7. Kết cấu đề tài
2.2 Thực trạng về quy trình kiểm sốt nội bộ theo hƣớng quản trị rủi ro cho quy
quy trình xuất khẩu đối với các doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở Đồng bằng sông Cửu Long.
2.2.1 Khái quát về thực trạng khảo sát 2.2.1.1 Mục đích và phƣơng pháp khảo sát 2.2.1.1 Mục đích và phƣơng pháp khảo sát
- Mục đích khảo sát:
Thông qua kết quả khảo sát, tác giả sẽ nắm đƣợc tình hình thực tế áp dụng quy trình KSNB theo hƣớng quản trị rủi ro cho quy trình xuất khẩu đối với các doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở ĐBSCL.
- Phƣơng pháp khảo sát:
Tác giả sử dụng phƣơng pháp khảo sát thực tế: từ danh sách các doanh nghiệp xuất khẩu gạo là thành viên của Hiệp hội lƣơng thực Việt Nam (135 doanh nghiệp), trong đó có 80 doanh nghiệp thuộc khu vực ĐBSCL, gửi bảng câu hỏi khảo sát thông qua địa chỉ email, skype, google drive hoặc gửi trực tiếp đến 80 doanh nghiệp này.
2.2.1.2 Nội dung khảo sát
Tác giả thực hiện khảo sát các doanh nghiệp xuất khẩu ở ĐBSCL để biết đƣợc thực tiễn việc áp dụng hệ thống KSNB theo hƣớng QTRR cho quy trình xuất khẩu gạo của các doanh nghiệp này diễn ra nhƣ thế nào, đồng thời biết đƣợc mức độ quan tâm của doanh nghiệp đến quy trình này, các giải pháp doanh nghiệp sử dụng để đối phó rủi ro trong hoạt động xuất khẩu gạo.
2.2.1.3 Đối tƣợng khảo sát
Ngƣời đƣợc khảo sát là Giám đốc doanh nghiệp, hoặc Kế toán trƣởng, hoặc nhân viên phịng Kế tốn và phòng Kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc lựa chọn. Giám đốc doanh nghiệp và Kế toán trƣởng là những ngƣời điều hành và nắm rõ mọi hoạt động của cơng ty. Thêm vào đó, họ có những kiến thức nhất định về hệ thống KSNB theo hƣớng QTRR. Nhân viên đƣợc lựa chọn gửi bảng khảo sát là nhân viên phịng Kế tốn và phịng Kinh doanh, là những ngƣời thực hiện quy trình KSNB theo hƣớng QTRR cho quy trình xuất khẩu gạo trong cơng việc hàng ngày. Vì vậy đối tƣợng khảo sát gồm Giám đốc doanh nghiệp, Kế toán trƣởng, nhân viên phịng Kế tốn và phịng Kinh doanh sẽ đảm bảo kết quả khảo sát đạt đƣợc mục tiêu đề ra của tác giả.
[Xem danh sách các doanh nghiệp trả lời khảo sát ở Phụ lục 2]
2.2.1.4 Bảng câu hỏi khảo sát
* Bảng câu hỏi khảo sát đƣợc thiết kế dựa trên công cụ đánh giá hệ thống KSNB theo hƣớng quản trị rủi ro (theo báo cáo COSO ERM 2004) và dựa trên đánh giá chủ quan của tác giả. Bảng câu hỏi gồm 46 câu hỏi, chia làm 2 nhóm:
- Nhóm câu hỏi về thực trạng hệ thống KSNB theo hƣớng QTRR cho hoạt
động xuất khẩu gạo: gồm 40 câu hỏi.
- Nhóm câu hỏi về giải pháp: gồm 6 câu hỏi nhằm tham khảo ý kiến ngƣởi
đƣợc khảo sát về giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB theo hƣớng QTRR trong tƣơng lai của các doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở ĐBSCL.
