Thực hiện chạy mơ hình quy trình ký kết hợp đồng và giải ngân vốn vay
- Thời hạn chạy quy trình: 30 (ngày) - Số vịng chạy quy trình: 50 (vịng)
- Mọi nhân lực trong các quy trình làm việc 5 ngày/tuần với ca làm như sau:
■ Ca sáng: Từ 7g30p đến 11g30p
■ Ca chiều: Từ 13g30p đến 17g30p
- Khoảng thời gian giữa mỗi lần ký kết hợp đồng: 03 (giờ)
- Chi tiết quy trình bao gồm: Nội dung hoạt động, loại hoạt động, nhân lực, thời gian/xác suất thực hiện được thể hiện dưới bảng sau:
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 46
HĐ3
Người kiểm soát khoản vay
Kiểm soát nội dung HĐTD và Hợp đồng bảo đảm tiền vay và Đơn y/c đăng ký giao dịch bảo đảm 01 Task 20 phút HĐ4 Người có thẩm quyền Ký kết HĐTD & Hợp đồng bảo
đảm tiền vay 01 Task 30 phút
HĐ5
Người quản lý
Khai báo thơng tin trên IPCAS 01 Task 40 phút
HĐ7
Người kiểm sốt khoản vay
Duyệt thông tin? 01 Gateway
Duyệt 93% Không duyệt 7%
HĐ8 Giao dịch
viên Lập hồ sơ giải ngân 01 Task
1 giờ 15 phút Người
khoản vay HĐ1 0 Người quản lý khoản vay
Chứng từ hạch toán giải ngân, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn và nội dung HĐTD có phù hợp? 01 Gateway Có 99% Khơng 1% HĐ1 1 Người quản lý khoản vay
Kiểm tra sai sót ở người QL
khoản vay hay GDV? 01 Gateway
Người QL khoản vay 50% GDV 50% HĐ1 2 Người quản lý
Lập báo cáo đề xuất giải ngân,
giấy nhận nợ 01 Task 45 phút HĐ1 3 Người kiểm soát khoản vay
Kiểm soát hồ sơ giải ngân, ký kiểm soát báo cáo đề xuất giải ngân, giấy nhận nợ
01 Task 35 phút
HĐ1 4
Người phê
duyệt 2 Ký phê duyệt hồ sơ giải ngân 01 Task 10 phút
HĐ1 5
Người quản lý
Lập danh mục hồ sơ và giao hồ
sơ khoản vay cho GDV 01 Task 30 phút
HĐ1 6
Kiểm soát viên
Kiểm tra hồ sơ vay vốn có lỗi
hay khơng 01 Gateway
Khơng 99% Có 1% HĐ1 7 Thủ kho/thủ quỹ Nhập kho TSĐB và nhận giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản 02 Task 40 phút HĐ1 8 Giao dịch viên/kiểm
Quy trình con: Kiểm sốt và giải
ngân vốn vay 02 Task
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 47
soát viên HĐ 18.1 Nhận phiếu nhập kho 15 phút HĐ 18.2
Hạch toán TSĐB trên IPCAS Hạch toán giải ngân
70 phút
HĐ 18.4
Kiểm soát hạch toán TSĐB Kiểm soát hạch toán giải ngân
70 phút
HĐ 18.5 Giải ngân 30 phút
HĐ19 Giao dịch
viên Phân kỳ hạn trả nợ 01 Task 40 phút
Bảng 11. Bảng chi tiết quy trình ký kết hợp đồng và giải ngân vốn vay
Kết quả chạy mơ hình thu được sau khi gán các nguồn lực, thời gian, xác suất xảy ra cho các hoạt động:
- Số lượng thẻ bài tạo ra là 50 bằng với số lượng thẻ bài tạo thành, mỗi thẻ bài được thông qua quy trình một cách chính xác dựa trên xác suất đã xác định. Điều này chứng tỏ quy trình được xây dựng một cách chính xác
- Về thời gian thực hiện quy trình:
■ Thời gian chờ ít nhất để thực hiện việc ký kết hợp đồng và giải ngân vốn vay là 17 giờ 20 phút.
■ Thời gian chờ để ký kết hợp đồng và giải ngân không vượt quá 4 ngày 23 giờ.
■ Thời gian trung bình kể từ khi ký hợp đồng tín dụng cho đến khi giải ngân là 1 ngày 14 giờ.
■ Thời gian chờ nhỏ nhất, lớn nhất và thời gian chờ trung bình cho quy trình con kiểm sốt và giải ngân vốn vay lần lượt là 2 giờ 30 phút, 1 ngày 30 phút và 9 giờ.
■ Khoảng thời gian khách hàng phải chờ tới lượt có thể chấp nhận được, khoảng thời gian chờ cho các hoạt động của quy trình dao động từ 0 giờ đến 8 giờ 41 phút.
- Về nhân lực
Khóa luận tốt nghiệp■ Công suất làm việc trong quy trình này khơng cao. Trong đó nguờiMơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
quản lý khoản vay, giao dịch viên và nguời kiểm soát khoản vay hoạt động với công suất cao nhất trong quy trình tuơng ứng với 24.67%, 26.79% và 14.51%.
■ Công suất làm việc của các nhân viên có trong quy trình khá nhỏ, từ 1.16% đến 8.26%.
Nhận xét:
- Thời gian thực hiện quy trình ký kết hợp đồng và giải ngân vốn vay diễn ra nhanh gọn để đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn của khách hàng. Đồng thời tuân theo đúng thời gian đã đuợc quy định nhằm bảo đảm việc giải ngân đuợc thực hiện chặt chẽ nhất có thể.
- Cơng suất làm việc của các bộ phận liên quan không lớn cho thấy rằng vấn đề thiếu nhân lực là khơng có.
- Tuy nhiên, trong quy trình cịn tồn tại một số hoạt động có thể thay đổi cho hợp lý và chặt chẽ hơn. Cụ thể nhu sau:
■ Hoạt động lập hồ sơ giải ngân nên chuyển cho bộ phận quản lý khoản vay làm, bởi nguời quản lý khoản vay là nguời nắm rõ thông tin ngay từ những buớc đầu tiên của quy trình.
■ Hoạt động tiếp nhận hồ sơ giải ngân và kiểm tra tiếp theo sẽ đuợc đảm nhiệm bởi nguời kiểm soát khoản vay.
- Việc tăng cơng việc cần hồn thiện cho nguời quản lý khoản vay và nguời kiểm soát khoản vay làm công suất phải làm việc của hai bộ phận này tăng lên là 32.86% và 16.83%. Công suất làm việc của giao dịch viên hiện tại giảm còn 17.94%.
- Thời gian chờ trung bình của khách hàng từ khi ký kết đến khi đuợc giải ngân là 4 ngày 5 giờ, tăng thêm 02 ngày.
- Mặc dù có sự tăng lên của thời gian chờ trung bình và công suất làm việc của nguời quản lý, nguời kiểm soát khoản vay, nhung điều này hoàn toàn
TT Trách nhiệm Nội dung Chứng từ 1 Người quản lý khoản vay
Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay Giám sát tình hình trả nợ và thực hiện cam kết theo hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay của khách hàng
Biên bản kiểm tra sau khi cho vay (xem phụ lục 16, phụ lục 17)
2
Người quản lý
Theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ
3 GDV Hạch tốn thu nợ
Khóa luận tơt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
Hình 10. Quy trình ký kêt hợp đông và giải ngân vôn vay được cải tiên
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 51
Khóa luận tốt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
2.4. Phân tích và mơ hình hóa quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử và xử
lý phát sinh
4
4.1 Người
quản lý
khoản vay
Cơ cấu lại thời hạn trả nợ (nếu có)
Giấy đề nghị kiêm
phương án cơ cấu thời hạn trả nợ (xem phụ lục 14, phụ lục 15)
Đề xuất cơ cấu thời hạn trả nợ
Căn cứ vào giấy đề nghị kiêm phương án cơ cấu lại thời hạn trả nợ của khách hàng, người quản lý khoản vay đánh giá khả năng trả nợ trước và sau khi cơ cấu và đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ, chuyển người kiểm soát khoản vay xem xét
4.2 Người kiểm soát khoản vay
Người kiểm soát khoản vay xem xét và ghi ý kiến đồng ý hay không đồng ý cơ cấu lại thời hạn trả nợ để trình người có thẩm quyền quyết định 4.3
Người có thẩm
Người có thẩm quyền xem xét để quyết định phê duyệt cơ cấu lại thời hạn trả nợ đối với khách hàng
cân nêu rõ lý do đê thông báo cho khách hàng
4.4 GDV
Căn cứ phê duyệt cơ cấu lại thời hạn trả nợ cho khách hàng. GDV thực hiện cập nhật lại thời hạn trả nợ trên IPCAS
5
Người quản lý
Phân loại nợ Báo cáo phân loại nhóm
nợ 6 Người quản lý khoản vay Thanh lý HĐTD (hợp đồng tín dụng), hợp đồng bảo đảm tiền vay và giải chấp tài sản đảm bảo (nếu có)
Biên bản thanh lý hợp đồng
Đơn yêu câu xóa đăng ký giao dịch đảm bảo
TT Nội dung Nội dung chi tiết
1 Kiêm tra tình hình sử dụng vốn vay Giám sát tình hình trả nợ và thực hiện cam kết theo hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay của khách hàng
Người quản lý khoản vay thực hiện kiêm tra, giám sát:
• Việc sử dụng vốn vay thực tế với mục đích đã thỏa thuận
• Tiến độ thực hiện và hiệu quả phương án vay vốn
• Tình hình trả nợ gốc, lãi và phí
• Tình hình tài sản bảo đảm
• Chấm điêm và xếp hạng khách hàng
• Đề xuất các biện pháp xử lý qua điều tra, giám sát
Thời gian kiêm tra, giám sát thực hiện theo quy định hiện hành. Việc kiêm tra sau khi cho vay phải được lập thành biên bản và lưu cùng hồ sơ cho vay.
