3.3. Đánh giá về mơ hình tổ chức của công ty
3.3.1. Đánh giá về tính tối ưu của mơ hình tổ chức
Một bộ máy quản lý đư ợc gọi là tối ưu khi có đ ầy đ ủ các bộ phận và cịn người (khơng thừa và khơng thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và các cấp tổ chức đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý với số cấp quản trị là nhỏ nhất.
Trên thực tế do đặc thù kinh doanh của công ty trên 2 linh vực: kinh doanh xây dựng nhà xưởng công nghiệp và kinh doanh xây dựng nhà ở dân dụng ở khu đô thị cùng với việc chưa hồn thiện tổ chức, nên mơ hình tổ chức cịn có một số điểm hạn chế nhất định. Kết quả khảo sát điều tra về tính tối ưu của mơ hình quản lý hiện tại của công ty như sau:
Bảng 3. 9. Kết quả đánh giá về tính tối ưu của mơ hình tổ chức
TT Tiêu chí đánh giá
1 Số lượng các bộ phận phịng ban trong công ty là không thừa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ
2 Số lượng nhân sự trong các bộ phận được đánh giá là hợp lý
3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận là không bị trùng lặp
4 Số cấp quản trị trong công ty là nhỏ nhất 5 Các công việc cụ thể đều có người đảm nhiệm 6 Các vị trí cơng việc đều có người phụ trách
7 Điểm trung bình chung
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả 12/2016
Kết quả khảo sát điều tra cho thấy mức độ đánh giá tính tối ưu của mơ hình tổ chức cơng ty chỉ đạt ở mức độ trung bình khá (3,48 điểm). Trong đó có 2 tiêu chí được đánh giá th ấp nhất đó là “S ố lượng các bộ phận phịng ban trong cơng ty là không thừa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.” đạt 3,0 điểm và “Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận là không bị trùng lặp” đ ạt 2,5 đi ểm. Chỉ tiêu đư ợc đánh giá cao nhất đó là số cấp quản trị trong cơng ty là nhỏ nhất được đánh giá ở mức điểm 4,5 điểm.
Kết quả đánh giá của các tiêu chí này hồn tồn phù hợp với tình hình thực tế của mơ hình tổ chức hiện nay. Hiện tại công ty đang hoạt động trên 2 lĩnh vực hoạt đ ộng sản xuất - kinh doanh đó là: kinh doanh xây d ựng các nhà xưởng, kho tàng công nghiệp (khối công nghiệp) và kinh doanh xây dựng nhà ở dân dụng ở
nhiệm vụ công việc cụ thể có khác nhau. Ví dụ: phịng hành chinh-nhân sự của cả hai khối (khối công nghiệp & khối đô thị) đều thực hiện các chức năng về quản lý hành chính tổng hợp và quản lý nhân sự trong đơn vị mặc dù nhiệm vụ cụ thể có sự khác nhau, một bên là quản lý ở khối công nghiệp và một bên là ở khối đơ th ị có những đặc thù khác nhau. Đứng trên góc độ quản lý tối ưu, chúng ta có thể ghép các bộ phận trùng lặp với nhau thành 1 bộ phận và sẽ giảm được số lượng phịng ban trong cơng ty (số lượng đ ầu mối quản lý cáccơng việc giảm) từ đó cũng sẽ giảm được số lượng nhân sự và sử dụng nhân lực cũng sẽ hiệu quả hơn. Từ sự trùng lặp các bộ phận giữa hai khối cũng dẫn đ ến sự trùng lặp về chức năng nhiệm vụ ở 2 khối này. Điều này sẽ gây bất tiện trong việc thống nhất quản lý trong tồn cơng ty về các mặt như: biện pháp quản lý, chính sách quản lý. vv…
ü Do sự phân chia nhiều bộ phận như vậy cũng giúp cho việc phân công công việc trong công ty được thuận lợi. Các cơng việc cụ thể đều có người đảm nhiệm, và mỗi vị trí đ ều có người phụ trách, do vậy tránh đư ợc tình trạng đùn đ ẩy trách nhiệm cho nhau.
ü Ưu điểm nổi bật nhất của mơ hình tổ chức đó là số cấp quản trị trong cơng ty là tương đối nhỏ (số cấp quản trị từ vị trí cao nhất đến nhân viên thấp nhất hiện tại là 3 cấp: Nhân viên – trưởng phòng các bộ phận – P. Tổng giám đốc – Tổng Giám đốc). Số cấp quản trị nhỏ có ưu đi ểm: giảm đư ợc đ ầu mói trung gian, việc truyền đ ạt thong tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên sẽ nhanh gọn, chính xác, khơng bị sai lệch thơng tin.