2.3.2. Nhận thông tin về lô hàng, kiểm tra chứng từ của khách hàng và đặt
2.3.2.3 Đặt chỗ (Booking confirmation)
Quy định thực hiện lấy booking note:
Việc thực hiện lấy booking note có thể thực hiện bằng cách:
- Nhân viên giao nhận của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh dựa vào số
liệu dựa trên: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói để tiến hành đặt chỗ (Booking confirmation) với hãng bay.
Bước 1:
-Chủ hàng sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ liên hệ với nhân viên giao nhận của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh để tiến hành đặt
chỗ (Booking confirmation) với hãng bay. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp các
thông tin bao gồm: nơi đi, nơi đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng- hạ cont…để thuận tiện cho việc booking.
-FWD sẽ chủ động liên hệ với các hãng bay để lựa chọn chuyến bay phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau khi lựa được chuyến bay, đơn vị này sẽ liên hệ với hai bên là hãng bay và khách hàng để thống nhất giá cước và gửi booking confirmation đến hãng bay để đặt chỗ.
Bước 2:
-Hãng bay sẽ kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt hàng phù hợp với yêu cầu đăt booking sẽ cấp booking và gửi booking confirmation và parking list, theo form của hãng bay.
Bước 3:
-Thông qua FWD, khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng hóa để đóng hàng và làm thủ tục hải quan.
Sau đây là xác nhận Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh đã đặt chỗ với hãng bay.
Hình 2.1 Booking confirmation
( Nguồn: Bộ phận chứng từ)
Booking confirmation là một thủ tục quan trọng trong quy trình vận tải đối với hàng xuất khẩu. Booking là việc chủ hàng đặt chỗ trên phương tiện vận chuyển chính ( hãng tàu, hãng hàng không,…).
Booking confirmation trên thể hiện những nội dung sau:
- Người gửi hàng: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED.
- Người nhận hàng: DREAM COMES ASIA CO.,LTD - Số booking : NRT-1804
- Tên và số chuyến bay: CI0782
- Ngày hàng đến dự kiến (ETA) : 01/11/2020 (01 Nov 2020) - Ngày dự kiến tàu chạy (ETD) : 30/10/2020 (30 Oct 2020) - Trọng lượng (Volume) : 47 KGS - Packages
- Nơi đi : Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, Việt Nam (SGN, VN).
- Nơi đến : Sân bay Quốc tế Narita, Nhật Bản (NRT, JAPAN).
- Loại hàng hóa: Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ bộ phận của ghế sofa, SOFA CORNER C1 (Ash wood), 2513x150x30mm. Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ bộ phận của ghế sofa, SOFA CORNER C2 ( Ash wood ), 2513x150x30mm. Thanh inox dùng để làm kết cấu ốp trên trần nhà giữ lam gỗ, CAT WALK ( inox ), 9610x150x36.5mm.
- Ngày cắt máng (Closing time) : trước 16 giờ ngày 30 tháng 10 năm 2020 (before 16h on 30 Oct 2020).
* Lưu ý:
- Closing time (hay còn gọi là ngày cut off) là thời gian hãng vận chuyển thường yêu cầu người giao hàng phải hoàn tất mọi thủ tục hải quan trước giờ quy định trên booking confirmation để có thể xếp hàng lên tàu trước ngày tàu chạy. Nếu không kịp hàng sẽ không được bốc lên chuyến bay hay cịn gọi là rớt hàng.
- Sau khi hồn thành booking confirmation công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH sẽ liên hệ yêu cầu DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ.