5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.3. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
2.3.1. Hệ thống quản lý chất lượn g Điều khoản 4
Kết quả khảo sát tham khảo phụ lục 2.
2.3.1.1. Quản lý hệ thống và các quá trình
Từ kết quả khảo sát cho thấy rằng các hoạt động cần thiết đều được chuẩn hóa thành quy trình với 61 ý kiến chiếm 48.03%. Trong đó, chỉ có 21/127 ý kiến (chiếm 16.53%) cho rằng các quy trình đã được ban hành thực sự phát huy được hiệu quả của nó.
2.3.1.2. Hệ thống tài liệu
Trãi qua nhiều kỳ đánh giá nội bộ và đánh giá của tổ chức chứng nhận, hệ thống tài liệu của cơng ty đã từng bước dần dần có những thay đối đáng kể về hệ thống tài liệu.
Về hình thức
Cơng ty áp dụng triệt đế nguyên lý “Làm đúng ngay từ đầu” trong việc soạn thảo
văn bản, có quy trình cụ thể nên trình bày rõ ràng, mã hóa quy trình và tn thủ theo đúng quy trình kiểm sốt tài liệu đã ban hành.
Thể hiện qua lưu đồ giúp người đọc dễ hiểu, thuận lợi cho công tác phổ biến.
Các tài liệu được đưa lên mạng nội bộ giúp dễ dàng trong việc áp dụng cũng như
tra cứu khi cần thiết cho tất cả nhân viên.
Về nội dung
Qua nhiều lần sửa đổi, nội dung có sự thay đổi đáng kể, dần dần đã phù hợp với
hoạt động thực tế. Tuy nhiên, theo khảo sát thì có 69/127 ý kiến (chiếm 55%) cho rằng hệ thống tài liệu có” tính đầy đủ, sẵn sàng và phụ hợp với hoạt động thực tế” và 40/127 ý kiến (chiếm 31.5%) cho rằng hệ thống tài liệu mang lại hiệu quả.
Với tình hình hoạt động hiện tại của cơng ty thì hệ thống tài liệu đảm bảo tương đối đầy đủ, phù hợp. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả áp dụng các quy trình làm việc lại các phịng ban và tiết kiệm chi phí thì việc soạn thảo tài liệu chức năng (quy trình truy vết sản phẩm, quy trình may, quy trình cắt…) nên có sự tham gia của phịng ban liên quan để đảm bảo tính khách quan. Hiện tại, nhiệm vụ này do nhân viên P.QM đảm nhận nên khi ban hành nó khơng mang lại hiệu quả cao hoặc không vận hành được và phải mất một thời gian để chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Kiểm soát tài liệu
Các tài liệu đang kiểm sốt tại cơng ty được chia làm hai loại:
Tài liệu nội bộ: sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất
lượng, các thủ tục, biểu mẫu, các quy định, quy chế, quyết định, hướng dẫn ….
Tài liệu bên ngoài: các tài liệu tham khảo về ngành may, tiêu chuẩn của
khách hàng …
Theo kết quả khảo sát thì kiểm soát tài liệu theo quy định được thực hiện một
cách chủ động chiếm 77.17%. Tuy nhiên, tài liệu lỗi thời ở một số phòng ban vẫn cịn tồn tại, khơng được hủy theo đúng thủ tục kiểm soát tài liệu; Tài liệu khơng có dấu kiểm sốt của phịng QM; khơng cập nhật tài liệu phiên bản mới nhất cụ thể như:
Phòng BT- CĐ đã nhập một số máy may viền, máy cắt mới nhưng không cập
nhật bảng hướng dẫn sử dụng.
Phịng Nhân sự: chưa có tài liệu ghi rõ quy trình đào tạo nhân viên mới.
Xưởng 1,2,3: sử dụng tài liệu khơng có dấu mộc kiểm sốt tài liệu.
Kiểm soát hồ sơ
Thủ tục kiểm sốt hồ sơ nhằm mơ tả nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác
định thời gian lưu trữ và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2008. Kết quả khảo sát có
đến 94 ý kiến (chiếm 74%) cho rằng công tác nhận biết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng hồ sơ được thực hiện một cách bị động.
Mặc dù, đã được hướng dẫn để xây dựng danh mục hồ sơ nhưng nhân viên đảm
trách chưa hiểu rõ và thực hiện chưa đúng ở các phịng ban hoặc có thực hiện nhưng khơng duy trì danh mục hồ sơ.
Khơng cập nhật thường xuyên hồ sơ phát sinh cụ thể khi xuất kho vật tư bảo hộ
lao động nhưng khơng có giấy đề nghị cung cấp vật tư được ký bởi Quản Đốc; nhân viên giao nhận không cập nhật vào hồ sơ khi thực hiện công tác bàn giao…