CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUYTRÌNH NGHIỆP VỤ
1.5. Cải tiến quytrình
Cải tiến quy trình nghiệp vụ được thực hiện sau khi mơ hình hóa nghiệp vụ,cải tiến có thể là việc đề xuất thực hiện các hoạt động song song, ví dụ, phê duyệt; thay đổi trình tự các hoạt động, giảm thiểu gián đoạn, tránh nhiệm vụ trùng lặp hoặc phân mảnh, tránh luồng công việc phức tạp hay tắc nghẽn, tiến hành kết hợp các hoạt động tương tự, giảm thiểu số lượng quản lý, loại bỏ dữ liệu không sử dụng hay có thể chỉ là loại bỏ các bản sao.
Để thực hiện việc cải tiến, có thể đặt ra những câu hỏi như:
- Cấu trúc của tổ chức có thể được cải tiến khơng?. Đó là cách thức tổ chức nhân viên làm việc trong các quy trình nghiệp vụ. ta có thể xây dựng các nhóm nhân viên có nhiều năng lực khác nhau để thực hiện những cơng việc chính, giảm số lượng người giữ vai trị trong một cơng
Khóa luận tơt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
việc dẫn đến giảm chi phí, giảm sai sót và để cho các nhân viên có nhiều trách nhiệm hơn, khi đó họ khơng phải chờ người khác quyết định.
- Có cơng việc nào không cần thiết không? Xác định những công việc không cần thiết trong tổ chức như: viết báo cáo mà khơng có ai đọc, lưu trữ thông tin không bao giờ sử dụng...
- Có cơng việc nào giống hoặc tương tự nhau được thực hiện ở những nơi khác nhau không?. Như công việc được làm lại, do người ta không tin tưởng vào kết quả hoặc không biết trước đó đã làm gì hay các kết quả được kiểm tra và chấp nhận nhiều lần.
- Có vấn đề nào về thời gian và chi phí khơng?. Thời gian thực hiện có thể là một vấn đề ngay cả khi mỗi thứ đều hoạt động tốt. Để xác định cơng việc nào có thời gian quá cấp bách, hãy phân tích mỗi use case sử dụng thời gian. Xác định mối quan hệ giữa thời gian thực hiện, thời gian chờ và thời gian truyền.
Tuy nhiên, hoạt động cải tiến quy trình khó khăn có thể mất nhiều chi phí, thời gian và rủi ro.
Mơ hình hóa quy trình động sử dụng mô phỏng bằng máy tính để đánh giá tác động của thay đổi quy trình lên yếu tố đo lường như vịng thời gian và chi phí có thể được sử dụng để định giá thay đổi quy trình trước khi nó được triển khai.