khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty
Cơng ty với tiền thân là Phịng Vật tư kỹ thuật của Tổng Cục Hàng không dân dụng Việt Nam trực thuộc Bộ Quốc Phịng, chỉ hạch tốn nội bộ phụ thuộc vào cấp trên, đã dần đổi mới và hồn thiện, chính thức trở thành cơng ty cổ phần và hoạt động kế toán độc lập. Có thể thấy, Cơng ty đã trải qua q trình kinh doanh lâu năm trong lĩnh
vực XNK hàng khơng và có uy tín cao ở Việt Nam. Cơng ty ln hồn thành các chiến lược đề ra phù hợp với nguyên tắc và quy định của Công ty, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Để duy trì hoạt động kinh doanh trong một giai đoạn
dài và tạo được uy tín như vậy là sự nỗ lực rất lớn của BGĐ cũng như tập thể nhân viên Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không. Trong sự phát triển khơng ngừng
đó có sự đóng góp rất lớn của phịng Tài chính - Kế tốn. Phịng Tài chính - Kế tốn là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của cơng ty với vai trị tham mưu
và tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn trong nhiều lĩnh vực cho Ban Giám đốc Cơng ty đúng theo Luật Kế tốn, các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành.
Trong cơng tác quản lý tài chính của Cơng ty khơng thể thiếu sự đóng góp của phần hành kế tốn thanh toán. Việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý các khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp một cách hợp lý đã hỗ trợ hiệu quả cho cơng
tác quản lý tài chính, góp phần thu hồi cơng nợ và luân chuyển vốn kịp thời tại Công ty. Tuy nhiên, tổ chức cơng tác kế tốn thanh tốn với khách hàng và nhà cung cấp trong Công ty vẫn tồn tại các ưu điểm và nhược điểm. Cần phát huy những thế mạnh,
hạn chế tối đa những nhược điểm để nâng cao vai trị của kế tốn thanh tốn trong cơng tác quản lý tài chính của Cơng ty.
2.3.1. Những ưu điểm
2.3.1.1. về tổ chức cơng tác kế tốn nói chung
Về tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh và đặc
điểm
tổ chức bộ máy quản lý Công ty, mọi hoạt động quản lý điều hành đều tập trung tại Phịng Tài chính - Kế tốn của Công ty, các nghiệp vụ được theo dõi, ghi chép, tổng hợp tại Phòng TC-KT. Tại Chi nhánh là đơn vị hạch tốn phụ thuộc, có bộ máy kế tốn riêng sẽ chịu sự quản lý trực tiếp về mặt nghiệp vụ tại Phịng TC-KT Cơng ty.
68
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
Do vậy, việc Cơng ty chọn mơ hình tổ chức kế tốn tập trung là hợp lý, gọn nhẹ và thống nhất, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản lý. Sự phân công công việc trong bộ máy kế toán là hợp lý, mỗi kế toán viên đều phụ trách phần hành cụ thể của riêng mình, đồng thời kiêm kế tốn chun quản từng phịng ban, giúp cho cơng việc không bị chồng chéo, phát huy được nguồn nhân lực sẵn có, đảm bảo mọi cơng tác kế tốn đều được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời, ít sai sót. Giữa các nhân viên kế tốn ln có quan hệ tác nghiệp trong cơng việc nên việc cung cấp và trao đổi
thơng tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời. Đội ngũ cán bộ phịng Tài chính - Kế tốn là những người có năng lực, chun mơn cao, nhiệt tình, năng động, có trách nhiệm với cơng việc.
về hệ thống chứng từ: Các mẫu chứng từ bắt buộc theo chế độ kế tốn hiện hành
đều được Cơng ty tn thủ nghiêm túc. Quá trình tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kinh doanh của Công ty đảm bảo sự hiệu quả trong cơng tác kế tốn. Cụ thể, các chứng từ liên quan được tập hợp và sắp xếp theo đúng thứ tự quy trình, kẹp cùng nhau thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh bởi cán bộ thống kê hoặc cán bộ kinh doanh kiêm nhiệm thống kê trực thuộc từng phịng kinh doanh, gửi lên cho kế tốn thanh tốn kiểm tra, rà soát. Sau khi chứng từ thanh toán được lập và được phê duyệt thì lưu trữ thành bộ chứng từ thanh tốn ghi rõ cho từng phịng kinh doanh, từng tháng
giúp việc tìm kiếm và kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện cho cơng tác quản
lý.
