5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
3.2.1. Hồn thiện hệ thống tài liệu, kiểm sốt tài liệu và quản lý hồ sơ
Hệ thống tài liệu là thành phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001:2008. Qua đó, nó tạo sự thống nhất trong hành động của tổ chức, là cơ sở để đảm bảo cho cải tiến chất lượng. Vì thế, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang
làm”. Để đảm bảo điều này được thực hiện tốt thì cơng ty cần áp dụng các
nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
Các thành viên trong tổ chức cần phải tham gia xây dựng và soạn thảo tài
liệu.
Các Trưởng bộ phận cần phải hướng dẫn và cho nhân viên tham gia vào
cơng tác xem xét, góp ý để hồn thiện các tài liệu liên quan đến bộ phận, vị trí hoạt động của đơn vị.
Tất cả các tài liệu sau khi ban hành cần phải nhanh chóng triển khai áp dụng
vào thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả (trong thời gian từ 30 ngày đến 45 ngày).
Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ
các yêu cầu của tiêu chuẩn và tình hình hoạt động của cơng ty.
Hệ thống tài liệu và hồ sơ cần đơn giản, tinh gọn để tạo sự thuận lợi trong việc
tác nghiệp (Các biểu mẫu gần giống nhau thì nên soạn thảo lại, gộp chunglại với nhau để tránh rườm rà). Nhân viên kiểm soát tài liệu cần hiểu và nắm rõ các dấu hiệu kiểm sốt tài liệu có hiệu lực phê duyệt để tránh áp dụng các tài liệu lỗi thời.
Lập danh mục, mục lục hồ sơ và cập nhật liên tục khi phát sinh. Ngoài hệ thống
song đó, cơng ty sẽ cập nhật tài liệu (soft-file) trên hệ thống nội bộ của cơng ty. Mỗi phịng ban sẽ được cấp 1 user để truy cập sử dụng để tạo sự thuận lợi.
Mỗi phịng ban sẽ có một nhân viên chun phụ trách về chất lượng, sẽ được đào
tạo những kiến thức cơ bản nhất để hiểu rõ về hệ thống. Nhân viên này sẽ thực hiện các cơng việc như: rà sốt, cập nhật, điều chỉnh, bổ sung tài liệu liên quan đến phịng ban của mình theo định kỳ, theo u cầu thực tế phát sinh.
Công việc này sẽ do phòng QM – bộ phậm ISO đảm trách, kiểm soát và chịu
trách nhiệm trước Ban Giám Đốc. Bộ phận này sẽ lên kế hoạch cụ thể đối với từng phòng ban về cách thức thực hiện, thời gian đánh giá và các hình thức xử phạt khi khơng đạt u cầu …
3.2.2. Hồn thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại cơng ty
Để đảm bảo chính sách chất lượng được thực hiện và trước tiên các mục tiêu chất
lượng phải phù hợp và hiệu quả. Để thực hiện được điều đó thì q trình xây dựng và triển khai các mục tiêu thì cơng ty cần thực hiện theo các bước như sau:
Hình 3.1 Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu [2]
Dựa vào sứ mệnh, mục tiêu dài hạn của cơng ty từ đó đề ra mục tiêu chất lượng
cấp công ty. Từ đó, các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho chính bộ phận của mình và kế hoạch thực hiện cụ thể hàng quý/hàng tháng, cụ thể:
SỨ MỆNH – CHÍNH SÁCH MỤC TIÊU – NHIỆM VỤ TRONG DÀI HẠN KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CẤP CÔNG TY HÀNG NĂM MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CẤP BỘ PHẬN HÀNG NĂM MỤC TIÊU THÁNG/ QUÝ CỦA BỘ PHẬN KẾ HOẠCH THÁNG/QUÝ CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH
Chính sách chất lượng 1. Mục tiêu cơng ty
Mục tiêu Kết quả hiện tại Mục tiêu cần đạt được
1.1 1.2. …
2. Mục tiêu cấp
bộ phận Mục tiêu Kết quả hiện tại
Mục tiêu cần đạt được Bộ phận …. 2.1 2.2 … 3. Mục tiêu cá
nhân Mục tiêu Kết quả hiện tại Mục tiêu cần đạt được
Nhân viên A…
Khi lập mục tiêu cần có sự tham gia của các Trưởng bộ phận, phải có thảo luận
để đưa ra mục tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế, tránh trường hợp đưa mục tiêu một cách chủ quan và áp đặt.