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 52
Khóa luận tơt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
Bảng 12. Lưu đồ quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý phát sinh2.4.2. Diễn giải lưu đồ quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý 2.4.2. Diễn giải lưu đồ quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý
phát sinh
2
Theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ
Người quản lý khoản vay cần:
• Thường xuyên theo dõi, nắm bắt những khoản nợ đến hạn,
đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng
• Thơng báo nợ gốc, lãi và phí (nếu có) cho khách hàng
trước ít nhất (05) ngày làm việc
• Đôn đốc khách hàng trả những khoản nợ đến hạn, quá hạn
hoặc nợ đã xử lý rủi ro
• Theo dõi, giám sát nguồn tiền của khách hàng để phối hợp với GDV trong q trình thu nợ
Trật tự thu nợ:
• Thu nợ nội bảng trước, nợ ngoại bảng sau
• Thu nợ quá hạn trước, nợ đến hạn sau
• Nợ đến hạn nào có trước thu trước
• Khách hàng khơng đủ tiền thu hết nợ gốc, lãi, phí thì thực hiện thu theo tỷ lệ tương ứng giữa số nợ gốc và lãi phải trả
• Người quản lý khoản vay lập đề xuất trình người kiểm
sốt, người phê duyệt khoản vay phê duyệt thu nợ trong các trường hợp sau:
■ Khách hàng khó khăn trong việc trả nợ và có văn bản đề nghị thu nợ gốc trước, thu lãi sau. Trong mọi trường hợp phải lưu lại một phần nợ gốc để theo dõi nợ
■ Trường hợp xác định được nguồn thu cụ thể từ HĐTD, khoản nợ gắn với tài sản bảo đảm cụ thể
■ Trường hợp khác như: thi hành án, xử lý tài sản đảm bảo, thu hồi nợ do vi phạm I ll)TD...
3 Hạch toán thu
nợ
Với các khoản nợ đến hạn, quá hạn:
• Trường hợp khách hàng đủ tiền trả nợ: gdv thực hiện hạch toán thu nợ từ tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc thu trực tiếp bằng tiền mặt.
• Khách hàng khơng đủ tiền trả nợ: GDV thực hiện thu nợ
theo trật tự nêu ở bước 2.
Với các khoản nợ chưa đến hạn:
• Khách hàng chủ động trả nợ bằng tiền mặt hoặc qua ủy
nhiệm chi, GDV thực hiện thu nợ và hạch toán trên hệ thống IPCAS
• HĐTD có thỏa thuận về thu nợ trước hạn
• Agribank chủ động thu nợ trước hạn đối với trường hợp
xác định được nguồn thu cụ thể từ HĐTD, khoản nợ gắn với tài sản bảo đảm cụ thể
• GDV tiến hành thu phí trả nợ trước hạn và nợ trước hạn
nếu HĐTD có thỏa thuận
4
Cơ cấu lại thời hạn trả nợ (nếu có)
Căn cứ vào giấy đề nghị kiêm phương án cơ cấu lại thời hạn trả nợ của khách hàng, người quản lý khoản vay đánh giá khả năng trả nợ trước và sau khi cơ cấu và đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ, chuyển người kiểm soát khoản vay xem xét
Người kiểm soát khoản vay xem xét và ghi ý kiến đồng ý hay không đồng ý cơ cấu lại thời hạn trả nợ để trình người có thẩm quyền quyết định
Người có thẩm quyền xem xét để quyết định phê duyệt cơ cấu lại thời hạn trả nợ đối với khách hàng
• Trường hợp khơng đồng ý cơ cấu lại thời hạn trả nợ cho
khách hàng cần nêu rõ lý do để thông báo cho khách hàng.
