quản lý thời gian, tiến độ, chi phí, quản lý rủi ro… trong đó, các cơng việc cụ thể là quản lý công trường (hiện trường dự án), quản lý công cụ dụng cụ và nguyên vật liệu, quản lý an toàn, vệ sinh y tế và bảo vệ mơi trường. Nhiệm vụ này do phịng Đầu tư và quản lý dự án phối hợp với các phòng ban chức năng thực hiện, trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt trước khi triển khai thi cơng.
Trình tự các bước cơng ty phải thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư được biểu hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Trình tự các bước chuẩn bị đầu tư tại công ty
Trách nhiệm Công việc
Ban giám đốc công ty
Tổng công ty
Ban giám đốc
Ban quản lý dự án
P. Đầu tư và quản lý dự án
Ban giám đốc
Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội
Chủ tịch Hội đồng quản trị (Tổng công ty)
Giai đoạn này, quản lý chất lượng được xem là đối tượng quản lý quan trọng nhất. Các kế hoạch, các kết quả nghiên cứu phải thật chính xác, được kiểm tra, đánh giá hết sức kỹ càng, đảm bảo cho quá trình thực hiện phải đúng với kế hoạch, tiêu chuẩn và mục tiêu đã định.
Hồ sơ xin giao dự án
Quyết định ủy quyền thực hiện đầu tư cho Hud1
Thành lập Ban quản lý dự án
Tiếp nhận mặt bằng lô đất
Lập dự án đầu tư tiếp nhận ủy quyền
Thẩm định và phê duyệt dự án
Thẩm định phương án tài chính