7. Kết cấu đề tài
3.2 Các giải pháp để hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ theo hƣớng quản trị rủ
3.2.6 Giải pháp về Các hoạt động kiểm soát
3.2.6.1 Xây dựng Hoạt động kiểm sốt đối với quy trình xuất khẩu trong hoạt động hằng ngày của nhân viên
Ngay từ khâu lựa chọn đối tác kinh doanh, cho đến việc ký kết hợp đồng, chuẩn bị nguồn hàng cung ứng, cho đến khâu thanh toán cho các hợp đồng xuất khẩu cần đƣợc xem xét và phê duyệt cụ thể, phân chia quyền hạn và trách nhiệm hợp lý, tránh tình trạng một ngƣời thực hiện giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc.
Thực hiện:
- Một quy trình xuất khẩu cơ bản có thể đƣợc thể hiện theo lƣu đồ ở Sơ đồ 11 ở Phụ lục 5 Trong quy trình này vai trò của bộ phận quản trị rủi ro của doanh nghiệp cần đƣợc thể hiện ở vị trí với vai trò tham mƣu cho Nhà quản lý doanh nghiệp về những rủi ro có thể xảy ra, hoặc những nguy cơ tiềm ẩn ảnh hƣởng đến quy trình xuất khẩu gạo.
- Trong chu trình Ký kết hợp đồng, bộ phận quản trị rủi ro có vai trị tham mƣu cho Nhà quản lý doanh nghiệp về thị trƣờng xuất khẩu về các thơng tin nhƣ sự ổn định về chính trị, điều kiện địa lý trong việc vận chuyển, các thỏa thuận ký kết hợp đồng, triển vọng phát triển của nƣớc nhập khẩu; tham mƣu về đối tác xuất khẩu về các thông tin nhƣ giấy phép thành lập, năng lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, thiện chí hợp tác...
- Trong chu trình Mua hàng, bộ phận quản trị rủi ro sẽ tham mƣu cho nhà quản lý năng lực đảm bảo nguồn hàng của đơn vị cung ứng, các điều kiện giao hàng, giá cả đầu vào...
- Trong chu trình Thanh tốn tiền hàng, bộ phận quản trị rủi ro sẽ tham mƣu cho nhà quản lý về việc lựa chọn ngân hàng có uy tín trong việc thực hiện thu tiền
xuất khẩu, kế hoạch sử dụng nguồn tiền thu đƣợc trong việc cân đối tài chình của doanh nghiệp...
- Ngồi ra, bộ phận quản trị rủi ro cịn là một bộ phận độc lập, giám sát quy trình xuất khẩu mà các bộ phận có liên quan thực hiện có đảm bảo theo quy định của Nhà nƣớc, đúng theo quy chế quản lý của doanh nghiệp hay không và kịp thời báo cáo nhà quản lý doanh nghiệp nếu có bất thƣờng xảy ra.
[Xem Sơ đồ 11 ở Phụ lục 5]
3.2.6.2 Làm tốt công tác kiểm tra chân hàng gạo
Việc kiểm tra chân hàng gạo vô cùng quan trọng, là cơ sở để doanh nghiệp có thể đàm phán với đối tác giá cả xuất khẩu, giảm thiểu rủi ro về giá cả thay đổi trong trƣờng hợp ký kết hợp đồng với khách hàng rồi mới thu mua gạo, dẫn đến bị ép giá, ảnh hƣởng đến lợi nhuận trong kinh doanh.
Thực hiện:
- Định kỳ hàng quý thực hiện công tác kiểm kê gạo tồn kho ở tất cả các kho lƣu trữ để chắc chắn số lƣợng gạo tồn kho thực tế. Việc này sẽ do Phòng Kinh doanh, Phịng Kế tốn và bộ phận quản trị rủi ro phối hợp thực hiện để có những thơng tin cần thiết phục vụ cho việc đàm phán với khách hàng.
- Đồng thời công tác kiểm tra chân hàng gạo cũng nhằm đảm bảo tốt khâu lƣu trữ, kiểm tra độ ẩm thấp của kho, kiểm tra bao bì đóng gói gạo để ko làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng gạo lƣu trữ.