CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG
3.3 Quy trình triển khai thẻ điểm cân bằng để đánh giá thành quả hoạt động tạ
tại VMS2:
Thẻ điểm cân bằng hiện được các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình, nhiều lĩnh vực khác nhau trên thế giới cũng như tại Việt Nam áp dụng như một công cụ đo lường và quản lý chiến lược của mình. Tuy nhiên khơng phải cơng ty nào cũng thành công khi xây dựng và triển khai thẻ điểm cân bằng. Rất nhiều vấn đề xuất hiện khi xây dựng và triển khai thẻ điểm cân bằng tại một doanh nghiệp trong đó vấn đề liên quan đến quy trình xây dựng và triển khai thẻ điểm được xem là vấn đề quan trọng nhất để xây dựng và triển khai thành công thẻ điểm cân bằng (Kaplan et al,. 2012, trang 46).
Để triển khai thành công thẻ điểm cân bằng để đánh giá thành quả hoạt động tại VMS2 theo người viết cần phải trãi qua quy trình sau:
Bước 1: Có được sự cam kết ủng hộ của các cấp lãnh đạo VMS2 (Giám đốc và các Phó Giám Đốc)
Đây là điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất để một dự án thẻ điểm cân bằng có thể được xây dựng và triển khai thành công trong doanh nghiệp. Nếu khơng có sự cam kết ủng hộ tới cùng của Ban Giám Đốc thì dự án này sớm muộn gì cũng khơng thành cơng bởi vì nó sẽ khơng thể có được sự tham gia đầy đủ của tất cả các bộ phận trong VMS2. Các trưởng bộ phận sẽ không quan tâm tới dự án này, xem đây như là một dự án bộ phận của phịng TCHC, là trách nhiệm của nhóm cơng tác thẻ điểm nên sẽ khơng tham gia, đóng góp một cách tích cực nhất cho thẻ điểm.
Muốn có được sự cam kết ủng hộ của Ban Giám Đốc cho dự án thẻ điểm cân bằng địi hỏi nhóm cơng tác thẻ điểm phải tổ chức nhiều cuộc họp trao đổi, chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, các trường hợp áp dụng thành công thẻ điểm cân bằng với Ban Giám Đốc. Chỉ khi nào Ban Giám Đốc thực sự hiểu và nhận ra tầm quan trọng của thẻ điểm cân bằng đối với sự thành cơng của VMS2 thì khi đó mới có thể triển khai các bước tiếp theo.
Bước 2: Thành lập nhóm chuyên trách thẻ điểm cân bằng
Sau khi đã có được sự cam kết ủng hộ của Ban Giám Đốc thì sự ra đời của một nhóm chuyên trách về thẻ điểm cân bằng là tất yếu. Nhóm này sẽ bao gồm trưởng các Phòng ban chức năng thuộc khối kinh doanh và khối kỹ thuật, trưởng phịng kế tốn, nhân sự và nên có sự tham gia của ít nhất một thành viên Ban Giám Đốc.
Bước 3: Làm rõ tầm nhìn, chiến lược, cụ thể hóa thành những mục tiêu, thước đo cụ thể, xây dựng bản đồ chiến lược
Sau khi được thành lập, nhóm chuyên trách sẽ bắt đầu các buổi làm việc để cùng nhau làm rõ tầm nhìn và chiến lược mà VMS2 đang theo đuổi, đặt ra các mục tiêu, thước đo được sử dụng trong các phương diện của thẻ điểm cân bằng. Khi đã xác định được mục tiêu cho các phương diện sẽ tiến hành lập Bản đồ chiến lược cho VMS2.
Bước 4: Truyền đạt thẻ điểm cân bằng đến tồn thể các Phịng ban, nhân viên VMS2
Sau khi đã xây dựng được các mục tiêu, thước đo, bản đồ chiến lược thì bước tiếp theo nhóm chuyên trách phải làm là truyền đạt thẻ điểm cân bằng đến mọi người trong VMS2. Việc này sẽ được thực hiện thông qua các bản tin, video, mail,… nội bộ trong VMS2. Thông qua hoạt động truyền đạt về thẻ điểm cân bằng, tồn thể nhân viên sẽ hiểu được tầm nhìn, chiến lược, các mục tiêu và thước đo ở cấp độ cao, từ đó họ sẽ đặt ra những mục tiêu cho tổ nhóm, cho cá nhân để hỗ trợ thực hiện chiến lược.
Bước 5: Đặt ra chỉ tiêu cho các thước đo, liên kết các sáng kiến / chương trình hành động chiến lược, tích hợp q trình lập kế hoạch với quá trình dự thảo ngân sách hàng năm
Tiếp theo, nhóm chuyên trách về thẻ điểm cân bằng sẽ tiếp tục làm việc cùng nhau để đặt ra các chỉ tiêu cho các thước đo. Các chỉ tiêu này là các chỉ tiêu dài hạn, chỉ ra mức độ VMS2 mong muốn đạt được vào năm 2015. Sau đó, nhóm sẽ xác định các mốc chỉ tiêu cho từng năm để làm cơ sở cho sự đánh giá trong ngắn hạn.
Song song đó, nhóm sẽ xác định các sáng kiến chiến lược cần thực hiện để đạt được các chỉ tiêu đã đề ra cùng với việc hoạch định ngân sách, cung cấp nguồn lực để thực hiện các sáng kiến nhằm đạt được các chỉ tiêu.
Bước 6: Đánh giá chiến lược, nâng cao khả năng phản hồi và học tập chiến lược
Đây là bước quan trọng nhất và mang tính đổi mới nhất khi triển khai thẻ điểm cân bằng. Sau khi thẻ điểm cân bằng đã được xây dựng xong, đưa vào đánh giá đo lường thành quả hoạt động thì việc theo dõi đánh giá chiến lược, thu nhận các phản hồi về chiến lược sẽ giúp cho Ban Giám Đốc có cơ hội nhìn lại chiến lược mà VMS2 đang theo đuổi đang được thực hiện như thế nào, kết quả đạt được có như kỳ vọng không, thấy được các triển vọng trong tương lai,…hoặc là chiến lược đang theo đuổi có cịn phù hợp với tình hình thị trường hiện tại hay khơng, các mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu đặt ra có phù hợp,…có cần thiết điều chỉnh, thay đổi chiến lược, thay đổi các mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu đã đặt ra hay không. Việc đánh giá phản hồi chiến lược phải được tiến hành điều đặn theo từng tháng khi đánh giá thành quả hoạt động của VMS2 hoặc khi có những tình huống, điều kiện bất thường trên thị trưởng có ảnh hưởng lớn đến thành quả hoạt động Trung tâm.