Vận đơn hàng không là chứng từ do người chuyên chở phát hành để xác nhận
việc nhận lô hàng để vận chuyển bằng máy bay.
Vận đơn hàng khơng có 2 chức năng vô cùng quan trọng sau:
Biên lai giao hàng cho người chuyên chở, Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển.
Cần lưu ý rằng, AWB không phải là chứng từ sở hữu, do đó khơng thể chuyển nhượng được như vận đơn đường biển (loại theo lệnh). Trong trường hợp ngoại lệ, để thanh tốn bằng tín dụng thư (L/C), 2 bên mua bán sẽ phải thỏa thuận và phải làm thêm thủ tục cần thiết (chẳng hạn như: thư cam kết đảm bảo) nhờ ngân hàng chấp nhận “ký hậu” vào mặt sau AWB để lấy hàng.
Về mặt trình tự, sau khi người gửi hàng giao hàng cho hãng vận chuyển (carrier) và hồn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, thì sẽ được bên vận chuyển cấp vận đơn hàng không. Do thời gian vận chuyển bằng máy bay rất nhanh so với tàu biển, nên một bộ AWB sẽ được gửi kèm cùng hàng hóa để các bên có thể tham chiếu nhanh và giúp người nhận hàng làm sớm thủ tục nhập hàng tại nơi đích đến.
Vận đơn gốc AWB sẽ được phát hành cùng lúc nhiều bản cho nhiều bên như người
chuyên chở, người nhận hàng, người gửi hàng… Sau khi hàng đến đích, người nhận hàng hoặc đại lý của họ đến văn phòng người chuyên chở để nhận AWB cùng bộ chứng từ gửi kèm theo hàng hóa. Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, người nhập khẩu cũng có thể nhận AWB và bộ chứng từ gốc qua đường chuyển phát nhanh trước khi hàng đến để làm thủ tục nhập khẩu
Quy trình làm AWB:
1. Người gửi hàng giao hàng cho người vận tải (người chuyên chở) 2. Người vận tải phát hành AWB cho người gửi hàng (bản gốc AWB) 3. Hàng được đưa lên máy bay để đến nước nhập khẩu
4. Người gửi hàng gửi bộ chứng từ (có thể bao gồm bản gốc AWB hoặc không) cho người nhận hàng.
5. Người nhận hàng xuất trình các giấy tờ cho đại lý của người vận tải ở sân bay đến để nhận hàng.
6. Đại lý của người vận tải ở sân bay đến giao hàng cho người nhận hàng
Hình 2.17 Vận đơn
(Nguồn: Bộ phận chứng từ)
Nhân viên của công ty dựa vào thông tin trên bộ chứng từ để kiểm tra các thơng tin trên bản vận đơn sau đó thơng báo cho hãng vận chuyển bổ sung hoăc cần sửa thơng tin gì khơng để hãng vận chuyển thực hiện sớm.
Ởvận đơn cần thể hiện những thông tin sau: - Số MAWB: 297–34826750
- Số HAWB: MCFSGN200121
- Tên nhà xuất khẩu: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
Địa chỉ: 76 I PHAM VIET CHANH STREET, WARD 19, BINH THANH DISTRICT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
- Tên nhà nhập khẩu: DREAM COMES ASIA CO., LTD
Địa chỉ: 545-9 KODAIIN-CHO, KAMIGYO-KU, KYOTO, JAPAN - Người chuyên chở: CHINA AIRLINES
- Sân bay đi: HOCHIMINH CITY - Sân bay đến: NARITA, JAPAN
- Số chuyến bay/ ngày tháng: CI0782 / OCT.30 - Tên hàng: SOFA CORNER
CAT WALK
- Thanh toán: FREIGHT PREPAID - Trọng lượng tổng ( gross weight): 47
- Trọng lượng tính cước hàng hóa (chargeable weight ): 47
- Nguồn gốc và số lượng hàng hóa (kích thước hoặc khối lượng hàng hóa): + Khối lượng hàng: 0.13 CBM
+ Kích thước kiện hàng: (100x38x34) + Số kiện hàng: 1 PKG
Sau khi nhận được vận đơn chính sau khi đã được sửa đổi từ hãng vận chuyển nhân viên giao nhận sẽ nộp các khoản phí. Đây là những khoản chi phí được cơng ty TNHH TMDV Thành Danh sẽ ứng ra để nộp trước cho hãng vận chuyển sau đó cơng ty TNHH TMDV Thành Danh sẽ thu lại của Công Ty TNHH DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES sau khi đã hoàn thành xong việc giao hàng xuất khẩu.