SVCĐ = VCĐbq
3.2.5. Quản lý các khoản phải thu và xây dựng chính sách tín dụng thương mại hợp lý
mại hợp lý
- Khách hàng của Công ty khá đa dạng, gồm cả trong nƣớc và nƣớc ngoài cá nhân lẫn doanh nghiệp. Khả năng thanh toán của các đơn vị cũng khác nhau. Tỷ trọng các khoản phải thu trong tổng vốn của Cơng ty là khơng nhỏ (tính đến 31/12 năm 2007 là 21.882 triệu đồng, chiếm 6,56% trong tổng tài sản; năm 2008 là 31.710 triệu đồng, chiếm 7,34% trong tổng tài sản). Vì vậy, hiệu quả của cơng tác thu hồi nợ cũng ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.
- Công ty cần nghiên cứu và xây dựng một chính sách tín dụng thƣơng mại phù hợp cho phép tăng khối lƣợng hàng bán, tăng doanh thu và mở rộng thị phần tiêu thụ, và khuyến khích trả nợ trƣớc hạn và đúng hạn. Một chính sách tín dụng thƣơng mại hợp lý sẽ đảm bảo đƣợc sự ổn định, tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn. Nhƣng nhƣ thế nào là một chính sách tín dụng thƣơng mại hợp lý. Trƣớc hết phải khẳng định mỗi doanh nghiệp có một chính sách tín dụng thƣơng mại khơng giống nhau, phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng kinh doanh. Căn cứ vào đặc điểm của Cơng ty thì có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Thứ nhất, Công ty cần xác định mức độ bán chịu và nợ phải thu. Xác định
chính sách bán chịu hợp lý đối với từng loại khách hàng phải căn cứ vào khả năng trả nợ cũng nhƣ uy tín của khách hàng:
lớn và chấp nhận thanh tốn chậm, nhƣng cũng phải đề phịng trƣờng hợp khách hàng lợi dụng điều đó để chậm trễ trong thanh toán tiền hàng;
+ Đối với những khách hàng mới mà Công ty chƣa nắm bắt đƣợc nhiều về khả năng thanh tốn của họ, hay chƣa có uy tín và mức độ tin cậy khơng cao, thì Cơng ty nên áp dụng phƣơng thức thanh tốn ngay, hoặc nếu có bán chịu thì chỉ với khối lƣợng nhỏ, thời gian cho chịu ngắn, để một mặt tạo mối quan hệ mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, một mặt hạn chế đƣợc rủi ro, đồng thời yêu cầu khách đặt cọc, trả trƣớc một phần giá trị đơn hàng hay giới hạn giá trị tín dụng;
+ Đối với những khách hàng mà khả năng thanh tốn thấp hoặc khơng có khả năng thanh tốn Cơng ty có thể từ chối đơn đặt hàng để tránh rủi ro khách
hàng mất khả năng thanh toán.
Qua thực tế tại Cơng ty cho thấy chính sách tín dụng thƣơng mại của Cơng ty cịn rất bó hẹp, khơng khuyến khích đƣợc tiêu thụ nhiều hàng. Cụ thể Công ty mới chỉ cung cấp chủ yếu dƣới hình thức bán hàng trả ngay và bán chịu trong thời hạn ngắn. Do vậy Công ty nên mở rộng hơn nữa hình thức tiêu thụ sản phẩm nhƣ bán hàng trả chậm, trả góp. Và thời hạn thanh toán nên mở rộng hơn chút nữa. Đồng thời Cơng ty cũng nên có chính sách khuyến khích khách hàng nhƣ chiết khấu thƣơng mại đối với khách hàng mua với khối lƣợng lớn và chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng trả nợ trƣớc hạn.
Khi xác định chính sách bán chịu Công ty cần chú ý tới các yếu tố chủ yếu ảnh hƣởng tới cơng tác xác định chính sách bán chịu của mình nhƣ: mục tiêu mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, tăng doanh thu hay lợi nhuận, tình trạng cạnh tranh, tình hình tài chính của Cơng ty
Để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý Cơng ty cần phải đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của Ngân hàng. Bởi vì khi bán hàng trả
chậm Cơng ty phải vay vốn để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh đƣợc tiến hành liên tục. Do đó việc Cơng ty giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay ngắn hạn để thu hồi đƣợc tiền ngay vẫn có lợi hơn là khơng chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời gian và trong thời gian đó Cơng ty lại phải vay vốn chịu lãi suất để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của mình.
Khi ký kết hợp đồng thƣơng mại, Công ty cần phải chú ý chặt chẽ để vừa đảm bảo lợi ích của Cơng ty, của khách hàng vừa có tính pháp lý cao của hợp đồng thƣơng mại.
Thứ hai, Công ty phải kiểm sốt chặt chẽ nợ phải thu và có biện pháp cụ thể
thu hồi công nợ:
+ Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng, có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ. Đồng thời phân ra thành các loại: nợ trong hạn, nợ đến hạn và nợ quá hạn và có biện pháp quản lý đối với từng loại;
+ Đối với các khoản nợ trong hạn và đến hạn: Công ty cần phải theo dõi liên tục, đến khi đến hạn thanh tốn Cơng ty cần có biện pháp đốc thu: thông báo nợ đến hạn cho khách hàng, Công ty chuẩn bị giấy tờ chứng từ thanh toán, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toán để rút ngắn thời gian và chủ động trong thanh toán;
+ Đối với những khoản nợ quá hạn thanh tốn, Cơng ty phải tiến hành phân tích rõ ngun nhân vì sao khách hàng khơng thanh tốn đúng hạn, do ngun nhân chủ quan hay khách quan. Từ đó đƣa ra những biện pháp thích ứng tuỳ từng trƣờng hợp: nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau thời gian khơng tiến chuyển, Cơng ty có thể cử ngƣời xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đƣa ra những cơ sở pháp lý bắt buộc khách hàng
phải trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây dƣa không trả, Cơng ty có thể u cầu và đệ đơn Tồ án kinh tế xem xét và giải quyết.