Chương 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo
2.2.1 Khái niệm
Là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ cơng, phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động - thương binh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định.
Theo chế độ kế toán HCSN (2016) “Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp tồn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo ngun tắc khơng bồi hồn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn”.
Theo Điều 2 Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ban hành vào ngày 14/02/2015 “Quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị sự nghiệp cơng lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý của nhà nước”.
Có nhiều khái niệm tương đồng được đưa ra, tuy nhiên trong nghiên cứu này tác giả xin được khái niệm đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo công lập là đơn vị thuộc sở hữu của Nhà nước, do Nhà nước thành lập gắn liền với chức năng cung ứng dịch vụ giáo dục đào tạo cho xã hội và được nhà nước cấp phát kinh phí hoạt động nhằm đảm bảo sự nghiệp giáo dục.
2.2.2 Đặc điểm và vai trò của đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo công lập
Đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục đào tạo có những đặc trưng và vai trị cơ bản thể hiện sự khác biệt trong chức năng và nhiệm vụ hoạt động cụ thể theo Luật giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13:
Thứ nhất, hoạt động của đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo cơng lập mang tính định hướng của nhà nước trong từng thời kỳ, đặc biệt là đối với hoạt động đào tạo.
Thứ hai, đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học và cao đẳng công lập cung ứng các dịch vụ cơng đặc biệt, vì sản phẩm của nó là tri thức.
Thứ ba, đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo công lập sử dụng chính con người để giáo dục đào tạo con người.
Thứ tư, hoạt động sự nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo cơng lập mang tính kết nối cao giữa gia đình, nhà trường và xã hội.
Thứ năm, năm học không trùng với năm ngân sách.
2.2.3 Đặc điểm vai trị của loại hình Cao đẳng cơng lập
Dựa theo Thông tư số 46/2016/TT-BLĐTBXH về quy định điều lệ trường cao đẳng có những đặc điểm và vai trị cơ bản như sau:
- Quyền sở hữu đất đai, tài sản thuộc về nhà nước, được nhà nước giao cho các trường quản lý và sử dụng nhằm mục đích đảm bảo hoạt động giáo dục của đơn vị.
- Nguồn tài chính của các trường được thực hiện theo quy định Chính phủ về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp.
- Tổ chức đào tạo các trình độ sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và các lớp đào tạo thường xuyên cung cấp nguồn nhân lực trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh.
2.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo
Theo giáo trình Ngun lý kế tốn, trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2015): “Kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý tài chánh; có vai trị quản lý, điều hành và kiểm sốt các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị (tổ chức kinh doanh – doanh nghiệp, cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp…). Tổ chức tốt cơng tác kế tốn có ý nghĩa vơ cùng to lớn trong công tác cung cấp thông tin để thực hiện mục tiêu quản trị đơn vị nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.”
Theo giáo trình Nguyên lý kế tốn, NXB Tài chính Hà Nội (2008): “Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán. Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ tài khoản; sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán. Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế tốn.”
Việc lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phải xem xét đến việc thiết kế bộ máy tổ chức kế toán ở cơ quan đơn vị đó là như thế nào. Tùy thuộc vào tính chất, quy mơ hoạt động, đặc điểm của từng cơ quan đơn vị cụ thể, trình độ của đội ngũ cán bộ kế tốn hiện có mà người quản lý, kế tốn trưởng sẽ thiết lập một hình thức tổ chức kế toán sao hiệu quả, phù hợp với tình hình hiện tại và đáp ứng được nhu cầu của cơ quan đơn vị.
2.3.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán 2.3.1.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 2.3.1.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hạch tốn là cơng việc khởi đầu của cơng tác kế tốn, nó có ý nghĩa quyết định trong số liệu kế tốn. Chính vì phải cung cấp những số liệu mang tính chính xác, hữu hiệu và kịp thời, phịng kế tốn cần chú trọng trong cơng tác hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận phòng ban trong đơn vị. Tất cả các mẫu hệ thống chứng từ để ghi chép hạch toán phải phù hợp với mẫu chứng từ theo qui định của Bộ tài chính và Tổng cục Thống kê.