về hệ thống tài khoản: Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản thanh toán với
khách
hàng và nhà cung cấp chi tiết cho từng phòng ban, từng loại ngoại tệ, phù hợp với đặc
điểm tổ chức quản lý công nợ của công ty, tạo điều kiện ghi chép, hạch tốn chính xác, thuận tiện, rõ ràng, đơn giản, mang tính thiết thực, giảm nhẹ phần việc cho kế toán thanh toán, tránh sự trùng lặp trong ghi chép cơng nợ với kế tốn cơng nợ.
về hệ thống sổ kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký chung trên phần mềm máy tính
Cơng ty áp dụng phù hợp với khối lượng công việc kế tốn tại Cơng ty, thống nhất theo TT200. Việc cập nhật chứng từ vào máy theo định kỳ sẽ đảm bảo công tác kế tốn khơng bị chia nhỏ. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình kế tốn đã tiết kiệm khơng chỉ về nhân lực mà cịn tiết kiệm về thời gian. Việc sử dụng phần
69
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
mềm kế toán máy Effect phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty, dễ dàng hạch
tốn các giao dịch nội tệ và ngoại tệ, giảm rủi ro về số liệu tính tốn sai. Phịng Tài chính - Kế tốn có một máy tính chủ và nhiều máy trạm có thể dễ dàng liên kết, trao đổi số liệu các nghiệp vụ và quản lý công nợ hiệu quả. Việc nối mạng cho từng máy cũng nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn thơng qua việc thu thập các thông tin trên mạng như thông tin về các quy định mới của Bộ Tài chính. Việc lập chứng từ thanh tốn quốc tế qua phần mềm E-payment được thiết kế riêng bởi Cơng ty cũng giúp việc chuyển tiền ra nước ngồi được nhanh chóng, thuận tiện, xúc tiến hợp đồng.
Kế tốn thanh tốn chỉ cần tìm đúng nhà cung cấp theo thơng tin từ các phịng ban gửi lên, kiểm tra và tích chọn, đồng thời điền đầy đủ số tiền vào theo mẫu là có thể in ra.
2.3.1.2. về tổ chức hạch tốn thanh tốn
Chính sách thanh tốn qua ngân hàng với nhà cung cấp Công ty chỉ áp dụng một phương thức thanh toán trong nước và hai phương thức thanh toán quốc tế nên tiết kiệm thời gian thanh tốn cơng nợ. Hầu hết các giao dịch trên 20 triệu đồng Công ty đều sử dụng phương thức thanh tốn khơng dùng tiền mặt, chỉ trừ một số trường hợp đặc biệt. Ví dụ như tổng giá trị thanh toán của một hợp đồng là trên 20 triệu đồng, nhưng phương thức thanh toán trả sau và trả nhiều lần, mỗi lần thanh toán số tiền phải
trả nhỏ hơn 20 triệu đồng nên Cơng ty sẽ thanh tốn bằng tiền mặt. Tóm lại, do có sự hỗ trợ từ ngân hàng mà q trình thanh tốn diễn ra nhanh chóng, an tồn, tiện lợi trong các giao dịch với quy mô lớn và khoảng cách địa lý xa như với các nhà cung cấp, đặc biệt là nhà cung cấp nước ngồi.
Thời hạn cơng ty trả tiền nhà cung cấp hoặc thu tiền khách hàng phụ thuộc vào hợp đồng, có thể 1 tháng hoặc có những hợp đồng kéo dài 3 đến 5 tháng. Như vậy thời hạn tín dụng được linh hoạt giúp duy trì các mối quan hệ với khách hàng và nhà cung
cấp.
Việc tổ chức hạch toán thanh toán được tổ chức hợp lý, phân công công việc cho kế tốn thanh tốn phù hợp trình độ và năng lực của nhân viên. Cán bộ kế toán thanh toán thực hiện nhiệm vụ thanh toán kịp thời, thống nhất vận hành với các bộ phận kế toán khác, đồng thời nhận được sự hỗ trợ từ các cán bộ thống kê các Phịng kinh
70
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
doanh. Cụ thể, về kế hoạch trả nợ, thu tiền khách hàng được kế toán thanh toán kết hợp với kế toán cơng nợ chun quản từng Phịng kinh doanh để đơn đốc thu hồi giúp
cơng việc hiệu quả, hạn chế sai sót.
Hệ thống chứng từ, sổ sách thanh tốn tổ chức thống nhất, đầy đủ, q trình ln chuyển chứng từ có sự hỗ trợ từ nhiều phía.
Tài khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp theo dõi chi tiết theo từng phòng ban, từng loại tiền tệ. Danh mục khách hàng và nhà cung cấp được khai báo đầy đủ, chi tiết, tương đối khoa học trong các phần mềm kế toán sử dụng. Sổ NKC, sổ chi tiết, sổ cái, sổ quỹ, báo cáo kế toán được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thơng qua chương trình kế tốn trên máy tính của Cơng ty.
Trong phần mềm kế tốn, mỗi kế tốn viên đều có tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập. Kế tốn làm phần hành nào thì chỉ được sửa đổi, cập nhật các nghiệp vụ liên
quan đến phần hành đó. Như vậy, Cơng ty đã phân quyền cho nhân viên hiệu quả, giúp việc quản lý thơng tin kế tốn dễ dàng hơn, nếu có gian lận hay sai sót hồn tồn
có thể tìm ra người quy trách nhiệm. Ngồi ra các thơng tin trên phần mềm máy tính thường xun được nhân viên IT trong Cơng ty sao chép dữ liệu ra ổ cứng phòng trường hợp mất dữ liệu nên việc lưu trữ thông tin đã hạn chế được nhiều rủi ro.
2.3.2. Những tồn tại
Tổ chức cơng tác kế tốn các nghiệp vụ thanh tốn qua ngân hàng với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng khơng vẫn cịn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục để tăng cường vai trị của kế tốn thanh tốn trong công
tác quản lý tài chính.
2.3.2.1. về chính sách thanh tốn
Về phương thức thanh tốn qua ngân hàng với khách hàng. Cơng ty tin tưởng vào việc khách hàng sẽ thanh toán đúng theo từng lần như hợp đồng quy định nên chỉ theo dõi cơng nợ về khách hàng và trích lập dự phịng phải thu nếu khách hàng trả chậm, mà không chủ động trong việc thu hồi cơng nợ như có quy định phạt trả chậm trong hợp đồng hay tiến hành lập chứng từ thu tiền như ủy nhiệm thu, séc,... Sự đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh tốn vẫn chưa đạt hiệu quả dẫn đến Cơng ty bị khách
71
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
hàng chiếm dụng vốn trong một thời gian dài. Neu khách hàng lâm vào tình trạng khó
khăn, thiếu khả năng trả nợ hoặc cố ý khơng thanh tốn, dẫn đến ảnh hưởng lớn trong
q trình ln chuyển vốn của Cơng ty là rất cao.
Việc Cơng ty khơng áp dụng chiết khấu thanh tốn, chiết khấu thương mại cho khách
hàng mặc dù phù hợp với đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực hàng không của Công ty tại thời điểm hiện tại. Tuy nhiên về lâu dài sẽ xuất hiện thêm các đối thủ cạnh tranh
khác, ví dụ như những cơng ty làm về cung cấp dịch vụ logistics, đặc biệt là logistics trong vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Khả năng cao cơng ty sẽ phải chia sẻ thị phần của mình trong thị trường nếu vẫn giữ nguyên chính sách thanh tốn này.
