CHƯƠNG 3 : Giải pháp hồn thiện HTQLCL ở Tanicons
3.4 Cải tiến quy định trao đổi thơng tin nội bộ
Quy định trao đổi thơng tin nội bộ QĐ.01 (phụ lục 4) hiện tại của cơng ty Tanicons được xây dựng nhằm trao đổi thơng tin về các hoạt động quản lý chất lượng giữa Ban lãnh đạo và các phịng ban, giữa các phịng ban với nhau. Hình thức trao đổi chủ yếu bằng văn bản và khơng xác định rõ thời gian chuyển giao, trao đổi.
Để trao đổi thơng tin thực sự phát huy hiệu quả, đĩng gĩp tích cực cho việc cải
tiến hoạt động của cơng ty, cần phải cải tiến quy định này.
Cần phải xác định quy định trao đổi thơng tin nội bộ được xây dựng nhằm phổ biến các chính sách, yêu cầu, mục tiêu và các kết quả liên quan đến chất lượng. Sự truyền đạt hiệu quả chiến lược và chính sách rất quan trọng cho sự thành cơng bền vững của cơng ty. Sự truyền đạt này cần phải cĩ ý nghĩa, nhanh gọn và liên tục. Sự truyền đạt cũng cần cĩ cơ chế phản hồi, một chu trình đánh giá lại và cần kết hợp với
các điều khoản để chỉ ra một cách tích cực các thay đổi trong mơi trường của cơng ty.
Quá trình truyền đạt của cơng ty cần vận hành theo chiều dọc cũng như chiều ngang và cần tinh chỉnh theo yêu cầu khác nhau của người thụ nhận.
Hình thức trao đổi: bằng văn bản, bảng thơng báo, email, website
Ngồi ra, cần tăng cường cơng tác trao đổi thơng tin nội bộ giữa các phịng ban và các đội thi cơng xây dựng. Do đặc thù của ngành xây dựng, các đội thi cơng thường thi cơng ở các cơng trường cách xa trụ sở chính của cơng ty. Do đĩ việc trao đổi thơng tin nội bộ về cơng tác quản lý chất lượng của Đội thi cơng gặp nhiều khĩ khăn. Làm thế nào để cập nhật được thơng tin về tình hình thi cơng, cơng tác quản lý chất lượng hiện tại của các đội xây dựng đến Ban Tổng Giám đốc và các phịng ban liên quan.
Do vậy cần bổ sung vào Quy định trao đổi thơng tin nội bộ nội dung trao đổi giữa đội thi cơng và bộ phận chuyên trách về cơng tác giám sát, quản lý tiến độ các cơng trình xây dựng, khối lượng (thuộc phịng Kỹ thuật).
Với những cơng trình trong quá trình thi cơng gặp những điểm khơng phù hợp cần xử lý, đội thi cơng phải báo về phịng Kỹ thuật, phịng Dự án để phối hợp giải quyết.
Với những cơng trình chậm tiến độ, căn cứ vào tiến độ thi cơng cơng trình, phịng Kỹ thuật thúc ép về tiến độ, đảm bảo tiến độ trong hồ sơ mời thầu.
Hoạt động kiểm tra nội bộ các cơng trình, các giai đoạn xây dựng đã hồn thành, cần cĩ sự tham gia của Ban lãnh đạo và các trưởng phịng ban/bộ phận.