Kết quả chạy mơ hình thu được sau khi gán các nguồn lực, thời gian, xác suất xảy ra cho các hoạt động:
- Số lượng thẻ bài tạo ra là 50 bằng với số lượng thẻ bài tạo thành, mỗi thẻ bài được thông qua quy trình một cách chính xác dựa trên xác suất đã xác định. Điều này chứng tỏ quy trình được xây dựng một cách chính xác.
- Về thời gian thực hiện quy trình:
■ Thời gian chờ ít nhất từ khi xin vay tại ngân hàng đến khi được phê duyệt là 1 ngày 1 giờ 25 phút.
■ Thời gian từ khi xin vay tại ngân hàng đến khi được phê duyệt sẽ không quá 12 ngày 4 giờ 05 phút.
■ Thời gian trung bình để một khoản vay được phê duyệt từ khi bắt đầu yêu cầu xin vay là 6 ngày 4 giờ 24 phút.
■ Khoảng thời gian trung bình lớn nhất mà khách hàng phải chờ tới lượt được ghi nhận ở hoạt động rà sốt lại tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ trình là 22 giờ 18 phút.
■ Thời gian chờ tối đa và thời gian chờ trung bình của các hoạt động trong quy trình khơng có sự chênh lệch quá lớn.
■ Với quy trình con tiếp nhận và lập hồ sơ vay vốn, thời gian một khách hàng phải chờ tối thiểu, tối đa và thời gian chờ trung bình là 12 giờ 30 phút, 3 ngày 19 giờ, 2 ngày 5 giờ 25 phút.
■ Với quy trình con thẩm định khoản vay, thời gian thực hiện trung bình là 3 ngày 13 giờ. Thời gian chậm nhất là 6 ngày 12 giờ 25 phút việc thẩm định sẽ được hồn thành.
Khóa luận tốt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
- về nhân lực:
■ Hiệu suất làm việc của một nguời thẩm định lên đến 97.77%.
■ Trong khi đó nhân viên bộ phận CIF, nguời phê duyệt, nhân viên phịng tín dụng có hiệu suất làm việc vừa đủ lần luợt là 56.67%, 11.56%, 8.80%.
■ Hiệu suất làm việc của thành viên Hội đồng thành viên và thành viên ban hộ sản xuất là thấp nhất tuơng ứng với 0.56% và 0.28%.
Nhận xét:
- Thời gian chờ đảm bảo khoản vay đuợc duyệt đúng tiến độ theo quy định và đủ thời gian cần thiết để khoản vay đuợc thẩm định tốt.
- Thời gian lập hồ sơ vay vốn nhanh gọn, không để khách hàng phải chờ đợi quá nếu nhu muốn xin vay cho các kế hoạch kinh doanh.
- Tuy nhiên, trong toàn bộ quy trình, nguời thẩm định phải làm gần nhu hết hiệu suất là 97.77% mà nguời xin vay nếu muốn đuợc tiếp nhận và thẩm định khoản vay cần chờ nguời thẩm định xử lý xong các công việc truớc đó. Chính vì vậy, thời gian chờ cho các hoạt động mà nguời thẩm định thực hiện có thể đuợc rút ngắn lại hơn nữa để mang lại lợi ích cho cả ngân hàng và khách hàng đồng thời giảm áp lực cho nguời thẩm định.
- Nếu ngân hàng tăng thêm một nguời thẩm định vào quy trình, thời gian chờ và công suất làm việc của nguời thẩm định sẽ trở nên khả quan hơn.
■ Công suất làm việc của nguời thẩm định khi đó là 65.18%.
■ Thời gian khách hàng phải chờ trung bình giảm 5 ngày còn 1 ngày 13 giờ 25 phút.
■ Thời gian tiếp nhận và lập hồ sơ vay vốn trung bình giảm 1 ngày 9 giờ còn 19 giờ 32 phút.
■ Thời gian thẩm định trung bình cho mỗi khoản vay giảm 2 ngày còn 10 giờ 31 phút.
■ Khoảng thời gian chờ lớn nhất, nhỏ nhất và thời gian chờ trung bình giữa hai khách hàng cũng giảm xấp xỉ bằng 0 hầu hết trong các hoạt động.
- Khoản vay không nằm trong thẩm quyền cho vay tại chi nhánh sẽ đuợc trình lên cấp vuợt thẩm quyền, hồ sơ trình cấp có thẩm quyền sau khi đuợc chuyển từ phịng tín dụng chi nhánh đến nguời thẩm định khoản vay tại nơi vuợt thẩm quyền tiếp nhận sẽ lại đuợc rà sốt tính hợp lệ và đầy đủ trong vòng 01 ngày để đảm bảo tính chặt chẽ. Tuy nhiên, hồ sơ trình bao gồm hồ sơ vay vốn và tờ trình phê duyệt đã đuợc nguời phê duyệt xem xét và ký
Khóa luận tốt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
duyệt, được hội đồng thẩm định thơng qua và cịn qua một bước kiểm soát thực hiện bởi người kiểm soát khoản vay trước đó. Chính vì vậy, bước rà sốt tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ trình có thể được lược bỏ bớt, thay vào đó người thẩm định có thể thực hiện xem xét tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ trình cùng lúc với hoạt động tái thẩm định, bởi bản chất hoạt động tái thẩm định hoặc thẩm định vẫn có thể cho thấy được hồ sơ trình có thực sự đạt u cầu hay không. Việc lược bỏ này sẽ giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng có nhu cầu vay vốn mà vẫn đảm bảo được tính chặt chẽ của quy trình. Cụ thể:
■ Thời gian chờ ít nhất từ khi xin vay tại ngân hàng tới khi phê duyệt giảm được 9 giờ 30 phút còn 15 giờ 30 phút.