2.3.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phải dựa vào QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, mới đây là có Thông tư số 107/2017/TT- BTC về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp. Việc vận dụng hệ
thống tài khoản kế toán phải đảm bảo toàn bộ số liệu kế toán tại cơ quan đơn vị phản ánh thống kê đầy đủ hoạt động, quản lý chặt chẽ, và đảm bảo được tính rõ ràng, minh bạch về tài chính của cơ quan đơn vị.
Theo giáo trình Ngun lý kế tốn (NXB Tài chính, 2008): “Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể”. Như vậy, hệ thống tài khoản được thống nhất về tên gọi, số hiệu, số lượng, nội dung và công dụng của tài khoản. Mỗi cơ quan, đơn vị sẽ có cho mình 1 tài khoản chính và tài khoản phụ (gọi là tài khoản cấp 2) để việc quản lý được thuận tiện và dễ dàng.
2.3.1.3 Tổ chức vận dụng sổ sách kế tốn và hình thức kế tốn
Sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị. Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán tuân thủ theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp áp dụng cho cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp cơng lập.
Mỗi đơn vị kế tốn được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế tốn sau đây sao cho phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị và nhất thiết phải thuân thủ theo mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế tốn đã lựa chọn về: loại sổ, số lượng, kết cấu của các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ.
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung; - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái; - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế tốn trên máy vi tính.
2.3.1.4 Tổ chức lập và nộp báo cáo kế tốn
“Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của đơn vị, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị”, theo giáo trình Ngun lý kế tốn, trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (2015).
Báo cáo kế tốn là báo cáo tài chính cuối cùng của một q trình làm cơng tác kế tốn, do đó số liệu thơng tin được trình bày trên báo cáo kế tốn mang tính tổng hợp về tình hình hoạt động tài chính trong kỳ của cơ quan đơn vị đó, nhằm cung cấp thơng tin tài chính phục vụ cho cơng tác kiểm tra, đánh giá và quản lý cho cấp lãnh đạo quản lý cả nội bộ lẫn bên ngồi có quan hệ lợi ích với đơn vị.
2.3.2 Tổ chức bộ máy kế tốn
Theo giáo trình Ngun lý kế tốn, NXB Tài chính Hà Nội (2008): “Bộ máy kế tốn là tập hợp đồng bộ các nhân viên kế toán với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị hạch toán”.
Một khái niệm khác theo giáo trình Ngun lý kế tốn, trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (2015): “Tổ chức bộ máy kế tốn là việc phân cơng cơng việc cho những người làm kế tốn trong đơn vị, nhằm thực hiện tốt cơng tác kế tốn và đảm bảo các yêu cầu sau: phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị; bộ máy kế tốn phải tinh gọn, chun mơn hóa, đủ năng lực hồn thành nhiệm vụ.”
Dựa theo cơ sở trên, tác giả cho rằng “Bộ máy kế toán là tổ chức những người làm cơng tác kế tốn tại đơn vị sao cho bộ máy kế tốn phù hợp với qui mơ hoạt động và yêu cầu quản lý của cơ quan đơn vị cùng với việc ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế toán từ việc thu nhận, kiểm tra đến việc tổng hợp, đảm bảo cung cấp những thơng tin tài chính, về tình hình hoạt động và đủ năng lực hồn thành nhiệm vụ kế tốn của cơ quan đơn vị”
Tóm lại, việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý với sự phân công rõ ràng từ các cán bộ quản lý và tạo được mối quan hệ giữa những cán bộ làm kế toán với nhau là một trong những việc làm tất yếu, có yếu tố quyết định đến chất lượng kế toán của một đơn vị.
2.3.3 Tổ chức kiểm tra kế toán
Theo điều 3 Luật kế tốn số: 88/2015/QH13 có định nghĩa: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu kế tốn”.
Cơng tác kiểm tra kế toán là một hoạt động quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn được thực hiện đúng qui định, chế độ, chính sách ban hành.
Tổ chức kiểm tra phải được diễn ra thường xuyên, liên tục và có hệ thống nhằm kịp thời ngăn chặn, phát hiện những sai sót, tăng cường tính đúng đắn, hợp lý, trung thực, khách quan trong việc áp dụng và thực hiện các chính sách, chế độ kế tốn, tài chính của đơn vị.
2.3.4 Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn
Theo giáo trình Ngun lý kế tốn, trường Đại học Kinh tế Tp.HCM (2015): “Ứng dụng tin học trong công tác kế tốn khơng chỉ đảm bảo cung cấp thơng tin một cách kịp thời, chính xác mà cịn làm giảm nhẹ cơng việc xử lý số liệu, góp phần làm tăng hiệu suất cơng tác kế tốn tại đơn vị.” Cơng nghệ thơng tin đã góp phần làm thay đổi nhiều lĩnh vực quản trị hiện nay, đặc biệt là trong kế toán, được thể hiện chủ yếu ở việc xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn có những bước tiến lớn so với quy trình xử lý theo hướng thủ cơng trước đây.
Theo Luật công nghệ thông tin (2006): “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý và trao đổi thông tin số”. Trong thời kỳ nền kinh tế ngày càng phát triển và hội nhập sâu rộng, cơng tác kế tốn ln là cơng cụ nồng cốt trong quá trình hoạt động của đơn vị. Sự phát triển nhanh chóng và ngày càng đa dạng hơn của hoạt động kế toán đã làm cho dữ liệu về công tác này trở nên đa dạng và phong phú. Vấn đề được xem xét là đơn vị phải ghi nhận, xử lý, lưu trữ các thơng tin dữ liệu như thế nào để có thể đưa ra những thơng tin tài chính chất lượng cho nhà quản trị.
Từ vấn đề trên, việc tổ chức định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập sẽ làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế tốn như: khối lượng cơng việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý sẽ được giảm đi đáng kể, và có thể tìm kiếm thơng tin dữ liệu một cách dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian, chi phí cho đơn vị. Bên cạnh đó, người làm cơng tác kế tốn khơng còn phải mất nhiều thời gian cho việc ghi sổ, nhập liệu mà chuyển sang việc kiểm tra, kiểm sốt, phân tích dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn.
2.4 Đặc điểm về thơng tin kế tốn tài chính của trường CĐCL
Nội dung cơng tác tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo được tổng hợp từ các nghiên cứu trước và được trình bày ở phần trên. Tổ chức cơng tác kế tốn tại trường CĐCL cũng thực hiện tương tự theo các nội dung: vận dụng chế độ kế toán, chứng từ kế tốn, hệ thống tài khoản, sổ sách và hình thức kế tốn, lập và nộp báo cáo kế tốn tn thủ theo thơng tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp.
Thơng tin kế tốn tài chính của trường CĐCL được cung cấp một cách liên tục, thường xuyên và có hệ thống tình hình tài chính, tình hình hoạt động, luồng tiền của cụ thể. Thơng tin kế tốn phản ánh một cách tổng qt về tình hình tài chính, là dữ liệu rất quan trọng đóng góp vào quy trình ra quyết định của trường và của cơ quan chủ quản, từ đó thúc đẩy sự nghiệp phát triển công tác giáo dục của nhà trường. Do đó thơng tin kế tốn ln phải đảm bảo được tính phù hợp, tin cậy và có thể so sánh được:
+ Tính phù hợp: nghĩa là thơng tin kế tốn phải được thể hiện một cách dễ hiểu, giúp người đọc và sử dụng báo cáo hiểu được các con số, các chỉ tiêu và mối quan hệ trong báo cáo này.
+ Tính tin cậy: nghĩa là thơng tin kế tốn phải được trình bày và công bố đúng theo yêu cầu đã đề ra, mang tính trung thực, khách quan và đầy đủ, khơng bóp méo dữ liệu, khơng sai lệch so với tình hình thực tế.
+ Có thể so sánh được: nghĩa là các trường sử dụng thống nhất các nguyên tắc và phương pháp kế toán trong suốt kỳ kế tốn. Trường hợp có thay đổi, phải giải trình rõ nhằm giúp người đọc báo cáo kế tốn có thể so sánh được giữa kỳ kế tốn này với kỳ kế tốn trước hoặc sau đó.
Các đối tượng sử dụng thơng tin báo cáo tài chính của trường CĐCL là Ban