CHƯƠNG 3 : Giải pháp hồn thiện HTQLCL ở Tanicons
3.7 Xây dựng quy trình quản lý chi phí chất lượng
Bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí đĩ là chí phí sản xuất kinh doanh hữu hình và chi phí chất lượng. Việc giảm chi phí chất lượng sẽ cho doanh nghiệp hai cơ hội để tăng cường tính cạnh tranh, một là duy trì mức lợi nhuận và giảm giá bán, hai là duy trì giá bán và tăng tỷ suất lợi nhuận. Ngồi ra việc giảm chi phí chất lượng, giảm sai lỗi sẽ giúp cho cơng ty ngày càng thỏa mãn khách hàng, tăng khả năng phát triển bền vững. Vì vậy, vấn đề kiểm sốt được các chi phí trong đĩ cĩ chi phí chất lượng là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đĩ, việc xây dựng quy trình quản lý chi phí chất lượng là cần thiết. Mục đích và nội dung quy trình như sau:
Mục đích: quy định các bước thực hiện nhằm kiểm sốt các chi phí liên quan đến chất
lượng, hạn chế tổn thất do sai lỗi, giảm chi phí chất lượng phát sinh, nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng, sản xuất kinh doanh.
Nội dung:
- Tập hợp chi phí do khơng đáp ứng được yêu cầu, gắn với các sai lỗi theo mẫu 3.7: Vào tháng 01 hàng năm, mỗi phịng ban/bộ phận (phối hợp với phịng Kế tốn) căn cứ vào phiếu khắc phục, phịng ngừa hoặc những chi phí phát sinh do khơng đáp
ứng yêu cầu cơng việc như thanh lý hàng tồn kho do điều kiện lưu kho khơng đúng tiêu
chuẩn hay mua quá nhiều nên quá hạn, đổi hàng cho khách, tuyển nhân viên thay thế cho nhân viên thử việc khơng đạt yêu cầu, máy dừng hoạt động do vận hành khơng đúng hướng dẫn hoặc lâu khơng được bảo dưỡng, tốn cơng sửa lại lơ sản phẩm bị lỗi
do cơng nhân khơng thực hiện đúng thao tác hoặc dụng cụ lao động bị lỗi, phế phẩm do nguyên liệu khơng đạt tiêu chuẩn, nợ quá hạn thanh tốn, hủy và điều chỉnh hĩa đơn… - So sánh chi phí phát sinh năm trước, phân tích, đánh giá, nhận xét/xác định nguyên nhân chủ yếu theo biểu mẫu 3.7.
- Ban ISO tập hợp các báo cáo theo mẫu 3.7 của các bộ phận, trình ban lãnh đạo họp
xem xét đưa ra các biện pháp điều chỉnh chi phí cho phù hợp với mục tiêu tránh tổn thất, cắt giảm chi phí chất lượng như tăng chi phí phịng ngừa, kiểm tra đánh giá sẽ làm giảm chi phí sai hỏng, sửa chữa với tỷ lệ cao hơn. Việc đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí chất lượng địi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên, bộ phận liên quan để hạn chế tối đa việc tổn thất gây ra do khơng đạt được yêu cầu đặt ra cho cơng việc.
Biểu mẫu 3.7- Kiểm sốt chi phí chất lượng
Bộ phận: …………………………
KIỂM SỐT CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG
Năm: ………………. Phân loại chi phí Chi phí
phát sinh Chi phí năm trước % / Tổng CP % / năm trước Nguyên nhân chủ yếu/ Nhận xét I. Chi phí sai hỏng 1. Chi phí phát sinh do mất khách hàng, hàng bị trả lại
2. Chi phí giảm giá
3. Chi phí giải quyết khiếu nại 4. Chi phí sửa chữa, làm lại 5. Phế phẩm
6. Chi phí gắn với tồn kho quá nhiều
7. Chi phí gắn với ngừng sản xuất do sự cố thiết bị
8. Chi phí phạt hợp đồng/ kiện tụng… 9. Chi phí phân tích sai hỏng
II. Chi phí phịng ngừa và kiểm tra đ/giá
1. Chi phí cho các hoạt động phịng ngừa 2. Chi phí đào tạo, học tập
3. Chi phí thiết lập và duy trì HTQLCL 4. Chi phí cho kiểm tra đánh giá 5. Chi phí xem xét
6. Chi phí thử nghiệm