Các mục tiêu khi xây dựng cần phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: nội dung
mục tiêu chất lượng phải cụ thể, có xác định thời gian rõ ràng, phải đo lường được và phù hợp với thực tế. Đồng thời, các mục tiêu tương ứng cần lập một kế hoạch cụ thể (áp dụng 5W) để theo dõi, kiểm sốt hàng tháng để khi khơng theo kịp tiến độ thì có giải pháp kịp thời để hành động khắc phục.
Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình chất lượng
Plan (Lập kế hoạch): Dựa vào các mục tiêu (chất lượng) đã được xác định, tiến hành lập kế hoạch cho từng giai đoạn nhằm đạt được các mục tiêu đó.
Do (Thực hiện): Nhân viên các bộ phận/phòng ban thực hiện các công việc, kế
hoạch đề ra theo các quy trình tác nghiệp.
Check (Kiểm tra/đánh giá): Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai
lệch trong q trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa các sai lệch đó.
Act (Điều chỉnh, cải tiến): Điều chỉnh, cải tiến là các biện pháp can thiệp
nhằm đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc cải tiến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình mới.
Khi thực hiện thấy khơng phù hợp thì tiến hành có kế hoạch điều chỉnh mục tiêu
kịp thời và có kế hoạch khắc phục để đạt đúng tiến độ đề ra.
Bên cạnh việc thực hiện mục tiêu đúng quy trình trên thì cơng ty cần xây dựng
một chính sách khen thưởng, xử phạt cho phù hợp để tăng động lực, thúc đẩy cho toàn thể nhân viên thực hiện các mục tiêu. Cụ thể như sau:
Đối với nhân viên hoàn thành mục tiêu đề ra thì cần có chính sách khen
thưởng hợp lý và kịp thời. Tránh tình trạng hiện nay, dù thực hiện được hay khơng thì cũng khơng có sự khác biệt trong chế độ lương.
Cần xây dựng KPI cho từng phòng ban theo chiến lược và mục tiêu của từng
cơng ty. Theo đó, Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá trong việc thực hiện kết quả công việc và mang tính cơng bằng, khách quan, chính xác.
3.3.3. Hồn thiện cơng tác đo lường sự thỏa mãn của công nhân viên
Đo lường sự thỏa mãn của nhân viên để giúp cho công ty đánh giá được mức độ thỏa mãn trong công việc hiện tại của họ và những yêu cầu, mong muốn, nguyện vọng về cơng việc trong tương lai. Từ đó, giúp cơng ty sẽ đưa ra những giải pháp, những chính sách để hỗ trợ và động viên nhân viên làm việc ngày một tốt hơn. Để thực hiện được điều đó, trước hết cơng ty cần xây dựng quy trình đo lường sự thỏa mãn của công nhân viên như sau:
Xây dựng quy trình đo lường thỏa mãn của công nhân viên nhằm mục đích hướng dẫn công ty thực hiện các cuộc khảo sát mức độ thỏa mãn và gắn kết của nhân viên với công ty theo định kỳ hàng năm.
Trong thời gian hai tuần của cuối năm (tháng 12 hàng năm), phịng Nhân sự sẽ
có trách nhiệm phát và thu bảng khảo sát (phụ lục 3) về. Sau đó, tiến hành phân tích dữ liệu trong hai tuần kế tiếp để tiến hành xem xét mức độ thỏa mãn của nhân viên. Do công ty hiện nay chia ra làm hai khối: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Vì thế, cần chia kết quả ra hai nhóm riêng biệt để có những chính sách hỗ trợ khác nhau.
Phân tích dữ liệu, đưa ra nhận xét kiến nghị với Ban Giám Đốc. Từ đó, đưa ra
những chính sách kịp thời và hợp lý.
3.3.4. Hồn thiện quy trình đào tạo
Trong các yếu tố góp phần tạo dựng sự thành công cho doanh nghiệp, đào tạo là một hoạt động hết sức quan trọng quyết định đến sự thành bại của tổ chức. Vì thế, cơng ty cần chú trọng vào cơng tác này. Hiện tại, nó cịn đang bỏ ngõ nên nâng cao năng lực của tổ chức, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Hiện tại, quy trình quản lý nguồn nhân lực có đề cập đến công tác đào tạo nhưng cịn chung chung, chưa cụ thể rõ ràng. Vì thế, cơng ty cần xây dựng một quy trình đào tạo riêng biệt trong đó:
Đào tạo công nhân viên mới: giúp cho họ thích nghi với mơi trường làm
việc mới, nâng cao hiệu quả công việc, tạo được mối quan hệ để họ gắn bó lâu dài với cơng ty. Có hai trường hợp:
Đối với nhân viên mới:
Giới thiệu về tổng quan công ty.
Giới thiệu nội quy, quy định, quy chế, nguyên tắc, chính sách và cách
tính lương thưởng.
Giới thiệu về tầm quan trọng của chất lượng và các HTQLCL mà công ty
Giới thiệu kế hoạch công việc mà họ đảm nhận và những vẫn đề liên
quan về phòng ban/ bộ phận.
Cần có kế hoạch rõ ràng, cụ thể để tránh tình trạng nhân viên mới bị
động, lãng phí thời gian.
Đối với cơng nhân (lao động phổ thông):
Kế hoạch thử việc 7 ngày nhưng bắt buộc phải đào tạo “nhận thức về
chất lượng” ngay từ khi bắt đầu nhận việc.
Nhân viên cũ: cần phải có kế hoạch về các lớp được đào tạo trong năm để
nhân viên đăng ký tham gia nâng cao chuyên môn, được tham gia những lớp đạo tạo nội bộ hay bên ngồi theo quy định. Tránh tình trạng một người học q nhiều, cịn người thì khơng tham gia lớp nào.
Chuyền trưởng/ chuyền phó: khi được đưa lên các vị trí này thì bắt buộc phải
tham gia các lớp đào tạo về chất lượng, về các công cụ thống kê và qua các kỳ sát hạch tay nghề cũng như sự am hiểu về bộ phận mình sẽ đảm nhiệm.
Cơng tác này sẽ do phòng Nhân sự kết hợp với phòng QM thực hiện. Những
vấn đề liên quan về tổng quan công ty, nội quy, quy tắc phòng ban sẽ do phòng Nhân sự đảm trách. Còn những vấn đề về chất lượng sẽ do phòng QM thực hiện. Về tương lai lâu dài, tác giả kiến nghị Ban Giám Đốc cần xem xét đến vấn đề xây dựng một trung tâm đào tạo tại công ty vì đây là vấn đề quan trọng và mang lại nguồn lợi lâu dài cho công ty.
3.3.5. Áp dụng kỹ thuật thống kê
Để có được một quyết định chính xác thì cần phải dựa trên những thơng tin có
được và phân tích chúng. Để ra một quyết định liên quan về chất lượng thì chúng ta cần phải xác định được yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng, yếu tố nào kiểm sốt được. Khi đó, kỹ thuật thống kê sẽ giúp cho cơng ty phân tích dữ liệu. Từ dữ liệu có được sẽ xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang tồn tại hoặc là ở dạng tiềm năng, xác suất xảy ra cao để chúng ta đưa ra các hành động khắc phục, phòng ngừa kịp thời và cần thiết.
Khi áp dụng công cụ, kỹ thuật thống kê chúng ta sẽ thực hiện theo các bước như sau:
Thu thập số liệu
Xử lý số liệu
Từ đó, xác định những biến động làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện
của q trình; phân tích ngun nhân của những biến động này và đưa ra các giải pháp để loại bỏ và ngăn chặn sự xuất hiện trở lại (nếu có).
Các cơng cụ, kỹ thuật có thể áp dụng vào trong cơng ty như biểu đồ tiến trình,
phiếu kiểm tra, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, biểu đồ tán xạ, biểu đồ kiểm soát, biểu đồ quan hệ, biểu đồ cây, biểu đồ cột, tấn não công.
Hiện tại, công ty đã thành lập một nhóm chất lượng bao gồm thành viên của
các phịng ban: Sản xuất, QM, QC, Mua hàng, Kế hoạch, Kỹ thuật, Thiết kế và Bảo trì - Cơ điện. Với mục đích khi có vấn đề về chất lượng sản phẩm, nhóm này sẽ họp lại thảo luận để tìm ra nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo tính ổn định của sản phẩm, tăng năng suất, giảm chi phí do làm lại hoặc do sửa chữa sản phẩm. Vì thế, để thực sự phát huy hiệu quả của nhóm và nâng cao trình độ tác nghiệp của nhân viên thì nhóm chất lượng này cần tiên phong trong việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý chất lượng như biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, chu trình PDCA, lưu đồ, phương pháp động não…vào trong công ty. Nhóm này sẽ thiết lập các biểu mẫu, chương trình huấn luyện cho phù hợp với từng phong ban và đặc thù công việc để những nhân viên này thực sự áp dụng được vào công việc.
Bên cạnh đó thì cần có sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, đưa ra các mục tiêu hoạt
động rõ ràng của nhóm, liên tục cập nhật các kiến thức quản trị chất lượng, giao việc đúng người đúng nhiệm vụ, luôn luôn thúc đẩy và hướng dẫn các nhóm.
3.3.6. Hồn thiện chương trình 5S
Cơng ty đã triển khai chương trình 5S trong một thời gian nhưng kết quả vẫn
chưa khả thì vì thế để mang lại hiệu quả cao thì cơng ty nên chú ý và khắc phục các vấn đề sau:
Dán các quy định tại các bảng thông báo ở các xưởng, nhà kho và đọc trên
loa phát thanh tại các xưởng trong các giờ nghỉ giải lao.
Đào tạo ngay từ đầu cho các nhân viên và công nhân ngay khi bước vào
công ty về tầm quan trọng của 5S.
Xây dựng hình thức thưởng phạt rõ ràng và minh bạch.
Đội 5S thường xuyên kiểm tra và kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm,
tránh trường hợp qua loa hay nhắc nhở nhiều lần.
Chuẩn bị đánh giá:
Cần có kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đầy đủ tài liệu (các quy định 5S,
checklist) và các phương tiện hỗ trợ (máy ảnh …).
Khi tiến hành đánh giá cần ghi nhận lại những bằng chứng thực tế tại nơi
đánh giá (chú ý góc chụp sao cho phản ánh rõ được mức độ sai phạm).
Sau đó, tiến hành lập hồ sơ, ghi nhận vào phiếu không phù hợp và đưa ra
hành động khắc phục và thời gian thực hiện.
Đội 5S gửi báo cáo kiểm tra cho trưởng phòng QM theo định kỳ quy định.
Ngoài việc đánh giá theo định kỳ hàng tuần, phòng QM nên tiến hành đánh giá
đột xuất ở các Xưởng sản xuất và có những hình thức xử phạt trong những trường hợp phát hiện điểm không phù hợp và hiện tượng tái phạm nhiều lần như: khơng tn thủ an tồn kim, hàng phế phẩm để chung với hàng bán thành phẩm, khơng có bảng hiệu nhận dạng thành phẩm/ bán thành phẩm …
3.3.7. Áp dụng Kaizen
Trong thời gian qua, các nhân viên có đề xuất ý kiến cải tiến nhưng không
được Ban lãnh đạo quan tâm xem xét và áp dụng nên dần dần khơng cịn nhân viên nào có tinh thần để mà đề xuất cải tiến. Do vậy, cơng ty cần khuyến khích tồn bộ
công nhân viên tham gia đề xuất các sáng kiến cải tiến nên công ty cần thực hiện những việc sau:
Thành lập Ban cải tiến dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo công ty.
Xây dựng quy chế khen thưởng đề xuất và có sáng kiến trong hoạt động tại
cơng ty.
Phịng QM chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo nhận thức về triết lý cải tiến cho
các Trưởng/phó bộ phận các phịng ban.
P.QM sẽ là nơi tiếp nhận các đề xuất, sáng kiến cải tiến, xem xét và đánh giá
sơ bộ.
Tổ chức họp đánh giá đề xuất theo định kỳ 03 tháng/lần.
Nếu đề xuất khả thi thì lập kế hoạch triển khai áp dụng thí điểm. Sau đó, sẽ áp
dụng đồng bộ các phịng ban.
3.3.8. Tính hiệu quả cho các giải pháp vừa đề xuất
Về nguồn lực: các giải pháp tác giả vừa nêu trên đều sử dụng nguồn lực hiện