■ Thời gian từ khi xin vay tại ngân hàng đến khi được phê duyệt rút ngắn được 10 ngày cịn khơng q 2 ngày 18 giờ.
■ Thời gian trung bình để một khoản vay được phê duyệt từ khi bắt đầu yêu cầu xin vay khi đó là 1 ngày 8 giờ 28 phút. Thời gian chờ giảm là 5 ngày 4 giờ.
STT Trách nhiệm Nội dung Chứng từ 1 Người quản lý khoản vay Soạn thảo HĐTD (hợp đồng tín dụng), hợp đồng đảm bảo tiền vay hoặc sổ vay vốn (trường hợp khách hàng vay vốn không đảm bảo bằng tài sản), và phối hợp cùng khách hàng điền thông tin trên đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm HĐTD (Hợp đồng tín dụng) (xem phụ lục 2, phụ lục 3, phụ lục 4, phụ lục 5, phụ lục 6) Hợp đồng bảo đảm tiền vay/sổ vay vốn
Đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm
Khóa luận tơt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
Hình 7. Quy trình thẩm định và phê duyệt khoản vay giản lược
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 39
Khóa luận tốt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
2.3. Phân tích và mơ hình hóa quy trình ký kết hợp đồng tín dụng và giải ngân ngân
2
Người kiểm
soát khoản
vay
Kiểm soát nội dung của HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay và đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm
HĐTD
Hợp đồng bảo đảm tiền vay Đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm 3 Người có thẩm quyền thực hiện theo quy định về ủy quyền thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của người đại
diện theo
Ký kết HĐTD
Ký kết hợp bảo đảm tiền vay
HĐTD
Hợp đồng bảo đảm tiền vay
4 Người quản
lý khoản vay
Khai báo thông tin vào hệ thống IPCAS
vay Các tài liệu liên quan khác
6 Người quản
lý khoản vay
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khoản vay
Hồ sơ giải ngân gồm: chứng từ hạch toán giải ngân (giấy lĩnh tiền, ủy nhiệm chi), chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn hoặc văn bản cam kết bổ sung trong 30 ngày nếu như chưa có
Báo cáo đề xuất giải ngân (xem phụ lục 12)
Giấy nhận nợ (xem phụ lục 13) với khoản vay giải ngân hai lần trở lên
Phần theo dõi phát tiền và kỳ hạn trả nợ của hợp đồng tín dụng với khoản vay giải ngân một lần
7
Người kiểm
soát khoản
vay
Kiểm soát hồ sơ giải ngân
Báo cáo đề xuất giải ngân, giấy nhận nợ
Hồ sơ giải ngân
8
Người phê
duyệt khoản vay
Phê duyệt hồ sơ giải ngân và bàn giao cho giao dịch viên
Báo cáo đề xuất giải ngân, giấy nhận nợ
Hồ sơ giải ngân
9 Thủ kho/thủ
quỹ
Nhập kho TSBĐ
Nhận giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu sử dụng tài sản bảo đảm Phiếu nhập kho tài sản
10
Giao dịch
viên/kiểm soát viên
Kiểm soát và giải ngân vốn vay
HSVV
Hồ sơ giải ngân
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu sử dụng tài sản bảo đảm
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 40
Phiêu nhập kho tài sản 11 Người quản lý khoản vay/giao dịch viên Phân kỳ hạn trả nợ Hợp đồng tín dụng T
T Nội dung Nội dung chi tiết
1
Soạn thảo HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay
hoặc sổ vay vốn (trường hợp khách hàng vay vốn không đảm bảo bằng tài sản), và phối hợp cùng khách hàng điền thông tin trên đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm
Người quản lý khoản vay phụ trách soạn thảo HĐTD,
nội dung soạn thảo phải phù hợp với quyêt định phê duyệt cho vay và điều kiện giải ngân (nêu có)
Đối với khách hàng vay vốn không phải bảo đảm bằng tài sản theo quy định, nơi cho vay có thể sử dụng sổ vay vốn
Phối hợp cùng khách hàng điền các thông tin trên đơn
yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm theo mẫu quy định phù hợp với hợp đồng bảo đảm tiền vay
2
Kiểm soát nội dung của HĐTD , hợp đồng bảo đảm tiền vay và đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm
Người kiểm soát khoản vay kiểm soát nội dung của HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay, đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm
Ký nháy từng trang của hợp đồng và trình người có thẩm quyền
3
Ký kêt HĐTD
Ký kêt hợp bảo đảm tiền vay
Người có thẩm quyền (thực hiện theo quy định về ủy quyền thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện theo pháp luật) sau khi xem xét các nội dung trên
HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay và đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện ký kêt các hợp đồng.
Yêu cầu người quản lý khoản vay phối hợp cùng
Khóa luận tơt nghiệp Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ
Bảng 9. Lưu đồ quy trình ký kết hợp đồng tín dụng và giải ngân2.3.2. Diễn giải lưu đồ quy trình ký kết hợp đồng tín dụng và giải ngân 2.3.2. Diễn giải lưu đồ quy trình ký kết hợp đồng tín dụng và giải ngân
khách hàng thực hiện thủ tục chứng thực, công chứng
hợp đồng bảo đảm tiền vay và đăng ký giao dịch bảo đảm theo quy định
4 Khai báo thông tin vào
hệ thống IPCAS
Căn cứ vào các hợp đồng, người quản lý khoản vay thực hiện khai báo các thông tin sau vào hệ thống IPCAS:
• Thơng tin khoản vay trên đơn xin vay vốn
• Thơng tin thẩm định đơn xin vay vốn
• Thơng tin dự án đầu tư (đối với cho vay theo dự án đầu tư)
• Thơng tin về tài sản bảo đảm (nếu cho vay có
tài
sản bảo đảm)
• Thông tin về tài sản giữ hộ (nếu cho vay khơng
có tài sản đảm bảo)
5 Phê duyệt thơng tin đã
khai báo
Người kiểm sốt khoản vay phê duyệt thơng tin do người quản lý khoản vay khai báo trên hệ thống IPCAS đảm bảo đúng khớp với thơng tin trên hồ sơ tín dụng (HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các tài liệu có liên quan)
6 Tiếp nhận và kiểm tra
hồ sơ khoản vay
Người quản lý khoản vay thực hiện:
• Tiếp nhận hồ sơ giải ngân từ giao dịch viên gồm: chứng từ hạch toán giải ngân (giấy lĩnh tiền vay, ủy nhiệm chi), chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn(nếu chưa có thì phải có văn bản cam kết bổ sung trong vịng 30 ngày)
• Kiểm tra tính phù hợp giữa chứng từ hạch toán
giải ngân, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn và nội dung HĐTD
• Lập báo cáo đề xuất giải ngân và cùng khách
hàng lập giấy nhận nợ, đối với trường hợp giải ngân từ (02) lần trở lên ; ký tên và ghi các nội dung cần thiết vào HĐTD, phần theo dõi phát tiền vay và kỳ hạn trả nợ, với trường hợp giải
Trương Hàm Yên - Lớp HTTTA - K15 Trang 42
ngân (01)lân
7 Kiểm soát hồ sơ giải ngân
Người kiểm soát khoản vay thực hiện kiểm soát hồ sơ
giải ngân
Ký kiểm soát trên báo cáo đề xuất giải ngân, giấy nhận nợ và trình người có thẩm quyền phê duyệt
8
Phê duyệt hồ sơ giải ngân và bàn giao cho GDV
Người phê duyệt khoản vay ký báo cáo đề xuất giải ngân, giấy nhận nợ và giao cho người quản lý khoản vay lập danh mục hồ sơ và bàn giao toàn bộ hồ sơ khoản vay cho GDV
9
Nhập kho TSBĐ
Nhận giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản
Giao dịch viên bàn giao tài sản bảo đảm, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và sử dụng tài sản bảo đảm
cho thủ kho/thủ quỹ để nhập khi tài sản bảo đảm theo
quy định
10 Kiểm soát và giải ngân
vốn vay
Giao dịch viên/kiểm soát viên thực hiện:
• Hạch tốn và kiểm sốt hạch tốn tài sản bảo
đảm trên hệ thống IPCAS
• Kiểm tra hồ sơ chứng từ hạch toán giải ngân
và thực hiện hạch tốn giải ngân
• Kiểm sốt hồ sơ giải ngân, phiếu nhập kho tài
sản, phê duyệt hạch toán giải ngân.
11 Phân kỳ hạn trả nợ
Căn cứ vào thời hạn cho vay đã được thỏa thuận và ngày thực tế giải ngân, cũng như tùy thuộc vào trường hợp khoản vay giải ngân (01) lân hay từ (02) lân trở lên, GDV sẽ thực hiện việc xác định kỳ hạn trả
nợ, phương thức thanh toán và đăng ký kỳ hạn trả nợ trên hệ thống IPCAS.
Bảng 10. Bảng diễn giải lưu đồ quy trình ký kết hợp đồng tín dụng và giải ngân2.3.3. Mơ hình hóa quy trình ký kết hợp đồng và giải ngân vốn vay sử dụng