1.2.2.2 .Đánh giá nguyên vật liệu
1.3. Kế toán nguyên vật liệu theo chế độ kế toán hiện hành
1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
kỳ
a. Tài khoản sử dụng:
* TK 611- “Mua hàng” : Dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu cơng cụ, dụng cụ, hàng hố thu mua, tăng, giảm trong kỳ .
Nợ TK 611 – “Mua hàng” Có
- Kết chuyển trị giá thực tế của vật - Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ ( theo
- Trị giá thực tế của vật tư, hàng kết quả kiểm kê) .
hoá mua vào trong kỳ ,hàng hoá đã - Trị giá thực tế vật tư hàng hoá xuất bán bị trả lại . dùng trong kỳ hoặc trị giá thực tế của hàng hoá xuất bán (chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ).
- Trị giá vật tư hàng hoá mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá
TK 611 cuối kỳ khơng có số dư và được chi tiết thành 2 tiểu khoản cấp 2: + TK 6111 – “ Mua nguyên liệu, vật liệu”.
+ TK 6112 – “ Mua hàng hóa”
* TK 152- “nguyên liệu vật liệu” : Dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ .
Nợ TK 152 – “ Nguyên vật liệu” Có - Kết chuyển trị giá thực tế nguyên - Kết chuyển trị giá thực tế nguyên
vật liệu tồn kho cuối kỳ . vật liệu đầu kỳ .
Dck: Phản ánh trị giá thực tế
nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
* TK151- “Hàng mua đang đi đường” : Dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đã mua nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, cuối kỳ vẫn chưa về kiểm nhận, nhập kho hay bàn giao cho các bộ phận sử dụng. TK này có thể mở chi tiết theo từng lô nguyên vật liệu hay từng người bán, từng hóa đơn...
Kết cấu của TK 151 như sau:
Nợ TK151 – “Hàng mua đang đi đường” Có
+ Kết chuyển trị giá thực tế hàng + Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua
mua đang đi đường cuối kỳ . đang đi trên đường đầu kỳ .
Dck: Giá trị hàng đang đi đường
cuối kỳ .
* Ngồi ra trong q trình hạch tốn cịn sử dụng một số tài khoản có liên quan như TK 111, TK 112, TK 133, TK 331…Các tài khoản này có kết cấu và nội dung giống như phương pháp kê khai thường xuyên .
b. Phương pháp hạch tốn các nghiệp vụ chủ yếu
Trình tự hạch tốn NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát sơ
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ ) : kiểm kê định kỳ ( thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ ) :
TK151,152 TK6111 TK151,152
*** *** giá trị vật liệu tồn đầu kỳ giá trị vật liệu tồn cuối kỳ
TK111,112,.331 TK111,112,331
Giá trị vật liệu mua vào giảm giá được hưởng hàng trả lại
TK133 TK133 thuế GTGT
TK 411 TK138,334,632
nhận góp vốn liên doanh , giá trị thiếu hụt mất mát cấp phát
TK412 TK621,627,641,642
đánh giá tăng vật liệu giá trị vật liệu nhỏ xuất dùng
TK 711
nhận viện trợ tặng thưởng
1.3.2.3. Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán số 02 và tuân thủ nguyên tắc thận trọng của kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư hàng hóa nhỏ hơn giá gốc (giá vốn thực tế) của vật tư hàng hóa thì kế tốn được xác định và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh giá trị hàng tồn kho theo đúng giá trị thuần có thể thực hiện được.
* Để theo dõi số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập hoặc hồn nhập, kế tốn sử dụng tài khoản 159 – “Dự phịng giảm giá hàng tồn kho”.
Kết cấu TK 159 như sau:
- Bên Nợ: hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho khơng dùng đến - Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho kỳ kế tốn tới - Dư Có: phản ánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.
* Phương pháp kế toán:
- Cuối kỳ kế toán (quý, năm), trước khi lập báo cáo tài chính, kế tốn tiến hành so sánh số dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối kỳ trước còn lại với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích cho kỳ tới. Nếu:
Số dự phịng cần
trích lập cho kỳ tới >
Số dự phòng còn lại của kỳ trước
Số chênh lệch sẽ được kế tốn trích bổ sung vào giá vốn hàng bán bằng bút toán:
Nợ TK 632: tăng giá vốn hàng bán trong kỳ
Có TK 159 (chi tiết cho từng mặt hàng): trích bổ sung dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng cần
trích lập cho kỳ tới <
Số dự phòng còn lại của kỳ trước
Kế tốn tiến hành hồn nhập số chênh lệch thừa bằng bút toán:
Nợ TK 159 ( Chi tiết cho từng mặt hàng): hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến
Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán trong kỳ - Sang kỳ kế toán tiếp theo:
+ Các đối tượng hàng tồn kho đã trích lập dự phịng giảm giá từ cuối kỳ trước, nếu đã sử dụng hoặc bán, khoản dự phòng giảm giá sẽ được sử dụng nếu hàng tồn kho có giá trị thu hồi nhỏ hơn giá trị ghi sổ kế toán, kế toán ghi các bút tốn:
Bút tốn 1: Sử dụng dự phịng đã trích lập làm giảm tổn thất hàng tồn kho Nợ TK 159: phần dự phịng đã trích lập
Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán
Bút toán 2: phản ánh chi phí của việc sử dụng hàng tồn kho: Nợ TK 621, 627, 641, 642...
