Nguồn Phịng Hành chính ARM
Đại hội đồng cổ đơng: Đại hội đồng Cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất
của
Airimex, có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ của Công ty quy định.
Hội Đồng Quản Trị: Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông bầu ra, là cơ quan quản
lý cao nhất của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề
29
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty giữa hai kỳ đại hội (theo Điều lệ Cơng
ty quy định).
Ban Kiểm sốt: Là cơ quan kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài
chính của Airimex; giám sát việc chấp hành chế độ chính sách, định mức, chế độ hạch
tốn, hoạt động của hệ thống kiểm tra của Công ty; thẩm định báo cáo tài chính hàng năm; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính và báo cáo Đại hội đồng cổ đông .
Ban Giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và hai Phó Giám đốc, quản lý điều hành các
công việc hàng ngày của Công ty theo những chiến lược, kế hoạch đã được Hội đồng
quản trị Công ty và Đại hội đồng cổ đông thông qua (quyền hạn và trách nhiệm được quy định trong Điều lệ Cơng ty).
Phịng Ke hoạch - Hành chính: Phịng HCQT có chức năng tham mưu cho Tổng
Giám đốc trong cơng tác hành chính quản trị và cho th văn phịng; tham mưu các lĩnh vực kế hoạch, đầu tư, tổ chức cán bộ và lao động tiền lương và thi đua khen thưởng.
Về quản trị, phịng có nhiệm vụ xây dựng nội quy, quy chế quản lý, lịch công tác của lãnh đạo, đồng thời bảo dưỡng trang thiết bị và tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động cho thuê văn phòng. Quản lý các tài sản, cơ sở vật chất của Công ty bao gồm trang thiết bị, kỹ thuật
thông tin liên lạc; sửa chữa thay thế kịp thời các trang thiết bị hư hỏng. Trực tiếp thực
hiện các công việc mua sắm trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo quy định. Đồng thời tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Công ty. Về kế hoạch và đầu tư, phịng chủ trì xây dựng và tổng hợp chiến lược phát triển Công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư ngắn hạn, dài hạn, báo cáo Giám đốc Cơng ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời chủ trì lập các báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD theo đúng quy định.
Về tổ chức cán bộ - lao động tiền lương, phịng tham mưu cho Giám đốc Cơng ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động và tiền lương, công tác bảo hộ lao động và thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến người lao động theo quy định của Nhà nước. Nghiên cứu xây dựng, sửa đổi, bổ sung các Điều lệ, Quy chế về cơng
30
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
tác tổ chức, cán bộ của Công ty. Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy
và bố trí cán bộ cho phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty. Tham mưu cho Giám
đốc Công ty về việc quản lý và sử dụng cán bộ như: tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật... Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên. Giải quyết
chế độ như hưu trí, thơi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác liên quan đến người lao động. Kết hợp để hồn thành thủ tục hành chính cho cán bộ cơng nhân viên được cử đi cơng tác nước ngồi theo qui định. Bên cạnh đó cịn thực hiện xây dựng quy chế phân phối quỹ lương theo sản phẩm, quy chế khoán kinh doanh và các qui chế, qui định, chính sách liên quan đến thu nhập của người lao động trình cấp
có thẩm quyền ban hành.
về hành chính, phịng đảm bảo tất cả các thơng tin, các văn bản đi đến của Công ty được thông suốt: tiếp nhận công văn tài liệu, xem xét xử lý đúng tuyến và phân bổ cho các đơn vị liên quan để giải quyết. Sau khi có kiểm duyệt của Giám đốc Công ty,
lưu trữ hồ sơ tài liệu, phát hành công văn đi, quản lý công văn đến, xác nhận sao chép
các văn bản trong Công ty, quản lý con dấu và in ấn, phát hành tài liệu theo đúng chế độ quản lý hành chính văn thư bảo mật. Tiến hành giải quyết các giấy tờ cho cán bộ công nhân viên đi công tác và xác nhận cho khách đến làm việc tại cơ quan. Ghi chép
biên bản và soạn thảo các văn bản thông báo kết luận, nghị quyết các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết và các cuộc họp khác do Lãnh đạo Công ty triệu tập. Thực hiện công tác đối ngoại và phát ngôn của Cơng ty khi cần.
Phịng Xuất nhập khẩu chi nhánh HCM: Phịng có chức năng tham mưu Tổng
giám đốc thực hiện các hoạt động kinh doanh hàng hóa phục vụ ngành hàng khơng (trang thiết bị mặt đất, thiết bị trạm xưởng, quản lý bay.) và các hoạt động kinh doanh của Công ty tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu hàng khơng tại thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Chi nhánh).
Nhiệm vụ của phòng Chi nhánh là nghiên cứu và lập kế hoạch hoạt động, kinh doanh
các hàng hóa, dịch vụ phục vụ ngành hàng không (trang thiết bị mặt đất, thiết bị trạm
xưởng, quản lý bay,.); các hàng hóa, dịch vụ khác và triển khai thực hiện kế hoạch. Tham mưu Tổng Giám đốc xây dựng bộ máy tổ chức và tham gia xây dựng các quy định, quy trình, quy chế, chính sách,... của Cơng ty áp dụng tại Chi nhánh. Duy trì
31
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
và phát triển hệ thống khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, chào bán hàng hóa, dịch vụ. Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh như đấu thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau bán hàng. Tổ chức chăm sóc khách hàng và xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu về khách hàng. Lập và triển khai kế hoạch
kinh doanh của chi nhánh theo định hướng và mục tiêu Công ty giao. Lập kế hoạch kinh doanh, tiếp thị và phát triển thị trường cho các lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng được giao tại chi nhánh. Tổ chức triển khai phương án kinh doanh, phát triển địa bàn,
thị trường theo kế hoạch. Quản lý vốn, tài sản và thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, quản trị tài chính tại chi nhánh. Thực hiện công tác quản lý lao động tại chi nhánh và công tác đối ngoại cũng như quản trị hành chính văn phịng tại chi nhánh.
Phòng Xuất nhập khẩu 2 : Tham mưu Tổng giám đốc thực hiện các hoạt động xuất
nhập khẩu ủy thác phụ tùng vật tư máy bay, các thiết bị khác và dịch vụ vận chuyển. Nhiệm vụ của phòng là nghiên cứu và lập kế hoạch hoạt động, kinh doanh dịch vụ XNK ủy thác phụ tùng vật tư máy bay, các thiết bị khác; dịch vụ vận chuyển và triển khai thực hiện. Duy trì và phát triển hệ thống khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, chào bán dịch vụ XNK ủy thác phụ tùng vật tư máy bay, các thiết bị khác; dịch vụ vận chuyển. Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh như đàm phán và ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau bán hàng. Tổ chức thực hiện thủ tục khai báo hải quan, giao nhận cho các lơ hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng. Tổ
chức chăm sóc khách hàng và xây dựng, hồn thiện cơ sở dữ liệu về khách hàng.
Phòng Xuất nhập khẩu 3 : Tham mưu Tổng giám đốc thực hiện các hoạt động kinh
doanh hàng hóa chuyên dùng phục vụ ngành hàng không (thiết bị, vật phẩm phục vụ trên chuyến bay...); ngành dầu khí, hóa chất, xây dựng; và các hàng hóa, dịch vụ khác.
Nhiệm vụ của phịng là nghiên cứu và lập kế hoạch hoạt động, kinh doanh các hàng hóa phục vụ ngành hàng khơng (thiết bị, vật phẩm phục vụ trên chuyến bay.); ngành dầu khí, hóa chất, xây dựng; các hàng hóa, dịch vụ khác và triển khai thực hiện kế hoạch. Duy trì và phát triển hệ thống khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, chào bán hàng hóa, dịch vụ. Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh như đấu thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau bán hàng.
32
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
Tổ chức chăm sóc khách hàng và xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu về khách hàng. Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường.
Phòng vé Máy bay: Tham mưu Tổng giám đốc thực hiện tổ chức phát triển hoạt
động kinh doanh dịch vụ đặt, giữ chỗ và bán vé máy bay cho hành khách đáp ứng mục tiêu của Công ty và quy định của hợp đồng đại lý giữa Công ty với các hãng hàng khơng trong nước/quốc tế.
Nhiệm vụ của phịng là nghiên cứu và lập kế hoạch hoạt động, kinh doanh vé máy bay và triển khai thực hiện kế hoạch. Duy trì và phát triển hệ thống khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, chào bán vé máy bay. Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh như đàm phán và ký kết hợp đồng, đặt, giữ chỗ, bán vé máy bay và dịch vụ sau bán hàng.
Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các hãng hàng khơng trong nước và quốc tế nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường:
- Xây dựng kế hoạch tìm kiếm và phát triển hệ thống hãng hàng không. - Trực tiếp liên hệ, trao đổi với các hãng hàng không để nắm bắt thông tin. - Phân tích, đánh giá các hãng hàng khơng dịch vụ phù hợp với nhu cầu của thị
trường trong nước.
- Duy trì, phát triển mối quan hệ với các hãng hàng không.
- Thực hiện hoạt động giao dịch, đàm phán với các hãng hàng không và đề xuất
Tổng Giám đốc ký hợp đồng đại lý.
- Xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu về các hãng hàng khơng.
Phịng Tài chính kế tốn: Phịng TC-KT có chức năng tham mưu cho Giám đốc
Công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính, kế tốn, kế hoạch.
Phịng có nhiệm vụ tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn, cơng tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê theo Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán, các quy định hiện hành của pháp luật và phù hợp với mơ hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Chỉ đạo thực hiện, giám sát, kiểm tra các báo cáo kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo
33
Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng
yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước. Làm việc với các đoàn kiểm tra, thanh tra về Thuế; phối hợp làm việc với Cơng ty kiểm tốn độc lập thực hiện kiểm tốn báo cáo tài chính hàng năm theo quy định. Chỉ đạo và giám sát thực hiện công tác quản lý, lưu trữ và bảo mật các hồ sơ, chứng từ, thông tin hạch tốn kế tốn của Cơng ty Ngồi ra cịn thực hiện cơng tác quản trị tài chính, kế tốn quản trị; tham mưu Tổng giám đốc các giải pháp bảo toàn, phát triển nguồn vốn và ra các quyết định kinh doanh. Đồng thời hướng dẫn và giám sát về nghiệp vụ đối với bộ phận Kế tốn chi nhánh của Cơng ty như lập sổ sách, chứng từ để nhân viên phụ trách kế toán Chi nhánh áp dụng.
2.1.5. Đặc điểm về tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán