7. Kết cấu đề tài
3.2 Các giải pháp để hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ theo hƣớng quản trị rủ
3.2.7 Giải pháp về Thông tin và truyền thông
3.2.7.1 Đảm bảo thơng tin thích hợp, kịp thời và chính xác
Thực hiện:
- Các thơng tin về khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, và các quy định, chính sách của Nhà nƣớc cần đƣợc bộ phận quản trị rủi ro của doanh nghiệp xem xét, kiểm tra định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để thông tin đƣợc kịp thời cập nhật, hỗ trợ cho các quyết định của nhà quản lý.
+ Khách hàng: cần ghi nhận thơng tin về khả năng thanh tốn, mối quan hệ lâu dài, thiện chí hợp tác, khối lƣợng giao dịch, khách hàng tiềm năng...
+ Nhà cung ứng gạo: ghi nhận thông tin về khả năng cung ứng gạo, giá cả thỏa thuận, chất lƣợng gạo giao, tiến độ giao hàng...
sự khó khăn trong quy trình thủ tục thực hiện hồ sơ giải ngân, lãi suất...
+ Quy định, chính sách của Nhà nƣớc: ảnh hƣởng đến hoạt động xuất khẩu nhƣ chính sách về hỗ trợ lãi suất trong việc mua tạm trữ lúa gạo, chính sách bình ổn giá gạo, quy định về kho chứa, điều kiện xuất khẩu gạo...
3.2.7.2 Xây dựng các kênh truyền thông vững mạnh, hỗ trợ cho việc truyền đạt thông tin
Thực hiện:
- Thiết lập kênh truyền thông nội bộ (các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hộp thƣ góp ý, website giao lƣu giữa nhân viên và ban lãnh đạo...) để nhân viên kịp thời phản ánh những rủi ro, khó khăn họ đối mặt trong q trình làm việc hàng ngày.
- Nâng cao hiệu quả của thông tin bằng cách khai thác ứng dụng tốt công nghệ thông tin hiện đại. Nhà quản lý phối hợp chỉ đạo bộ phận công nghệ thông tin nâng cấp hệ thống cổng thông tin nội bộ để hệ thống hóa danh mục các văn bản pháp lý còn hiệu lực áp dụng. Để thực hiện cơng việc này thì bộ phận cơng nghệ thông tin phải phối hợp với các phịng chức năng có liên quan để đảm bảo thơng tin đầy đủ.
Việc hệ thống hóa các văn bản này sẽ giảm thiểu rủi ro nhân viên thực hiện nghiệp vụ sai so với quy định hiện hành, đồng thời hỗ trợ cho việc kiểm soát nghiệp vụ đã thực hiện dễ dàng hơn. Ngồi ra, cổng thơng tin nội bộ cần cập nhật tình hình, diễn biến về xuất khẩu gạo của Việt Nam và thế giới để cả nhân viên và nhà quản lý doanh nghiệp có thể tiếp cận thơng tin kịp thời, đƣa ra hƣớng xử lý nhanh, phù hợp với tình hình thực tế.
- Tổ chức mơ hình cây thơng tin hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp. Sự liên lạc thơng tin cần có sự phân cấp, nhà quản lý khi nhận đƣợc thông tin sẽ thông báo cho các trƣởng phịng, và các trƣởng phịng sẽ thơng báo cho nhân viên, đảm bảo các thông tin đƣợc truyền đạt đầy đủ đến tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
[Xem Sơ đồ 12 ở Phụ lục 5]