2.3.2. Nhận thông tin về lô hàng, kiểm tra chứng từ của khách hàng và đặt
2.3.2.4. Khai báo S/I
- SI (Shipping instruction) hay còn gọi là hướng dẫn làm hàng, đây là một tài liệu, chứng từ được cung cấp bởi shipper tới hãng hàng không/công ty giao nhận vận tải FWD, bao gồm chi tiết thơng tin vận chuyển hàng hóa của lơ hàng đó. Mục
đích của việc cung cấp SI chính xác là để q trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của chủ hàng hóa.
* Quy trình thực hiện:
-Sau đã đặt được chỗ với hãng hàng không, FWD sẽ gửi cho khách hàng mẫu Shipping Instruction – hướng dẫn vận chuyển. Mẫu này là mẫu có sẵn do FWD phát hành.
-Đồng thời làm thêm một tờ Shipping Instruction khác do Airlines phát hành để gửi cho họ. Tiếp đónhận cấc nhãn từ hãng hàng khơng để chuẩn bị thông tin cho lô hàng sắp xuất.
-Lúc này FWD đã xác định được thời gian vận chuyển của chuyến hàng. Họ sẽ thông báo cho chủ hàng thời gian và địa điển làm hàng cụ thể. Ngay tại Trạm Hàng hóa quốc tế Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất (TCS). Theo đó yêu cầu chủ hàng có mặt đúng giờ và giữ liên lạc xuyên suốt trong thời gian chuẩn bị làm hàng. Bên cạnh đó chủ hàng cũng phải gửi thơng tin về số xe, người làm việc trực tiếp cũng như các đặc điểm nhận diện để FWD có thể dễ dàng xác nhận.
-Sau khi nhận các nhãn hàng, điền thông tin đầy đủ theo yêu cầu. Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa mà FWD sẽ chuẩn bị các mã ký hiệu phù hợp như hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng phải đặt thẳng đứng, hàng khơng được xếp chồng,…..
Hình 2.2 : Shipping Instruction
( Nguồn: Bộ phận chứng từ)
* Những thông tin thể hiện trên SI:
- Ngày và số booking: NRT-1804 / October 29th, 2020
- Tên nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED.
- Tên nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO., LTD - Tên và số chuyến bay: CI0782
- Tên hàng hóa: Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ bộ phận của ghế sofa, SOFA CORNER C1 (Ash wood), 2513x150x30mm. Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ bộ phận của ghế sofa, SOFA CORNER C2 ( Ash wood ), 2513x150x30mm. Thanh inox dùng để làm kết cấu ốp trên trần nhà giữ lam gỗ, CAT WALK ( inox ), 9610x150x36.5mm.
- Số lượng: 1 – PKG
- Trọng lượng tịnh : 47 KGS – 0.13 CBM
- Nơi đi : Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, Việt Nam (SGN, VN). - Nơi đến : Sân bay Quốc tế Narita, Nhật Bản (NRT, JAPAN).
- Phương thức thanh tốn:T/T ( trả trước)
Lưu ý:
Các cơng ty Hãng hàng không/ FWD sẽ yêu cầu shipper gửi SI để làm AIR WAYBILL bản nháp. Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thơng tin trên Draft AWB đó.
Nếu gửi SI khi closing time, nhà xuất khẩu có thể bị phạt hoặc rớt hàng do FWD không thể phát hàng AWB