2.3.2.2. về cơng tác tổ chức kế toán
Do mỗi kế tốn sẽ chun quản về một phịng ban nên trong q trình cơng tác có những kế tốn viên nghỉ chế độ một thời gian, người làm thay sẽ phải tìm hiểu lại từ đầu về phần hành đó. Điều này làm cho áp lực cơng việc dồn lên vì chưa thành thạo việc, đơi khi gây ra thiếu sót hoặc sai sót. Ví dụ như kế tốn thanh tốn qua ngân hàng
trong Cơng ty cũng kiêm cả kế tốn chun quản Phịng Chi nhánh HCM. Tuy nhiên nếu kế tốn chun quản Phịng xuất nhập khẩu 2 nghỉ sẽ gây khó khăn trong việc thanh tốn của kế toán thanh toán qua ngân hàng do các kế tốn phải hỗ trợ nhau trong cơng tác tập hợp chứng từ, theo dõi công nợ. Lúc này kế tốn thanh tốn khó chủ động trong cơng tác đơn đốc và thu hồi nợ. Bên cạnh đó, sự phân cơng lao động trong q trình ln chuyển chứng từ vừa có ưu điểm vừa có nhược điểm. Nếu cán bộ chịu trách nhiệm thống kê tại các Phịng kinh doanh nghỉ chế độ thì các chứng từ sẽ không được tập hợp ngay, người thay thế cũng phải chịu rất nhiều phần công việc, chưa quen phần hành khác, làm tăng khả năng xảy ra thất lạc chứng từ, chậm q trình tập hợp và thanh tốn đúng tiến độ của kế toán.
Việc sử dụng phần mềm trong công tác kế tốn u cầu Cơng ty phải ln cập nhật các phiên bản mới nhất. Việc khơng cập nhật kịp thời phần mềm kế tốn sẽ làm hệ thống kế toán kém hiệu quả hơn bởi phiên bản cũ có thể mắc nhiều lỗi, bị chậm, tự động thốt đăng nhập khi kế toán đang làm việc và khơng lưu dữ liệu kế tốn đã nhập.
Hoặc hệ thống máy tính bị lỗi cũng gây rủi ro như virus xâm nhập, lỗi ổ cứng... làm chậm q trình kế tốn, mất dữ liệu kế tốn mà khơng thể khơi phục.
72
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng 2.3.2.3. về hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty có mở tài khoản chi tiết 131, 331, 138, 338 cụ thể theo từng phòng ban và từng loại tiền. Còn chi tiết cho nhà cung cấp nào, địa chỉ và thơng tin giao dịch thì chỉ kế tốn thanh toán mới nắm rõ, các kế tốn chun quản từng phịng ban là các kế tốn cơng nợ cũng chỉ nắm được thông tin của những nhà cung cấp và của phịng ban nhất định. Như vậy dẫn đến thơng tin khơng được công khai, dễ dàng trong cơng tác thanh tốn nhưng khó khăn trong việc tìm kiếm, quản lý trên một phần mềm nhất định.
73
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua chương 2, em đã trình bày các vấn đề cơ bản như giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng khơng, thực trạng kế tốn các nghiệp vụ thanh toán
qua ngân hàng với khách hàng và nhà cung cấp tại Cơng ty, từ đó đưa ra các đánh giá
về ưu điểm cũng như nhược điểm trong cơng tác kế tốn các nghiệp vụ thanh tốn qua ngân hàng với khách hàng và nhà cung cấp.
Trong phần giới thiệu tổng quan về Cơng ty, ngồi lịch sử hình thành và phát triển, các đối tác lớn và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cơng ty, em cịn nêu chi tiết đặc điểm bộ máy tổ chức quản lí cũng như đặc điểm về tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty.
Trong phần thực trạng kế tốn các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng với khách hàng và nhà cung cấp tại Cơng ty, ngồi các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, tỷ giá ngoại tệ Công ty dùng để giao dịch, em đặc biệt quan tâm và làm nổi bật chính sách thanh tốn, chứng từ sử dụng, quy trình thanh
tốn cũng như phương pháp hạch toán kế toán và lên sổ kế tốn trên phần mềm mà Cơng ty sử dụng.
Sau cùng, dựa trên những gì đã học cũng như thực tế đã tìm hiểu về cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp nơi thực tập, em đã nêu ra các ưu điểm về tổ chức cơng tác kế tốn nói chung cũng như tổ chức hạch tốn thanh tốn nói riêng tại doanh nghiệp. Đồng thời chỉ ra những nhược điểm cịn tồn tại như về chính sách thanh tốn, cơng tác tổ