• Căn cứ phê duyệt cơ cấu lại thời hạn trả nợ cho khách
hàng. GDV thực hiện cập nhật lại thời hạn trả nợ trên hệ thống IPCAS.
5 Phân loại nợ
Định kỳ, người quản lý khoản vay thực hiện việc chấm điểm, xếp hạng khách hàng theo quy định.
Căn cứ vào kết quả chấm điểm và xếp hạng khách hàng, người quản lý khoản vay thực hiện phân loại nhóm nợ định tính trên IPCAS và lập báo cáo trình người có thẩm quyền phê duyệt.
6
Thanh lý
HĐTD, hợp
đồng bảo đảm
HĐTD tự động thanh lý khi bên vay thực hiện hết nghĩa vụ và khơng cịn nhu cầu vay tiếp.
Giải chấp tài sản bảo đảm theo quy định xuất tài sản bảo đảm của
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 54
tiền vay và giải chấp tài sản đảm bảo (nếu có)
Agribank.
Bảng 13. Bảng diễn giải lưu đồ quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý phát sinh
2.4.3. Mơ hình hóa quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý phát sinh
Hoạ t độn g
Nhân lực Nội dung
Số lượng nhân lực Loại hoạt động Thời gian thực hiện /xác suất (đối với gateway) HĐ 1 Người quản lý khoản vay
Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn và trả nợ
01 Task 1 giờ
HĐ 2
Theo dõi, đôn đốc thu nợ và xử lý rủi ro
Theo dõi, đôn đốc thu nợ và xử lý rủi ro (nếu có)
01 Task 5 ngày
Khóa luận tơt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
Kiem tra, giám sát tình hình Theodokdondoc thu nợ vàxửlýni Đánh giá khá năng trà nơ trước Vasaukhicdcau Truonghgpon ập đề XU àt phê duyêtthuno? M Thông báo tù chõi Cho khách Phê duyệt đẽ xuàtthu nọ A Dugcdenghi Cd cãu Iaithdi han trá nọ? Thanh lý họp dong, giái thãp tài sán báo đám Ghiýkiẽnđóngý hoặc khơng đơng
Hình 11. Quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý phát sinh
Khóa luận tốt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
Thực hiện chạy mơ hình quy trình kiểm tra, giám sát sau vay, thu nợ và xử lý phát sinh
- Thời hạn chạy quy trình: 30 (ngày)
- Số vịng chạy quy trình: 50 (vịng)
- Mọi nhân lực trong các quy trình làm việc 5 ngày/tuần với ca làm như sau:
■ Ca sáng: Từ 7g30p đến 11g30p.
■ Ca chiều: Từ 13g30p đến 17g30p.
- Khoảng thời gian giữa mỗi trường hợp kiểm tra: 75 (phút)
- Chi tiết quy trình bao gồm: nội dung hoạt động, loại hoạt động, nhân lực, thời gian/xác suất thực hiện được thể hiện dưới bảng sau:
HĐ
3 GDV
Trường hợp cần lập đề xuất phê duyệt thu nợ? 01 Gate way Khơng 80% Có 20% HĐ 4 Người kiểm
Phê duyệt đề xuất
thu nợ 01 Task 20 phút
HĐ
5 GDV Hạch toán thu nợ 01 Task 30 phút
HĐ 7
GDV Kiểm tra khoản vay
đã hết nghĩa vụ nợ.? 01 Gate way Yes 60% No 40% HĐ 8 GDV Thanh lý hợp đồng,
giải chấp tài sản bảo đảm (nếu có)
HĐ9
Người quản lý khoản vay
Được đề nghị cơ cấu lại thời hạn trả nợ? 01 Gate way Có 24% Khơng 76% HĐ10 Người quản lý
khoản vay Phân loại nợ 01 Task 30 phút
HĐ11 Người quản lý
khoản vay
Đánh giá khả năng trả nợ trước và sau khi cơ cấu
01 Task 1 giờ
HĐ12 Người
kiểm
Ghi ý kiến đồng ý
hoặc không đồng ý 01 Task 3 phút
HĐ13 Người có thẩm
quyền
Phê duyệt đề nghị cơ
cấu lại thời hạn nợ 01 Task 1 giờ
HĐ14 Người có thẩm
quyền Phê duyệt? 01
Gate way Đồng ý 34% Từ chối 66% HĐ15 Người có thẩm quyền Ký phụ lục HĐTD 01 Người phê duyệt khoản vay 01 người đại diện
Task 3 phút
HĐ16 GDV Cập nhật lại thời hạn