Chương 1 : CƠ SỞ Lí LUẬN CƠ BẢN VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN ĐẢM BẢO CHO SỬ DỤNG LAO ĐỘNG HIỆU QUẢ
1.2.2. Hướng dẫn và phõn cụng cụng việc:
Hướng dẫn cụng việc là một cụng cụ cung cấp để giỳp người lao động thực hiện cụng việc đỳng và chớnh xỏc. Điều này chỉ ra rằng mục đớch của Hướng dẫn cụng việc là chất lượng và đối tượng sử dụng là cỏn bộ cụng nhõn viờn.
- Vấn đề cần chỳ ý khi xõy dựng bảng hướng dẫn cụng việc:
+ Bảng hướng dẫn cụng việc nờn xõy dựng cú tớnh linh hoạt và cú thể thay
đổi, đồng thời nú cũng nờn mang tớnh khỏi quỏt và núi rừ cỏc yờu cầu.
+ Cỏc nhiệm vụ trong bảng hướng dẩn cụng việc tốt nhất được xếp theo
trỡnh tự, liệt kờ ra đõu là việc quan trọng nhất trong cụng tỏc thường ngày của doanh nghiệp, đõu là cụng việc đối ngoại, đõu là việc khụng thường xuyờn xảy ra, trong trường hợp đặc biệt, cụng việc nào cú thể tạm thời dừng lại.
+ Bảng hướng dẫn cụng việc nờn tương ứng với tiờu chuẩn đỏnh giỏ thành
tớch của doanh nghiệp. Thành tớch trong doanh nghiệp của cỏn bộ cụng nhõn viờn được xõy dựng trờn cơ sở hoàn thành nhiệm vụ của chớnh mỡnh. Nếu bảng hướng dẫn cụng việc và tiờu chuẩn đỏnh giỏ thành tớch sự nghiệp khỏc nhau thỡ rất dễ gõy ảnh hưởng xấu đến cụng việc của toàn bộ doanh nghiệp.
+ Bảng hướng dẫn cụng việc cần đưa ra kịp thời và khụng giữ ở một chỗ
mà phải đưa cho cỏn bộ cụng nhõn viờn xem biết chức trỏch nhiệm vụ cụng việc của mỡnh đang ở cương vị nào, làm cho họ hiểu ràng phải nỗ lực ra sao mới thực hiện được yờu cầu của bảng cụng việc.
- Nội dung chức trỏch cụng việc của từng cương vị:
+ Trong “Bảng hướng dẫn cụng việc”, phải núi rừ và cụ thể đặc điểm cụng
việc như: đặc trưng và nội dung cụng việc, quyền lợi và trỏch nhiệm cụng việc, kết quả mục đớch cụng việc, yờu cầu và tiờu chuẩn cụng việc, địa điểm và thời gian cụng việc, điều kiện và vị trớ cụng việc, quy mụ và quy trỡnh hoạt động của cụng việc, bảng hướng dẫn cụng việc thường gồm cỏc đặc điểm sau: tờn cụng việc, hoạt động của cụng việc, trỡnh tự cụng việc, điều kiện vật chất, hồn cảnh xó hội ...
Phõn cụng cụng việc là một trong những kỹ năng thiết yếu của người quản lý. Việc phõn cụng hiệu quả khụng những đảm bảo kết quả cụng việc mà cũn mang lại lợi ớch thiết thực cho cả bạn và cỏn bộ dưới quyền. Phõn cụng là hành động giao phú nhiệm vụ cho mọi người với sự tin tưởng rằng người được phõn cụng sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Phõn cụng cụng việc cũn là một phương phỏp hiệu quả để huấn luyện và đào tạo cỏn bộ. Việc phõn cụng hợp lý sẽ mang lại hiệu suất làm việc của chớnh bạn, mang lại lợi ớch cho cỏc cộng sự của bạn và cho toàn đơn vị. Việc phõn cụng hợp lý sẽ thỳc đẩy tinh thần làm việc và củng cố lũng tự tin của cỏn bộ, đồng thời giảm thiểu ỏp lực trong cụng việc. Khỏi niệm phõn cụng bao gồm từ việc bổ nhiệm cỏn bộ vào một vị trớ đến việc yờu cầu cỏn bộ thực hiện một hay nhiều cụng việc nhỏ lẻ. Phõn cụng liờn quan đến 2 vấn đề: quyền quyết định và khả năng kiểm soỏt. Người quản lý sẽ phải cõn nhắc để lựa chọn cỏn bộ cú năng lực phự hợp để giao việc, cõn nhắc về việc giao phú quyền hạn đến mức độ nào để người được phõn cụng cú đủ quyền hạn chủ động tiến hành cụng việc. Đồng thời, người quản lý cũng phải giỏm sỏt tiến độ thực hiện cụng việc thụng qua cỏc bỏo cỏo của người được phõn cụng.
Việc phõn cụng đỳng năng lực, sở trường và cú tớnh đến cỏc yếu tố phụ trợ là hết sức quan trọng và khụng phải ai cũng cú thể làm tốt ngay. Vỡ vậy, hóy dành thời gian, tõm sức để tổ chức và sắp xếp cụng tỏc này một cỏch cú hệ thống.
Để việc phõn cụng cú hiệu quả, bạn phải ưu tiờn xem xột cỏn bộ cú năng lực phự hợp cho cụng việc. Chỉ đỏnh giỏ năng lực thụi, đừng vỡ cỏc quan hệ thõn thiết hay bạn bố làm ảnh hưởng tới việc phõn cụng của bạn. Tiếp theo, hóy tớnh đến hồn cảnh và tớnh cỏch của từng người khi cõn nhắc trong phạm vi hẹp hơn. Đừng để tỡnh trạng một người làm khụng hết việc trong khi đú những người khỏc lại quỏ ớt việc. Đừng ngần ngại khi giao những việc quan trọng vào tay những người trung thực, thẳng thắn vỡ họ sẽ luụn trỡnh bày thẳng thắn những điều mà họ khụng thống nhất với bạn. Đừng bị dao động bởi những người cú khả năng
núi giỏi nhưng làm việc với kết quả thấp. Hóy đặt họ vào đỳng vị trớ theo năng lực của mỡnh. Trong những trường hợp cần thiết, bạn cú thể thăm dũ cỏn bộ của mỡnh và cho họ sự chọn lựa để cú được quyết định đỳng đắn nhất. Tuy nhiờn, nếu cảm thấy khụng tin tưởng một cỏn bộ nào đú thỡ đừng mạo hiểm giao cho họ những việc quan trọng.
Trong quỏ trỡnh lờn kế hoạch phõn cụng, bạn phải đảm bảo rằng bạn đó cung cấp đầy đủ mọi sự trợ giỳp và quyền hạn cần thiết cho cỏn bộ của bạn. Cần thụng bỏo rừ (tốt nhất là bằng văn bản) cho những người được phõn cụng về những lĩnh vực trỏch nhiệm của họ. Bản thõn bạn cũng cần cú bản đỏnh giỏ năng lực và nội dung, trỏch nhiệm của từng người. Cỏc thụng tin cần thiết mới nhất (đặc biệt là cỏc thay đổi) phải được phổ biến kịp thời tới những cỏn bộ liờn quan, tốt nhất là bằng văn bản. Bởi nếu bạn khụng làm tốt việc phổ biến thụng tin, bạn sẽ phải mất thời gian (sau này) cho việc khắc phục cỏc trục trặc, sự cố do cỏn bộ tạo ra vỡ khụng nắm được thụng tin kịp thời. Đừng quờn cỏc phương ỏn dự phũng cho cỏc trường hợp điều động khẩn cấp.