7. Kết cấu đề tài
3.2 Các giải pháp để hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ theo hƣớng quản trị rủ
3.2.8 Giải pháp về Giám sát
Hoạt động giám sát nhằm xác định QTRR có vận hành theo đúng thiết kế hay không.
3.2.8.1 Kiểm tra giám sát thƣờng xuyên và Phân tích đánh giá định kỳ
Ngồi việc thiết kế hệ thống KSNB theo hƣớng QTRR đối với hoạt động xuất khẩu để các phòng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau thì cấp quản lý trong doanh nghiệp cũng phải thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện hàng ngày trong phạm vi quản lý. Một mặt giám sát việc thực hiện của nhân viên, mặt khác nhà quản lý cũng phát hiện đƣợc những chi tiết chƣa hợp lý của quy trình. Giám sát thƣờng xuyên cũng bao gồm những báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thƣờng.
Thực hiện:
- Nhà quản lý yêu cầu các bộ phận chức năng báo cáo về kết quả công việc thực hiện quản trị rủi ro đột xuất nếu nhà quản lý cảm thấy có những diễn biến bất thƣờng diễn ra:
+ Bộ phận quản trị rủi ro: báo cáo về kết quả thực hiện việc tham mƣu cho nhà quản lý trong chu trình ký kết hợp đồng, chu trình mua hàng và chu trình thanh tốn tiền hàng.
+ Bộ phận cơng nghệ thông tin: báo cáo kết quả thực hiện hệ thống hóa các văn bản pháp lý, việc cập nhật diễn biến, tình hình lúa gạo trong nƣớc và thế giới.
+ Bộ phận kinh doanh: báo cáo kết quả thực hiện các hợp đồng gạo, những khó khăn vƣớng mắc trong quá trình làm việc.
+ Bộ phận kế tốn: báo cáo tình hình thanh tốn tiền hàng của các khách hàng nhập khẩu, việc sử dụng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro tỷ giá, việc cân đối nguồn vốn...
Thông qua các báo cáo đột xuất này, nhà quản lý sẽ nắm đƣợc diễn biến công tác quản trị rủi ro cho hoạt động xuất khẩu diễn ra nhƣ thế nào và kịp thời đƣa ra những quyết định phù hợp.
- Định kỳ các cấp quản lý tham gia trong quy trình cần có những cuộc họp để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu, sự phù hợp của các điều kiện hiện tại đến các quy trình liên quan. Ban giám đốc cũng có thể đƣa ra sự đánh giá thông qua những trao đổi với bộ phận kiểm soát nội bộ hoặc bộ phận quản trị rủi ro, Ban kiểm soát, kiểm toán độc lập, hoặc những nhà tƣ vấn về hệ thống KSNB để hồn thiện quy trình.
3.2.8.2 Hồn thiện và nâng cao nhận thức hoạt động của bộ phận KSNB hoặc bộ phận QTRR
Thực hiện:
- Thƣờng xuyên quán triệt tƣ tƣởng, quan điểm của lãnh đạo doanh nghiệp: bộ phận KSNB hoặc QTRR là cánh tay nối dài của Nhà quản lý doanh nghiệp, giúp nhà quản lý phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc khơng tn thủ quy trình, quy chế nội bộ có thể dẫn đến rủi ro, ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của quy trình xuất khẩu cũng nhƣ hiệu quả kinh doanh tồn hệ thống.
- Tăng cƣờng cơng tác kiểm tra KSNB định kỳ và đột xuất, nhất là tổ chức các đợt kiểm tra chéo để sớm phát hiện các dấu hiệu sai phạm và có hƣớng giải quyết dứt điểm, không để kéo dài. Qua đó, cán bộ kiểm tra có thể học tập kinh nghiệm lẫn nhau để nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn.
- Có kế hoạch bồi dƣỡng và nâng cao đạo đức của cán bộ kiểm tra, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, kỹ năng kiểm tra của từng ngƣời, giúp họ có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
- Mặt khác, bản thân từng cán bộ kiểm tra cũng phải ý thức rõ vai trị, trách nhiệm của mình, tự phấn đấu rèn luyện phẩm chất đạo đức, trình độ nghiệp vụ và kỹ năng nghề nghiệp, mới có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới của tồn hệ thống.
Cơng tác KSNB theo hƣớng QTRR của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc hậu kiểm, dƣới hình thức kiểm tra từng đợt, chủ yếu là kiểm tra xem việc thực hiện nghiệp vụ có đúng quy trình hay khơng, sổ sách chứng từ có đầy đủ hay khơng... nhƣ vậy sẽ chỉ có thể phát hiện những sai phạm trong quá khứ, không cho phép kết luận tổng thể về những điểm yếu trong hoạt động của doanh nghiệp và không định hƣớng rủi ro xảy ra trong tƣơng lai. Do đó, cơng tác KSNB theo hƣớng QTRR nên đảm bảo vai trò đầu tàu, tiên phong phát hiện điểm yếu của quy trình và đƣa ra những thủ tục kiểm sốt để khắc phục những điểm yếu đó.
3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo hƣớng quản trị rủi ro cho quy trình xuất khẩu đối với các doanh nghiệp xuất khẩu gạo ở Đồng bằng sông Cửu Long