* Các dạng câu hỏi đƣợc sử dụng trong bảng khảo sát:
- Dạng câu hỏi trả lời Có/Khơng: đối với các câu hỏi mang tính chất xác định thực trạng của quy trình KSNB theo hƣớng quản trị rủi ro đối với quy trình xuất khẩu gạo.
- Dạng câu hỏi theo thang đo Likert: nhằm đánh giá thái độ của ngƣời đƣợc khảo sát đối với thực trạng của quy trình KSNB theo hƣớng quản trị rủi ro đối với quy trình xuất khẩu gạo, gồm 5 mức độ:
+ Hồn tồn khơng đồng ý (0%): doanh nghiệp hồn tồn khơng xây dựng và cũng khơng quan tâm đến quy trình.
+ Khơng đồng ý (25%): doanh nghiệp có thể có quy trình nhƣng khơng áp dụng hoặc chƣa xây dựng quy trình.
+ Bình thƣờng (50%): doanh nghiệp có xây dựng quy trình nhƣng khơng quan tâm nhiều đến việc áp dụng.
+ Đồng ý (75%): doanh nghiệp có áp dụng quy trình.
+ Hồn tồn đồng ý (100%): doanh nghiệp có áp dụng và quan tâm nhiều đến quy trình.
- Dạng câu hỏi nhiều lựa chọn: nhằm đƣa ra ý kiến cá nhân của ngƣời đƣợc khảo sát về giải pháp hồn thiện quy trình.
[Xem Bảng câu hỏi khảo sát ở Phụ lục 3]
2.2.1.5 Phƣơng pháp xử lý số liệu khảo sát
Tổng hợp các phiếu trả lời theo từng câu hỏi và theo từng nhóm:
quản lý, Thiết lập mục tiêu, Nhận diện sự kiện tiềm tàng, Đánh giá rủi ro, Phản ứng với rủi ro, Phản ứng với rủi ro, Các hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thơng, Giám sát. Sau đó, tính tỷ lệ phần trăm các câu trả lời và đánh giá, phân tích.
- Nhóm câu hỏi về giải pháp: tổng hợp số giải pháp đƣợc đa số các doanh nghiệp lựa chọn, làm cơ sở phân tích, đánh giá và đƣa ra các giải pháp của cá nhân tác giả trong chƣơng 3.
2.2.2 Kết quả khảo sát
Trong 80 doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở ĐBSCL đƣợc gửi phiếu khảo sát, thu đƣợc 39 phiếu trả lời, chiếm tỷ lệ 49%.
Xét về doanh thu xuất khẩu gạo của các doanh nghiệp trả lời khảo sát so với kim ngạch xuất khẩu gạo của khu vực ĐBSCL thì: kim ngạch xuất khẩu gạo của cả nƣớc đạt gần 3 tỷ USD, trong đó kim ngạch xuất khẩu gạo của ĐBSCL chiếm 80%, tức là khoảng 2.4 tỷ USD (theo số liệu thống kê của Bộ kế hoạch và đầu tƣ năm 2013). Còn doanh thu xuất khẩu gạo của 39 doanh nghiệp trả lời khảo sát ƣớc lƣợng khoảng 34.500 tỷ đồng, chiếm tỷ lệ khoảng 72% trong tổng kim ngạch xuất khẩu gạo của ĐBSCL.
Vì vậy, kết quả khảo sát thu đƣợc từ 39 doanh nghiệp này có thể đại diện cho cả khu vực ĐBSCL trong việc phản ánh thực trạng về quy trình KSNB theo hƣớng quản trị rủi ro đối với quy trình xuất khẩu gạo ở ĐBSCL.
Kết quả khảo sát về thực trạng của quy trình KSNB theo hƣớng quản trị rủi ro cho quy trình xuất khẩu gạo đƣợc thể hiện cụ thể nhƣ sau:
[Xem kết quả khảo sát tại Bảng tổng hợp kết quả khảo sát ở Phụ lục 4]
2.2.2.1 Môi trƣờng quản lý
* Triết lý của nhà quản lý về QTRR
Triết lý của nhà quản lý về QTRR Mức độ đồng ý
1. Doanh nghiệp có dám chấp nhận những hợp đồng xuất khẩu gạo có độ rủi ro nhƣng đem lại lợi nhuận cao khơng?
Có
23%
Khơng
77% Quan điểm của nhà quản lý về quản trị rủi ro rất quan trọng tạo nên thành công cho việc quản lý rủi ro của doanh nghiệp, tác động mạnh đến nhận thức về rủi ro của cấp dƣới. Kết quả khảo sát cho thấy đa số các doanh nghiệp trả lời khảo sát đều không dám chấp nhận những hợp đồng xuất khẩu gạo có độ rủi ro cao (chiếm tỷ lệ 77%), cho dù những hợp đồng đó sẽ đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
Việc này chứng tỏ tƣ tƣởng dám chấp nhận rủi ro của các doanh nghiệp ở ĐBSCL còn khá cứng nhắc.
* Rủi ro có thể chấp nhận
Rủi ro có thể chấp nhận Mức độ đồng ý
2. Mức độ chấp nhận rủi ro trong hoạt động xuất khẩu gạo có đƣợc quy định chính thức thành văn bản hoặc quy định của doanh nghiệp khơng?
Có
92%
Không
8%
Phần lớn các doanh nghiệp trả lời khảo sát (chiếm tỷ lệ 92%) cho rằng doanh nghiệp của mình có quy định mức độ chấp nhận rủi ro chính thức thành văn bản, trong khi chỉ có 8% doanh nghiệp lại chƣa cụ thể hóa mức độ chấp nhận rủi ro này. Nếu so với kết quả các doanh nghiệp không dám chấp nhận các hợp đồng xuất khẩu rủi ro cao ở trên, ta có thể suy luận rằng mức độ chấp nhận rủi ro đƣợc quy định trong văn bản của các doanh nghiệp là khá thấp và an toàn. Việc quy định mức độ chấp nhận rủi ro rõ ràng thành văn bản cho thấy hầu hết các doanh nghiệp ở ĐBSCL quan tâm khá nhiều đến việc QTRR trong xuất khẩu gạo.
* Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
3. Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát chủ động đánh giá và giám sát những rủi ro về quản lý mà vƣợt quá tầm kiểm soát của hệ thống QTRR và cân nhắc những rủi ro ảnh hƣởng hoạt động xuất khẩu gạo.
23% 54% 23%
4. Hội đồng quản trị tổ chức đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh định kỳ.
23% 54% 23%
Theo kết quả khảo sát, thì có 100% doanh nghiệp trong đó Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt ln chủ động đánh giá và giám sát những rủi ro vƣợt quá tầm kiểm sốt của hệ thống KSNB thơng qua việc tổ chức các cuộc họp định kỳ, phân tích kết quả của việc xuất khẩu gạo và những rủi ro đang và sẽ đối mặt, thống nhất các giải pháp đối phó rủi ro, ghi nhận và theo dõi tiến độ thực hiện cơng tác giảm thiểu và đối phó rủi ro. Trong các doanh nghiệp này, có 77% là chấp hành nghiêm chỉnh việc chủ động giám sát rủi ro của Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt, cịn 23% cịn lại thì có xây dựng quy trình này, nhƣng việc thực hiện còn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức.
* Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và các giá trị đạo đức Mức độ đồng ý
5. Những quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức có đƣợc quy định thành văn bản và công bố rộng rãi đến toàn bộ nhân viên khơng?
Có
92%
Khơng
8%
6. Doanh nghiệp có các biện pháp, chính sách khuyến khích nhân viên tuân thủ những quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc các thông lệ kinh doanh hay khơng. Đồng thời có những biện pháp xử lý những vi phạm đạo đức nghề nghiệp khơng?
Có
100%
Khơng
0%
Doanh nghiệp muốn tồn tại lâu dài trong xã hội thì tính chính trực và các giá trị đạo đức phải đƣợc doanh nghiệp tôn trọng và đặt làm kim chỉ nam của doanh nghiệp. Theo kết quả khảo sát, các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến tính chính trực và các giá trị đạo đức. Cụ thể, có đến 92% doanh nghiệp cho rằng những quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức đƣợc quy định thành văn bản và công bố rộng rãi đến toàn bộ nhân viên. Song song đó thì 100% doanh nghiệp có biện pháp cụ thể nhằm khuyến khích việc tuân thủ hoặc xử phạt việc vi phạm những giá trị này.
Trên thực tế, các doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở ĐBSCL cũng có nhiều hoạt động cụ thể cho thấy tính chính trực và các giá trị đạo đức thể hiện rõ rệt nhƣ: một số doanh nghiệp có bộ phận Cơng đồn ln quan tâm đến đời sống của nhân viên và có những hỗ trợ nhất định nhằm khích lệ tinh thần nhân viên (ví dụ: căn cứ vào kết quả đánh giá năng lực định kỳ, Cơng đồn sẽ khen thƣởng bằng hiện kim hoặc hiện vật cho nhân viên; nhân viên nào có hồn cảnh gia đình khó khăn nhƣ có ngƣời bệnh sẽ đƣợc Cơng đồn hỗ trợ kịp thời…). Ngoài những giá trị đạo đức đƣợc xây dựng và áp dụng trong doanh nghiệp mình, thì những giá trị này cũng đƣợc áp dụng cho cộng đồng nhƣ các chƣơng trình nhân viên trích một ngày lƣơng ủng hộ đồng bào bị lũ lụt, chƣơng trình xây dựng nhà tình nghĩa cho bà mẹ Việt Nam anh hùng, chƣơng trình chung tay vì Hồng Sa-Trƣờng Sa…
* Đảm bảo về năng lực
Đảm bảo về năng lực Mức độ đồng ý
7. Doanh nghiệp có sử dụng bảng mơ tả cơng việc yêu cầu rõ kiến thức và chất lƣợng nhân sự cho từng vị trí?
Có
85%
Khơng
15% 8. Doanh nghiệp có thực hiện việc giám sát cơng việc của nhân
viên có đạt những u cầu đề ra hay khơng, có huấn luyện nhân viên đầy đủ và thƣờng xun khơng?
Có
44%
Khơng
Qua khảo sát cho thấy, phần lớn doanh nghiệp (85%) có sử dụng bảng mơ tả cơng việc cụ thể yêu cầu rõ kiến thức và chất lƣợng nhân sự cho từng vị trí. Tuy nhiên, việc giám sát những yêu cầu công việc đặt ra lại không đƣợc chú trọng. Hơn nữa, việc huấn luyện nhân viên đầy đủ và thƣờng cũng khơng đƣợc đảm bảo (chỉ có 44% doanh nghiệp thực hiện việc này). Điều này cho thấy các doanh nghiệp chỉ mới làm tốt điều kiện cần nhƣng chƣa hoàn thành nốt điều kiện đủ cho quy trình đảm bảo năng lực.
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức Mức độ đồng ý
9. Doanh nghiệp có định kỳ kiểm tra lại cơ cấu tổ chức hiện hành khơng?
Có
92%
Khơng
8% Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là yếu tố giúp ngƣời quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý doanh nghiệp; từ đó, góp phần hỗ trợ nhà quản lý thực hiện việc quản trị rủi ro. Hầu hết các doanh nghiệp đều trả lời là doanh nghiệp mình có định kỳ kiểm tra lại cơ cấu tổ chức hiện hành (chiếm tỷ lệ 92%) cho thấy các doanh nghiệp ở ĐBSCL có ý thức rằng cơ cấu tổ chức là khá quan trọng và sẵn sàng tốn nhiều thời gian, công sức để xem xét định kỳ cơ cấu tổ chức, vấn đề bố trí nhân sự có cịn phù hợp với tình hình kinh doanh, quy mơ hiện tại của doanh nghiệp hay không.
* Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
10. Phân chia chức năng và quyền hạn giữa các bộ phận đảm bảo chức năng giám sát qua lại giữa các bộ phận.
8% 15% 38% 38%
Mặc dù các doanh nghiệp quan tâm khá nhiều đến việc kiểm tra, điều chỉnh cơ cấu tổ chức hiện hành nhƣng cơ cấu tổ chức của một số doanh nghiệp vẫn cịn chƣa hồn chỉnh, thể hiện ở việc phân chia chức năng và quyền hạn giữa các bộ phận chƣa đảm bảo chức năng giám sát qua lại giữa các bộ phận với nhau. Cụ thể, có 8% doanh nghiệp cho rằng doanh nghiệp mình hồn tồn khơng đảm bảo chức năng giám sát giữa các bộ phận, và 15% doanh nghiệp không quan tâm đến vấn đề này. Điều này có nghĩa là các bộ phận làm việc một cách độc lập với nhau, khơng có sự phối hợp, hợp tác, việc này sẽ dẫn đến nguy cơ các bộ phận khơng biết mình đã vơ tình làm sai hoặc tạo cơ hội để vấn đề gian lận có thể xảy ra, ảnh hƣởng đến việc quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Bên cạnh những doanh nghiệp cịn thiếu sót
trong phân chia quyền hạn và trách nhiệm thì 76% doanh nghiệp cịn lại thực hiện khá tốt quy trình này, đảm bảo các bộ phận hỗ trợ nhau hoàn thành mục tiêu đề ra.
* Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
11. Việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên ở những vị trí tài chính chủ yếu đƣợc hƣớng dẫn bởi những nguyên tắc về tính chính trực và năng lực cần thiết liên quan đến vị trí đó.
8% 38% 54%
12. Nhân viên thƣờng xuyên làm việc dƣới áp lực lớn (khối lƣợng công việc quá nhiều, thời hạn công việc gấp rút, áp lực doanh số…).
15% 15% 46% 23%
Một chính sách nhân sự tốt sẽ có tác dụng giữ chân nhân tài, sử dụng nhân viên một cách hiệu quả và hợp lý. 92% doanh nghiệp ln đặt mục tiêu tính chính trực và năng lực cần thiết liên quan đến vị trí liên quan là mục tiêu hàng đầu trong việc tuyển chọn nhân sự. Theo kết quả khảo sát, đa số các doanh nghiệp (70%) phải thƣờng xuyên làm việc dƣới áp lực lớn. Điều này cũng hoàn toàn dễ hiểu, từ năm 2013, ngành gạo nói chung với các doanh nghiệp xuất gạo nói riêng đều có tình hình kinh doanh khơng mấy khả quan. Hợp đồng xuất khẩu bị giảm sút, cịn nếu có thì giá trị xuất khẩu lại thấp hơn giai đoạn 2011-2012 khá nhiều, tạo áp lực doanh số cho các doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở ĐBSCL để có thể duy trì kinh doanh, khắc phục kết quả kinh doanh thua lỗ trong thời gian qua.
2.2.2.2 Thiết lập mục tiêu
B. Thiết lập mục tiêu Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
13. Hội đồng quản trị và Ban giám đốc thiếp lập những mục tiêu cấp cao nhất quán với phƣơng hƣớng về chiến lƣợc doanh nghiệp, và kì vọng về rủi ro chấp nhận đƣợc trong hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp.
23% 46% 31%
14. Hội đồng quản trị và Ban giám đốc xác định những nhân tố, sự kiện quan trọng, những thƣớc đo