Có TK 151, 152,..., 157: giá gốc của hàng tồn kho
+ Với những hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn sử dụng... cần hủy hoặc thanh lý. Nếu phần giá trị thu hồi từ HTK khi đem ra hủy hoặc thanh lý nhỏ hơn giá gốc của HTK thì phần dự phịng đã trích lập được dùng để bù đắp. Trong trường hợp phần dự phịng khơng đủ bù đắp số thiệt hại thì phần thiệt hại cịn lại sẽ được tính tiếp vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152: phần giá trị thu hồi từ HTK
Nợ TK 159: phần thiệt hại về HTK được bù đắp bằng số dự phịng đã trích lập
Nợ TK 632: phần thiệt hại về HTK mà dự phịng khơng đủ bù đắp Có TK 151, 152,..., 157: giá gốc hàng tồn kho
1.4. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng
máy tính.
Kế tốn máy ra đời đã đem lại lợi ích rất lớn cho cơng tác kế tốn thủ cơng đối với mọi loại hình doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là tất yếu. Điều đó thể hiện:
- Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trường càng phát triển thì quy mơ của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ pháp lý kinh tế càng mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin ngày càng khó khăn, phức tạp.
- Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị địi hỏi hệ thống thơng tin hiện đại phải sử dụng công nghệ tin học dưới quyền chủ động của con người. Hệ thống thông tin kế tốn cịn thể hiện vai trò chủ đạo trong q trình kiểm sốt
bên trong tổ chức, kiểm sốt nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế tốn ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng thông tin là khác nhau, địi hỏi cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích với chất lượng, khối lượng, nội dung, kết cấu, thời điểm của thơng tin theo nhiều mục đích khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng nhận thức của con người tạo ra và sử dụng thơng tin kế tốn, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính.
Tổ chức cơng tác kế tốn trên máy vi tính cịn phải tn thủ các nguyên tắc sau: + Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mơ và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ cán bộ kế toán và cán bộ quản lý của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hóa cao: việc tính tốn, hệ thống hóa và cung cấp thông tin phải được thực hiện tự động, đồng bộ trên máy tính theo phần mềm đã cài sẵn.
+ Đảm bảo độ tin cậy, an tồn trong cơng tác kế toán. + Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Việc ứng dụng tin học trong công tác kế tốn có ý nghĩa lớn:
- Giúp cho việc thu nhận, tính tốn, xử lý thơng tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu địi hỏi của đối tượng sử dụng thơng tin.
- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
Vật tư trong doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Địi hỏi cần thiết phải mã hóa vật tư.
Danh mục vật tư được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết vật tư. Thông thường, các doanh nghiệp tách riêng hai phần kế toán nhập – xuất vật tư:
Với nghiệp vụ nhập vật tư: phải nhập dữ liệu về giá mua và chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật tư thì chương trình vẫn cho nhập nhưng phải cùng kho, chi phí thu mua phát sinh cần phân bổ cho từng vật tư nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Một số chứng từ nhập vật tư thể hiện xây dựng danh mục chi tiết như: Phiếu nhập vật tư, phiếu nhập vật tư mua nhập khẩu...
Với nghiệp vụ xuất: Chương trình tự động tính được giá vốn xuất kho. Cột “ đối tượng chi phí” để sáng để nhập đối tượng cần thiết bởi vì chi phí vật liệu là chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí. Một số chứng từ: phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hóa đơn bán hàng...
Ngồi ra, hệ thống sổ sách báo cáo cũng được cài đặt sẵn phục vụ cho các thao tác hạch tốn trên máy nhanh và chính xác.
* Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ
Tổ chức danh mục chứng từ trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế tốn. Nó cung cấp thơng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho cơng tác kế tốn biến đổi thành thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thơng tin kế tốn.
* Tổ chức hệ thống tài khoản:
Các TK được mở đến mức chi tiết nhất theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết. Khi kế tốn máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào TK chi tiết nếu TK đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế tốn, người dùng có thể lọc theo cả TK tổng hợp và TK chi tiết.
Khi tổ chức cơng tác kế tốn trên máy cho phép tìm kiếm số liệu kế tốn đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin, đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Đó là yếu tố quan trọng tạo nên sự tin cậy đối với các cơ quan liên quan và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh của các doanh nghiệp.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều ứng dụng phần mềm kế tốn máy, nó giúp cho cơng tác kế tốn nhàn hơn, tính tốn chính xác hơn, nhanh hơn khi xem hay tìm kiếm cũng thuận lợi hơn. Mỗi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm khác nhau, phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Tổ chức cơng tác kế toán trên máy thực hiện tốt hơn chức năng, vai trị và nhiệm vụ của kế tốn trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra