1. CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP
1.6. Các thể loại giao tiếp
1.6.1 Giao tiếp trực tiếp
* Chào hỏi bắt tay, giới thiệu, trao danh thiếp Chào hỏi
Trong giao tiếp, trước hết phải hiểu rõ tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từđó mới có thểxưng hơ đúng, tức là tựxưng mình và gọi người giao tiếp với mình
như thế nào. Nói cách khác, ta có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử PTIT
49 đúng đắn. Đối với người Việt Nam, câu chào thường kèm theo là câu hỏi thăm sức khoẻ. Ví dụ: Cháu chào bác ạ, bác có khoẻ khơng ạ?
Hiểu được cách xưng hơ đúng của đân tộc mình khơng phải là đơn giản, sử đụng đúng cách xưng hô và câu hỏi thăm khi giao tiếp với người dân tộc khác lại càng phức tạp và tế nhị. Trong giao tiếp, việc xưng hô, chào, hỏi thăm thể hiện tính lễ phép hay khơng lễ phép, tính
đúng mực hay khơng đung mực, tính có văn hố hay thiếu văn hoá...của chúng ta. Trong
trường hợp cụ thểnào đó nó cịn quyết định sự thành công hay thất bại trong giao tiếp.
Cách xưng hô, chào hỏi cũng thay đổi theo thời gian. Việc xưng hô, chào hỏi và hành vi giao tiếp đúng, phù hợp với tạp tục, thói quen, là biểu hiện thái độ tôn trọng, thân mật, gần gũi...
Nếu khơng, có thể gây ra hiểu nhầm, gây ác cảm, thiêu thiện chí trong giao tiếp. Khi giao tiếp lần đầu, đối tượng giao tiếp chưa hiểu về nhau thì xưng hơ, chào hỏi được coi như bước đầu
để giao tiếp. Bắt tay
Trong giao tiếp, bắt tay là một thói quen có từ lâu, thường được sửđụng khi giới thiệu, làm quen, gặp mặt. Gặp bạn bè nên chào trước, sau đó mới bắt tay, hàn huyên thân mật. Khi là quan hệ thắm thiết rồi thì vừa bắt tay vừa chào, hỏi thăm. Thơng thường thì bắt tay nhau có ngun tắc nhất định, chúng ta nên tuân theo.
- Những người đưa tay ra trước thường là: Chủ nhân, phụ nữ, người lớn tuổi, người có danh vị cao, cấp trên...
- Thời gian bắt tay không quá lâu, quá ngắn;
- Không bắt tay quá chặt nhưng cũng đừng hời hợt; - Nếu mang găng tay thì nam giới phải cởi găng;
- Khi bắt tay cần nhìn thẳng vào người đối thoại và chào hỏi; - Khi có đồng thời nhiều người, khơng đưa tay ra cùng một lúc.
Bắt tay đối tượng giao tiếp nhiệt tình, đúng lúc là rất cần thiết, làm tăng tình cảm thân ái, mật thiết. Bắt tay ngồi việc là một nghi thức gặp mặt còn là sự chúc mừng, cảm ơn, biểu thị sự
khích lệ lẫn nhau. Khi một người có thành tích, tiến bộ nào đó, được tặng phần thường, huy
chương, huân chương... sau lời chúc mừng, bạn có thể bắt tay chia vui, cảm tạ, động viên.
Giới thiệu
Một xu hướng phổ biến trong giao tiếp là các đối tượng luôn luôn được mở rộng, làm quen với một đối tượng mới do người thứ ba giới thiệu, đối khi chúng ta cũng phải tự giới thiêu. Có lúc mình trởthành người giới thiệu. Khi giới thiệu một ai đó, trước hết phải biết là hai bên có muốn làm quen với nhau khơng? Nên phân biệt trước sau như thế nào? Khi tự giới thiệu phải
quan sát xem đối tượng có muốn làm quen với mình khơng? Sau đó nói về mình: tên họ, nghề
nghiệp, sở thích chung chung... (Nếu có thể thì trao đanh thiếp cho đối tượng). Bày tỏ quan
50 điểm rất vui được làm quen với đối tượng và gợi ý đề họ tự giới thiêu, sau đó tìm một chủđề chung để cùng trao đổi.
Khi bạn được người thứ ba giới thiệu, hãy bày tỏ tình cảm vui mừng khi được giới thiệu, có thể nói (Rất hân hạnh được làm quen với bạn”... Chủ động chào hỏi người được giới thiệu (bắt tay, dưa danh thiếp, trò chuyện).
Khi bạn là người thứ ba giới thiệu một người với một người khác nên chú ý: - Việc giới thiệu cũng phân biệt trước sau, trên dưới.
Ví dụ: Giới thiệu người nhỏ tuổi, địa vị xã hội thấp hơn, người mới đến, chủ nhân, nam giới...
cho người kia trước.
- Khi giới thiệu một ai đó nên nói rõ quan hệ của mình với họ, tiện cho người mới quen hiểu biết và tin nhau.
- Giới thiệu nên nói rõ: Họ tên, xuất thân, nơi làm việc, chức danh, sở thích... Trao danh thiếp
Vai trị của danh thiếp
Danh thiếp có thể dùng trong giao tiếp cơng vụ hay giao tiếp xã giao, Hiện nay người ta kết hợp cả giao tiếp công vụ và giao tiếp xã giao trên một danh thiếp, thậm chí người ta cịn ghi lên danh thiếp những thông tin như sơ đồ chỉ dẫn tìm nhà, những dịch vụ sẵn sàng đáp ứng của chủ nhân.
Trong hoạt động xã hội cũng như kinh doanh, danh thiếp đóng vai trị quan trọng trong việc thiết lập các mối quan hệ công vụ hay thương vụ hoặc cá nhân. Tấm danh thiếp là chiếc cầu nối và là phương tiện giao tiếp, có khi cịn là hình thức quảng cáo hữu hiệu cho doanh nghiệp, cá nhân.
Danh thiếp vừa thể hiện phong cách giao tiếp lịch sự, vừa có giá trị chứng nhận tư cách của chủ nhân. Mặt khác, danh thiếp còn giúp con người đỡ vất và vì phải cố nhớ họ tên, chức vụ,
địa chỉ, cơ quan, công tác, số điện thoại của nhau. Về sau, nếu có nhu cầu trao đổi cơng tác,
trao đổi thư tín, điện thoại... sẽ thuận tiện. Trao danh thiếp
Thông thường danh thiếp được trao trực tiếp dù đó là quan hệ chính thức hay khơng chính thức. Theo thơng lệ của người Pháp, khách là ngưòi chủ động trong việc trao danh thiếp,
người chủ nhận danh thiếp và đưa lại cho khách danh thiếp của mình, Ớ Anh thì lại có thơng lệđặc biệt, người chủđộng trao danh thiếp lại là người chủ, khách nhận và trao lại danh thiếp của mình cho người chủ. Có nước lại quy ước người chủ động trao danh thiếp là người lớn tuổi, người có địa vị xã hội cao hơn...
Khi tiếp khách trong nước hay nước ngoài, gặp mặt ỉần đầu tiên bất kểtrong trường hợp nào
đều có thể trao danh thiếp sau khi bắt tay. Bắt tay rồi tự giới thiệu tôi là và lịch sự trao danh thiếp; khi đáp lại lời chào của khách: “chào bạn, bạn là ” hãy lịch sự nhanh nhảu trao danh
51
thiếp của mình và nhẹ nhàng cúi đầu. Nếu có người giới thiệu; “Đây là bạn tơi tên là”, người
được giới thiệu sẽ nói “rất vui được biết ơng”, khi đó bạn trao danh thiếp là thích hợp.
Nếu đến thăm tư gia, mà người mở cổng không phải là chủ nhân bạn muốn gặp, bạn hãy hỏi chủ nhân có nhà hay khơng? Người đó hỏi “ơng tên là gì, có việc gì khơng?” khi đó bạn trao danh thiếp và trình bày ngắn gọn yêu cầu. Nếu người mình cần gặp là cấp trên, bẻ trên thì có thểghi: “xin được gặp” hay “xin được ra mắt”. Nếu đến cơ quan, bạn cần gặp lãnh đạo phải
đăng ký hoặc thoả thuận với thư ký, khi đó bạn trao danh thiếp có ghi “xin được gặp”. Sau đó
danh thiếp được chuyển tới lãnh đạo, bạn có thể được tiếp. Nếu người xin gặp không muốn tiếp, bạn không nên tựđộng, gượng ép xơng vào địi gặp. Khi là giao tiếp công vụ, lại có thư
giới thiệu. Bạn trình thư trước, khi gặp mặt hãy trao danh thiếp. Đối với nước ta, việc sử dụng danh thiếp còn mới mẻ, chưa có quy ước cụ thể, chưa có thơng lộ. Nhiều người trao danh thiếp như sựban phát cho người khác, nhiều người khá hào phóng trong việc trao danh thiếp, nhiều người nhận danh thiếp khơng có sựđáp lại chẳng cần giải thích. Khi chúng ta sử dụng danh thiếp làm phương tiện giao dịch nên có định hướng đề trở thành thơng lệ, quy ước. Danh thiếp có hai loại: danh thiếp chính thức và danh thiếp khơng chính thức.
- Danh thiếp chính thức là loại danh thiếp được sử dụng trong các mối quan hệ chính thức, trong thương mại, trong cơng vụ nhằm thể hiện tính chất lịch sự, trang trọng, cần tuân
theo quy ước nhất định khi sử dụng nó làm phương tiện giao tiếp. Nội dung của danh thiếp này bao gồm: Tên cơ quan hay doanh nghiệp, ghi trên cùng, ở giữa, có thể có logo bên trái. Họ và tên, ghi chữ to ở giữa danh thiếp. Chức danh ghi chữ nhỏở dưới họ tên (ghi chức vụ
quan trọng nhất). Ởdưới cùng góc bên phải, ghi rõ địa chỉ, điện thoại, fax... của cơ quan hay
doanh nghiệp. Hình thức của tấm đanh thiếp này thơng thường có kích cỡ 9,3cm X 6cm X 0,1 cm , bằng giấy thơm cứng, có màu sáng (như màu trắng, sữa, vàng nhạt...). Danh thiếp in trên một mặt bằng tiếng Việt, trình bày bằng chữchân phương.
- Danh thiếp khơng chính thức là loại danh thiếp được sử dụng chủ yếu trong trường hợp các mối quan hệ khơng chính thức, mang tính chất quan hệ cá nhân, không nhất thiết phải tuân thủcác quy ước của danh thiếp chính thức. Nội dung bao gồm: Họ và tên ghi ở giữa. Địa chỉ, diện thoại di động, điện thoại, fax, nhà riêng. Hình thức của danh thiếp tương đổi tự do, màu sắc tuỳ ý, phông chữ khổng nhất thiết phải in chân phương, khơng nhất thiết phải trình bày hàng ngang...
* Khen, phê bình, từ chối Khen
Đã là người, từ trẻ đến già đều thích lời khen. Khen là tỏ ý tán thưởng một hành động, việc làm, lời nói hay cái đẹp nào đó của người khác. Chúng ta đều biết rằng bản chất của con
người là muốn thể hiện mình, muốn được khẳng định bản thân, vì thế ln mong muốn mọi
người xung quanh đánh giá cao mọi ưu diểm, sự cố gắng và tiến bộ của mình. Điều đáng tiếc
là chúng ta thường quá tiết kiệm lời khen. Khen chính là thừa nhận người được khen. Nó có tác dụng khuyến khích to lớn trong giao tiếp và có thể cải thiện mối quan hệ. Việc vận dụng lời khen là rất cần thiết đề tạo bầu khơng khí thân mật, hiểu biết và tơn trọng lẫn nhau. Khi khen phải chú ý: khen phải đúng, cụ thể và không chung chung lấy lệ; khen phải chân thành.
52
Nếu khống nắm vững ba lưu ý trên, nhiều người cảm thấy khống thoải mái khi được khen vì có thể: khi được khen sai người ta có cảm giác là những lời nịnh hót hay lời khen đưa ra với mục đích vụ lợi. Khi được khen trực tiếp hơi quá, người được khen thấy lúng túng, xấn hổ, ngại ngùng khi tiếp nhận lời khen. Khi lời khen khơng chính xác, khen cái ta khơng có tạo cho ta cảm giác là người khen khơng hiểu biết về ta, thậm chí cịn có cảm giác đó là sự nhạo báng. Lời khen là một cơng cụ của giao tiếp, người giao tiếp cần biết sử dụng công cụ này thế
nào cho hiệu quả, không hà tiện nhưng cũng khơng lãng phí. Phê bình
Phê bình là tỏthái độchê trách, khơng đồng tình với hành vi, sự việc, thái độ của người khác. Phê bình là một việc tế nhị, rất dễ chạm tự ái, làm người khác mếch lịng, nên khi phê bình phải thận trọng. Tuy nhiên, chúng ta lại thường hào phóng khi phê bình người khác. Lời phê bình cần chính xác, phê bình hành vi, sự việc nào đó chứ khơng phải phê bình phẩm chất của mỗi cá nhân. Lời phê bình phải được đưa ra đúng lúc, nếu đề quá lâu mà ta mới phê bình hay
phê bình sau khi người khác phê bình ta thì đó là sự trảđũa. Bởi phê bình nhằm giúp đối tác sửa chữa hành vi, thái độcho đúng mới là cái đích, mục tiêu của nó. Khi phê bình sai, khơng trung thực thì đó lại là việc bồi nhọ người khác chứ khơng phải là phê bình. Khơng nên phê
bình, góp ý cho đối tác khi họ đang nóng giận. Phê bình thì nên phê bình trước mặt đối tượng, càng ít người có mặt càng tốt, tốt nhất là chỉ nên có hai người. Nếu phê bình vắng mặt, người
ta sẽcoi đó là hành vi nói xấu nên nội dung phê bình sẽkhơng được đối tượng tiếp thu và sừa chữa. Phê bình với thái độ chân thành, lời lẽ mềm dẻo đểngười nghe dễ tiếp thu.
Từ chối
Không phải cuộc giao tiếp nào ta cũng đồng ý đáp ứng yêu cầu của người đối thoại, đôi khi
cũng phải từ chối. Nhưng từ chối như thếnào cũng không phải dễ. Trong nhiều trường hợp giao tiếp có những câu rất khó nói ra khi muốn phủđịnh hoặc từ chối một điều gì đó. Để diễn
đạt ý khơng tán thành, ta có thể diễn đạt bằng ngơn ngữ “im lặng”, hay có thể chủ động lái sang một vấn đề khác chứ không nên thô ỉỗ tỏ vẻ quyết tâm muốn cự tuyệt thẳng thừng.
Trước những đòi hỏi vô lý, khăng khăng của đối tượng giao tiếp, đôi khi ta khơng thể bác bỏ
thẳng thừng vì như thế sẽ dễ chạm lòng tự ái của họ và dẽ gặp những trở ngại về sau. Trong
trường hợp này, trước tiên ta cứ thừa nhận, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc những điều không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh đối tác bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm, nếu đối tác cứ tiếp tục hành động hay địi hỏi. Khi từ chối, khơng nên dùng ngơn ngữ gay gắt, tránh dùng từ“khơng”, nhưng ngơn từ phải có sức nặng của sự kiên quyết. * Trò chuyện, kể chuyện
Trị chuyện
Trị chuyện là một hình thức giao tiếp phổ biến, nó đan xen với các hình thức khác, là nền của mọi cuộc giao tiếp. Hầu hết mọi người đều có nhu cầu gặp gỡ, tiếp xúc, trị chuyện với người
khác. Điều quan trọng khi nói chuyện là thái độ của đổi tượng giao tiếp. Trong câu chuyện họ thường vui vẻ, chủ động tham gia trả lời câu hỏi của mọi người tham dự. Những cuộc trò chuyện như vậy thường dễ dàng và vui vẻ. Nhưng cũng có khi đối tượng giao tiếp không tỏ ra nhiệt tinh với câu chuyện của ta. Có thể họ đang bận tâm đến một vấn đề khác hay họ là
53 người ít cởi mở, khơng ưa giao tiếp. Trong trường hợp như vây nên tôn trọng đối tượng giao tiếp, không nài ép họ. Điều quan trọng là xác định được là họ thực sự không muốn nói chuyện hay họ e dè, ngại ngùng, có ý ngờ vực, chưa hiểu biết về nhau. Những người khơng muốn trị chuyện thường có thái độnhư-. ít cười, cái nhìn lơ đãng, điệu bộ, tâm trạng căng thẳng, giọng nói thơ bạo, trả lới cụt ngủn và khơ khan, chỉ trả lời câu hỏi của người hỏi mà khơng có ý định trị chuyện để kéo dài cuộc giao tiếp. Trong trường hợp này ta hãy xem lại thái độ của mình và của đối tác, nếu khơng cẩn thiết thì nên chấm dứt cuộc trị chuyện này càng sớm càng tốt. Biểu hiện của những người muốn trị chuyện nhưng cịn e dè thường có thái độ; nụcười và cử
chỉ lúng túng, e dè, nhưng câu trả lời nồng nhiệt, có những câu trả lời và giới thiệu về bản thân mình, có thểđặt lại câu hỏi cho đối tượng giao tiếp của họ. Trong trường hợp này, việc lơi cuốn họ vào cuộc trị chuyện là tuỳ thuộc vào ý chí của ta. Hãy làm cho họ cảm thấy thoải
mái, tin tưởng hơn, họ sẽ cởi mở mà trị chuyện. Trong trị chuyện khơng chỉ nghe và trả lòi câu hỏi mà còn phải dặt câu hỏi, dưa ra những thông tin và ý kiến của cá nhân mình. Khi nắm bắt được thơng tin vềđối tượng giao tiếp, ta dễ dàng duy trì cuộc trị chuyện. Những thơng tin
trao đổi cần mang tính tương đương với nhau. Kể chuyện
Kể chuyện khồng chỉ là giao tiếp mà còn được coi là một nghệ thuật của giao tiếp. Chúng ta có thể gặp những người kể chuyên rất hấp dẫn. Họ lôi cuốn người nghe vào câu chuyện của mình. Một câu chuyện kể cần chú ý: thông tin phải rõ ràng, mạch lạc, sắp xếp câu chuyện logic, cách kể phải tự nhiên, sống động. Người kể chuyện trình hày rõ các nhân vật xuất hiện