7. Kết cấu đề tài
3.2 Các giải pháp để hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ theo hƣớng quản trị rủ
3.2.1 Giải pháp về Môi trƣờng quản lý
3.2.1.1 Thay đổi tƣ duy về rủi ro trong kinh doanh theo hƣớng tích cực
Trang bị kiến thức đầy đủ cho lãnh đạo Cơng ty, các nhân viên Phịng kinh doanh về việc đánh giá khách hàng mới, xây dựng phƣơng án kinh doanh mới, lƣợng hóa lợi ích và chi phí của hợp đồng mang lại. Trong trƣờng hợp cần thiết cần
tham khảo ý kiến của chuyên gia trong lĩnh vực xuất khẩu gạo để tƣ vấn về những cơ hội và thách thức khi hợp tác với một khách hàng mới, ý kiến của các ngân hàng trong việc đánh giá khả năng thanh tốn, xếp hạng tín dụng của nhà nhập khẩu đang cần hợp tác.
Thực hiện:
- Cử Ban lãnh đạo hoặc các nhân viên có liên quan tham gia các khóa học định kỳ (6 tháng hoặc 1 năm) về vấn đề quản trị rủi ro doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành xuất khẩu gạo, để Ban lãnh đạo và nhân viên có cái nhìn tích cực hơn về rủi ro vì chỉ có biết và hiểu về rủi ro thì mới có thể ứng phó với rủi ro một cách chủ động.
- Phổ biến, quảng bá văn hóa quản trị rủi ro cho tồn thể nhân viên, vì rủi ro đến từ mọi phía, từ mọi quy trình, con ngƣời tham gia vào doanh nghiệp thông qua các cuộc họp giao ban, các cuộc họp định kỳ, cập nhật thông tin về quản trị rủi ro trên trang thơng tin nội bộ, cũng có thể tổ chức những cuộc thi tìm hiểu về vấn đề quản trị rủi ro để tồn thể nhân viên có ý thức cao độ về việc quản trị rủi ro doanh nghiệp.
- Trƣớc khi thực hiện ký kết các hợp đồng xuất khẩu mới, cần lấy ý kiến của các phòng liên quan nhƣ Phòng Kinh doanh về việc đánh giá các cơ hội và thách thức để lựa chọn khách hàng, Phòng Kế toán trong việc đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng (thơng qua đánh giá lịch sử thanh tốn hoặc xếp hạng tín dụng của ngân hàng thanh toán của khách hàng). Trên cơ sở đó có thể đƣa ra phƣơng thức thanh toán trong hợp đồng một cách hợp lý, hạn chế rủi ro tối đa có thể cho doanh nghiệp.
[Xem Sơ đồ 1 ở Phụ lục 5]
3.2.1.2 Chuẩn hóa các mơ tả cơng việc cho từng vị trí cụ thể, kết hợp với tổ chức rèn luyện cập nhật kiến thức chuyên môn một cách thƣờng xuyên
Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể, lƣu đồ hóa các mô tả công việc này để thuận tiện trong việc kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các phòng ban. Đồng thời cũng thuận tiện hơn để nhân viên tiếp cận công việc một cách dễ dàng. Một lƣu đồ cơng việc chặt chẽ sẽ có gắn kết giữa các phịng ban, có sự tham chiếu, đối ứng và giám sát lẫn nhau. Vì vậy, khi một phịng ban hoặc phần hành nào đó làm khơng đúng quy trình, tự động sẽ đƣợc các phòng ban hoặc phần hành khác
phát hiện và kịp thời chấn chỉnh. Thực hiện:
- Mỗi nhân viên sẽ tự xây dựng lƣu đồ công việc của bản thân kèm theo diễn giải chi tiết quy trình những cơng việc mình đảm nhận. Các trƣởng, phó phịng sẽ thực hiện rà sốt lại để đảm bảo các mơ tả cơng việc phù hợp, đầy đủ.
- Bộ phận công nghệ thông tin sẽ căn cứ trên những mô tả công việc cụ thể để tiến hành hệ thống hóa các mơ tả cơng việc, cơng bố rộng rãi trên trang tin nội bộ của doanh nghiệp để các nhân viên có thể nắm đƣợc các quy trình cơng việc của cả bản thân và sự liên kết với các phòng ban khác để dễ dàng phối hợp, hỗ trợ.
- Định kỳ quý, năm rà sốt lại bảng mơ tả cơng việc và cập nhật phù hợp với thực tế phân cơng cơng việc hiện hành có sự xác nhận của lãnh đạo từng phịng nếu có thay đổi đáng kể quy trình cơng việc đã đƣợc chuẩn hóa, làm cơ sở để bộ phận công nghệ thông tin cập nhật phù hợp.
- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên: Kết thúc thời gian đào tạo (đƣợc xác định trong kế hoạch đào tạo do phòng/tổ lập), Lãnh đạo phòng/ban/tổ nghiệp vụ phải kiểm tra, đánh giá khả năng nhận thức, tiếp thu của nhân viên (căn cứ vào nội dung đã đƣợc xác định trong Kế hoạch đào tạo) nhằm đảm bảo nhân viên có đầy đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết trƣớc khi đƣợc phân cơng đảm nhiệm vị trí cơng việc cụ thể, nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra do phân cơng công việc vƣợt quá khả năng của nhân viên.
[Xem Sơ đồ 2 ở Phụ lục 5]
3.2.1.3 Giảm áp lực kinh doanh trong hoạt động xuất khẩu gạo
Xuất khẩu gạo những tháng cuối năm 2014 đƣợc dự báo là cũng khơng có những đột phá giúp cải thiện tình hình xuất khẩu ảm đạm trong thời gian qua. Để giảm áp lực từ những khó khăn của hoạt động xuất khẩu này, các doanh nghiệp nên chủ động tìm nguồn cung ứng gạo để giải phóng lƣợng hàng tồn kho.
Bên cạnh đó, cần có những chính sách khuyến khích, khen thƣởng, động viên nhân viên trong giai đoạn khó khăn hiện nay để tạo niềm tin, động lực cho nhân viên, cùng nhau đồng lòng vƣợt qua giai đoạn thử thách này.
Thực hiện:
- Để giải phóng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể cân nhắc con đƣờng xuất khẩu tiểu ngạch để giảm bớt khó khăn xuất khẩu gạo trong giai đoạn hiện nay.
- Khuyến khích, động viên nhân viên bằng nhiều cách nhƣ chi thƣởng đột xuất, tuyên dƣơng những cá nhân vƣợt trội để vựt dậy tinh thần của nhân viên, mở các cuộc họp nội bộ để nhân viên nắm đƣợc tình hình kinh doanh khó khăn hiện nay và khuyến khích nhân viên chủ động, sáng kiến để đảm bảo tốt công việc đƣợc giao, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp vƣợt qua giai đoạn bứt bách này.