9 Harold Koontz, : Sđd, tr 585.
5.3. Thuyếtquản lý tổ chức của C.I Barnard
Chester Irving Barnard (1886 - 1961) từng theo học Quản trị kinh doanh tại Đại học Harvard nhưng khơng lấy được bằng cử nhân vì thiếu học phần thực tập. Ơng từng trải qua nhiều chức vụ quản lý khác nhau:
Chủ tịch công ty điện thoại Bell, New Jersey, Chủ tịch Hội đồng cứu trợ
79
New Jersey, Chủ tịch Quỹ Rockerfeler, Trợ lí Bộ trưởng Bộ Tài chính, Trưởng phịng Thương mại Hoa Kỳ, v.v..
Với nhiều đóng góp cho lĩnh vực quản lý nên Chester Irving Barnard đã nhận được 7 bằng tiến sĩ danh dự của các đại học nổi tiếng của Hoa Kỳ. Năm
1938, ông cho xuất bản cuốn Chức năng của quản lý28 và tác phẩm này được Nhà
xuất bản Đại học Harvard tái bản năm 1968.
5.3.1. Cách tiếp cận quản lý
Trước đây, hầu hết các cơng việc quản lý và tổ chức thường mang tính chắp vá: Quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, phân tích và đo lường, v.v.. Trong khi đó một số vấn đề cơ bản như tại sao chúng ta cần các tổ chức, những bản chất nào của tổ chức mà chúng ta còn chưa tiếp cận được. C.I. Barnard cho rằng nếu không trả lời được những vấn đề này và khơng tìm ra được bản chất của tổ chức, chúng ta sẽ khơng có cơ sở vững chắc để thảo luận những vấn đề mang tính chuyên biệt hơn29.
Chester Irving Barnard cho rắng cần tiếp cận quản lý từ những lí thuyết về tổ chức và cần phải phân biệt công việc quản lý và cơng việc tổ chức. Ơng cho rằng quản lý không phải là công việc của tổ chức mà là cơng việc chun mơn nhằm duy trì và phát triển tổ chức.
5.3.2. Quan niệm về tổ chức
Vào năm 1939, C.I. Barnard đề xuất một trong những học thuyết hiện đại nhất về tổ chức. Ông cho rằng Tổ chức là hệ thống các hoạt động hợp tác có ý
thức30. Quan điểm này từng được đánh giá là một trong những định nghĩa hay nhất
về tổ chức.
28 Nguyên bản tiếng Anh: “ The Functions of the Executive''".
29 Một số học giả coi học thuyết của C.I. Barnard là Thuyết tổ chức tân cổ điển (Neoclassical Organization Theory) để phân biệt với thuyết quản lý theo khoa học và thuyếtquản lý hành chính màtậpbài giảng này gọi là thuyết quản lý cổ điển
(Classical Organization Theory). See http://www.survey-software- solutions.com/walonick/organizational-theory.htm
80
30 Tiếng Anh: Organization as a system of consciously coordinated activities. See
http://www.survev-software-solutions.com/walonick/organizational-theorv.htm.
Theo cách nói của một số tác giả Việt Nam, tổ chức là một hệ thống các hoật động hay tác động có ý thức của hai hay nhiều người.
81
Hoàng Văn Luân, Trường ĐH KHXH&NV, Đại học Quôc gia Hà Nộir
C.I. Barnard nhấn mạnh vai trị của người quản lý là tạo ra bầu khơng khí mà ở đó có được sự gắn kết hay thống nhất các giá trị và mục đích. Thành cơng của tổ chức phụ thuộc vào khả năng của nhà quản lý trong việc tạo ra bầu khơng khí tổ chức này. Ơng nhấn mạnh thẩm quyền của nhà quản lý bắt nguòn từ sự chấp nhận của những người dưới quyền chứ không phải từ cơ cấu thứ bậc về quyền lực của tổ chức. Học thuyết của C.I. Barnard bao gồm những nhân tố của cả thuyết quản lý cổ điển và tân cổ điển và chúng ta có thể coi C.I. Barnard như là một nhà lí luận quá độ từ thuyết cổ điển sang tân cổ điến31.
Theo C.I. Barnard, tổ chức cần có 3 yếu tố phổ biến:
- Sự săn sàng hợp tác của các cá nhân: cá nhân khác nhau sẽ có những đóng góp khác nhau cho mục tiêu chung. Vì vậy, nhà quản lý cần duy trì sự cân bằng giữa đóng góp và hưởng thụ. Và ở đây cần phân biệt sự khác nhau giữa hiệu lực và hiệu quả. Hiệu lực là khái niệm chỉ chú ý đến việc đạt mục tiêu chung còn hiệu quả là khái niệm chú ý đến cả việc đạt mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân hay sự thoả mãn cá nhân. Và chỉ trên cơ sở sự thoả mãn cá nhân mới có sự sẵn sàng hợp tác. Ơng đã đưa ra 4 yếu tố làm thoả mãn cá nhân và có thể nói gọn thành 2 loại yếu tố cơ
bản: các yếu tố vật chất (lương, thưởng, điều kiện lao động); Các yếu tố phi vật chất (sự hấp dẫn của công việc, cơ hội thăng tiến, tự hảo nghề nghiệp, niềm tin).
- Mục đích chung: Ơng cho rằng mục đích chung là cơ sở của sự hợp tác
giữa các cá nhân với nhau. Tuy mục đích chung và mục đích riêng có sự khác biệt nhưng chúng ln ln thống nhất với nhau. Đó là sự thống nhất giữa mục đích và phương tiện. Mục đích chung là phương tiện để đạt sự thảo mãn cá nhân và ngượi lại.
- Thơng tin: Ơng cho rằng mục đích của thơng tin là để cho mọi cá nhân hiểu biết mục tiêu chung của tổ chức và quá trình truyền tin chính là q trình duy trì sự hợp tác của các cá nhân và ông đưa ra 4 nguyên tắc của thơng tin:
Thơng tin phải chính xác, kịp thời; phải trực tiếp và ngắn gọn; phải thường xuyên và phải rõ ràng.
31 Nguyên bản tiếng Anh: transition theorist.
Ngoài ra, C.I. Barnard cũng cho rằng trong bất kì tổ chức nào (tổ chức chính thức) cũng có các tổ chức khơng chính thức (tổ chức phi chính thức). Tổ chức phi chính thức được hình thành một cách tự nguyện và nhằm thoả mãn những nhu cầu, những nguyện vọng của cá nhân mà tổ chức chính thức khơng thoả mãn được. Gắn liền và đi cùng tổ chức phi chính thức là những thơng tin phi chính thức. Các nhà quản lý cần thiết phải nghiên cứu và có cách thức hợp lý để lấy thơng tin khơng chính thức và qua đó nâng cao sự thoả mãn cá nhân, hoàn thiện và nâng cao sức mạnh của tổ chức chính thức.
Trong khi cho rằng tổ chức có tính trội: Sức mạnh của tổ chức bao giờ cũng lớn hơn tổng số sức mạnh của các cá nhân khi họ hoạt động độc lập với nhau.
C.I. Barnard cũng tin rằng tổ chức cao hơn cá nhân, các tổ chức là duy lý cịn cá nhân thì khơng. Và đây là một điểm rất đặc biệt. Trong học thuyết kinh tế hiện đại, người ta thường cho rằng cá nhân là duy lý trong khi đó nếu hợp thành một nhóm thì nhóm có thể khơng duy lý. Có thể do C.I. Barnard cịn bị ảnh hưởng của chủ nghĩa duy lý đương thời.
5.3.3. Quan niệm về quản lý
Dựa trên học thuyết về tổ chức, đặc biệt là sự hợp tác; C.I. Barnard bàn về các chức năng của quản lý. Ông cho rằng các chức năng của quản lý nhằm duy trì hệ thống các cố gẳng, nỗ lực hợp tác của tổ chức. Vì vậy, theo ơng, quản lý có ba chức năng (nhiệm vụ): 1. Phát triển và duy trì hệ thống thơng tin. Điều này liên quan đến sự phối hợp của tổ chức (các biểu đồ tổ chức, phân chia và phân loại công việc, v.v..) và quản lý nhân sự (tuyển chọn và khích lệ nhân sự); 2.
Khuyến khích sự đồn kết của cá nhân nhằm tạo nguồn lực của tổ chức. Chức
năng này nhằm hai nhiệm vụ: đưa cá nhân vào mối quan hệ hợp tác với tổ chức và gợi mở dịch vụ sau khi cá nhân đã tham gia vào các mối quan hệ này và 3. Đưa ra và xác định rõ mục đích, mục tiêu của tổ chức.
Tư tưởng quyền lực của C.I. Barnard cũng được xây dựng trên cơ sở quan điểm của ông về hợp tác trong tổ chức: Quyền lực từ dưới lên (Authority comes from the bottom). Điều này khác với các quan điểm của các nhà quản lý trước đây Hoàng Văn Luân, Trường ĐH KHXH&NV, Đại học Quôc gia Hà Nộir
cho rằng quyền lực từ trên xuống. Ông nhấn mạnh, cấp dưới ra quyết định cho mức độ quyền hạn của cấp trên. Nếu
83
cấp dưới khơng thừa nhận tính hợp pháp của các mệnh lệnh thì người ra mệnh lệnh đó khơng có quyền lực. Vì vậy, tn thủ là một điều kiện tất yếu của quyền lực. Ông đưa ra 3 điều kiện của sự tuân thủ:
+ Thông tin phải đầy đủ, rõ ràng để hiểu đúng luật của tổ chức; + Mệnh lệnh phải phù hợp với mục đích chung của tổ chức; + Thời điểm ra mệnh lệnh phải phù hợp với nhân viên.
Theo C.I. Barnard, quyết định quản lý phải được phân phối cho cả 3 cấp quản lý và các cấp quản lý khác nhau sẽ ra các quyết định khác nhau: Quản lý cấp cao sẽ ra các quyết định về mục tiêu chung; Quản lý cấp trung ra quyết định về mục tiêu cụ thể của từng bộ phận, các quyết định về chuyên môn, công nghệ; quản lý cấp thấp ra các quyết định điều hành.
C.I. Barnard nhấn mạnh, phải có nghệ thuật trong q trình ra quyết định: khơng ra quyết định về các vấn đề khơng cịn phù hợp, không vội vàng ra quyết định và khơng ra quyết định khơng có hiệu lực, khơng ra quyết định mà người khác có quyền ra quyết định đó.
Theo C.I. Barnard, để ra được quyết định cần phải có tư duy logic và phải lương tri đồng thời cần phải phân biệt sự khác nhau giữa quyết định của cá nhân và quyết định của tổ chức.
Trong quản lý cần phải có những quyết định mang tính chất tổ hợp tức là những quyết định do nhiều cá nhân cùng nhau đuưa ra. Đó là những quyết định được sử dụng nhiều kênh thông tin.
84
Trong quản lý, theo ơng, chỉ có những quyết định hợp lý có hạn mà thơi. Ơng phân biệt con người kinh tế và con người quản lý: Con
người kinh tế ln muốn đi tìm hành động tối ưu nhất thì con người quản lý chỉ đi tìm những hành động thoả đáng mà thôi.
Hai yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định và thực hiện quyết định: Yếu tố bên ngồi (mơi trường đào tạo, môi trường công tác); Yếu tố bên trong (tính hiệu quả của tổ chức và sự hiểu biết về tổ chức).
Q trình ra quyết định gồm có 2 giai đoạn: lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện quyết định.
Ơng đưa ra 3 khía cạnh cần kiểm tra: Kiểm tra mục tiêu cả về số lượng và chất lượng, Kiểm tra thủ tục làm việc và Kiểm tra tiến độ, thời gian làm việc.
Trong kiểm tra ông yêu cầu tránh kiểm tra quá mức, vì nếu kiểm tra quá mức thì tất yếu dẫn tới tập quyền trong quản lý.
C.I. Barnard cũng khẳng định cần phải xác định cơ cấu các chức vụ cả theo chiều dọc và chiều ngang nhằm tạo ra sự hợp tác trong tổ chức. Ông đưa ra 5 yếu tố có thể ảnh hưởng tới hệ thống chức vụ của tổ chức:
- Đánh giá sai lệch về cá nhân;
- Hệ thống các chức vụ được thiết kế cứng nhắc, không linh hoạt; - Khơng cơng bằng trong tổ chức, người có địa vị cao thường không xứng
đáng với phần thưởng và thu nhập của họ;
- Khơng có điều kiện để phát huy tính sáng tạo của cá nhân;
85 - Tâm lý không muốn rời bỏ địa vị.