Thủ tục XK bắt đầu khi một nước xuất khẩu hoặc đại lý truyền tờ khai XK sử dụng đường truyền eb-XML thơng qua hệ thống VAN hoặc Internet đến hệ thống máy tính HQ. Ngay sau khi hệ thống máy tính của HQ nhận được dữ liệu Tờ khai XK, dữ liệu đĩ được xác nhận sơ bộ. Trong trường hợp các dữ liệu xác nhận khơng chứa lỗi, số lượng hàng hố của tờ khai được tạo ra kết hợp với hệ thống thanh tốn điện tử (nếu cĩ thuế XK) thì các thơng tin hàng XK ngay sau đĩ được chuyển đến các nước xuất khẩu/đại lý giao nhận.
Sau đĩ, hệ thống máy tính của HQ nhận được danh sách các mặt hàng từ người XK và đưa chúng tới hệ thống QLRR để phân luồng. Nếu hệ thống HQ xác nhận hợp lệ của dữ liệu hoặc phát hiện lỗi khai báo, lỗi phần mềm thì hệ thống tự sửa ngay lập tức. Nếu khơng tìm thấy số tờ khai thì hệ thống gửi tin nhắn trả lời trực tiếp đến đơn vị giao nhận vận tải hàng hĩa. Giao nhận vận tải hàng hĩa sau đĩ in ra
26
Ở giai đoạn này, dữ liệu hàng hĩa được kiểm tra đối với các tiêu chí chọn lọc được xác định trước để cho biết việc phân luồng vào Luồng Đỏ hoặc Luồng Xanh. Luồng Xanh được xĩa trong vịng một phút trong khi hàng hĩa Luồng Đỏ bị phân loại và được lấy ra để kiểm tra thực tế.
1.3.3 Malaysia
Quá trình triển khai xây dựng, ứng dụng CNTT được HQ Malaysia thực hiện theo từng giai đoạn với quy mơ tăng dần. Giai đoạn đầu, triển khai trước tại một khu vực với tất cả loại hình XNK. Sau khi đánh giá kết quả thí điểm mới mở rộng cho các Bang khác (sau 13 năm HQ Malaysia mới triển khai phạm vi tồn quốc).
Để tạo ra một cơ sở hạ tầng thơng tin thống nhất và chuẩn hĩa phục vụ cho chiến lược Chính phủ điện tử mà trong đĩ HQ là một thành phần quan trọng, năm 1995, Chính phủ Malaysia chỉ định cơng ty tư nhân Dagang Net Technology Sdn Bhd xây dựng hạ tầng mạng để thực hiện mục đích này. Hiện nay, tất cả các giao dịch điện tử giữa cơ quan HQ với cộng đồng DN, với các cơ quan khác như: đại lý vận tải, cơ quan giao nhận, ngân hàng, các cơ quan quản lý của Chính phủ v.v… đều thơng qua mạng Dagang Net. Dagang Net sẽ chịu trách nhiệm về việc quy định chuẩn dữ liệu khai HQĐT và giải quyết mọi việc nếu cĩ tranh chấp xãy ra giữa người khai và cơ quan HQ đối với việc trao đổi thơng tin. Việc khai HQ cĩ thể được thực hiện thơng qua ba hình thức sau:
- Sử dụng phần mềm khai HQ của Dagang Net hoặc của bên thứ ba nhưng phải được sự đồng ý của Dagang Net để đảm bảo tính tương thích.
- Sử dụng website của Dagang Net.
- Đối với các DN nhỏ, khơng thường xuyên XNK thì cĩ thể khai trên mẫu theo quy định, sau đĩ mang đến Dagang net để nhập dữ liệu vào hệ thống.
Các đơn vị tham gia khai HQĐT và cơ quan HQ phải trả phí giao dịch điện tử. Việc tính phí được dựa trên cơ sở dung lượng của mỗi giao dịch.
27