4.2. Giải pháp hồn thiện mơ hình tổ chức của cơng ty SCC
4.2.2. Nhóm giải pháp về con người
Do con người có giữ vai trị vị trí trung tâm của hệ thống quản lý trong công ty, chủ thể của mọi hành đ ộng và quyết đ ịnh sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động tổ chức. Do vậy, để hồn thiện mơ hình tổ chức cần phải quan tâm đến yếu tố con người. Các yếu tố cần tác động đến người lao động khi thay đổi mơ hình tổ chức đó là: khuy ến khích, giáo dục nhận thức cùng với huấn luyện khả năng thích ứng với sự thay đổi cho nhân viên.
- Xây dựng một chương trình giáo dục nhận thức cho người lao động trong cơng ty.
Chương trình giao dục nhận thức nhằm mục đích giúp người lao động thay đổi quan niệm của bản than và dễ thích ứng với sự thay đổi về cách thức làm việc, phong cách quản lý và văn hố cơng ty khi có sự thay đổi mơ hình tổ chức là hết sức cần thiết. Thơng qua các chương trình giao dục lãnh đạo cơng ty có thể tạo ra nững cơ hội cho người lao động từ các bộ phận chức năng khác nhau có thể hiểu rõ hơn mục đích và lợi ích của việc hồn thiện mơ hình tổ chức đem lại. Thực tế việc làm thay đổi nhận thức của người lao động thong qua các chương trình giao dục về lợi ích cần tổ chức bộ máy quản lý theo hướng ngày càng hoàn thiện hơn, sẽ giúp họ trở nên tự tin hơn, và tham gia ủng hộ việc đổi mới tổ chức của công ty.
- Tạo điều kiện cho người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình đổi mới và hồn thiện mơ hình tổ chức của cơng ty.
Khi người lao động được tham gia vào quá trình đổi mới và hồn thiện mơ hình tổ chức họ sẽ có kiến thức tốt hơn về hệ thống vận hành. Họ hiểu nên làm gì và làm như thế nào đ ể tổ chức vận hành dược tốt hơn. Do con người đ ối tượng trực tiếp của hệ thống quản lý, đồng thời cũng là chủ thể vận hành của hệ thống đó, do vậy khi được tham gia vào q trình đổi mới hồn thiện mơ hình tổ chức, họ có thể đóng góp nhiều ý tưởng mới, chia sẻ những khó khan với người lãnh đạo tổ chức đồng thời có thể đề xuất những giải pháp hay mà người quản lý có thể chưa nghĩ ra.
- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên trong
công ty.
Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng góp phần xây dựng và hồn thiện mơ hình tổ chức một cách hiệu quả nhất. Như phần lý thuyết đã chỉ rõ khi xác định một mơ hình tổ chức cho doanh nghiệp thì cơ sở đầu tiên là phải căn cứ vào năng lực, trình độ đội ngũ lao động của doanh nghiệp đó. Năng lực, trình độ đội ngũ lao động của tổ chức càng cao thì cơ hội giúp cho mơ hình tổ chức trở nên linh hoạt và hiệu quả càng cao.
Xét về trình độ chun mơn nghiệp vụ, hiện tại đa số đội ngũ lao động của cơng ty đều có trình độ đại học, chỉ một số ít có trình độ trung cấp. Tuy nhiên, về trình độ quản lý, kỹ năng quản lý, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, vv vẫn cịn yếu nên có ảnh hưởng nhiều đến kết quả hoạt động chung của công ty. Cơng ty có thể thực hiện các hình thức đào tạo sau:
+ Đào tạo tại chỗ: thường xuyên mở lớp đào tạo về kiến thức quản lý và các
kỹ năng quản lý cho các cán bộ nhân viên trong công ty nhằm nâng cao năng lực quản lý cũng như kỹ năng làm việc nhóm cho đội ngũ lao động của cơng ty. Các kiến thức cần được trang bị đó là:
Kiến thức về pháp luật, kiến thức về quản trị và điều hành, kiến thức về kinh tế, kiến thức về văn hố cơng ty.
Các kỹ năng quản lý cần được trang bị đó là: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng trình bày, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng về khuyến khích động viên nhân viên, …
Việc trang bị các kiến thức và kỹ năng quản lý sẽ giúp cho việc thực hiện phối hợp các hoạt đ ộng trong công ty trở nên hiệu quả hơn, các thành viên trong cơng ty trở nên gắn bó đồn kết với nhau và trung thành với cơng ty hơn.
+ Đào tạo ngồi cơng ty: bên canh với việc đào t ạo tại chỗ, công ty nên
mạnh dạn gửi những cán bộ trẻ có năng lực đi học tại các trung tâm, các trường lớp có uy tín để tạo nguồn cán bộ lâu dài cho cơng ty. Khuyến khích phong trào tự học và tự đào tạo để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và năng lực quản lý.
4.2.3. Giải pháp khuyến khích việc chia sẻ thông tin và liên kết thông tin trong công ty
Việc chia sẻ thông tin và liên kết thông tin trong công ty là yếu tố quan trọng giúp cho tổ chức trở nên linh hoạt hơn và làm việc hiệu quả hơn do nhờ có thơng tin đầy đủ mà các quyết định sẽ nhanh chóng chính xác và hiệu quả. Thực tế điều tra cho thấy việc phối hợp hoạt đ ộng giữa các bộ phận trong công ty hiện thời đư ợc đánh giá thấp điều đó chứng tỏ việc chia sẻ thong tin trong tổ chức còn hạn chế. Để thực hiện giải pháp này công ty cần thực hiện một số biện pháp cụ thể sau:
- Tạo khả năng liên kết giữa các nhóm làm việc, giữa các bộ phận phòng ban với nhau.
Tạo khả năng liên kết giữa các nhóm làm việc, giữa các bộ phận phịng ban với nhau thong qua việc tổ chức gặp gỡ nhóm hang tuần hang tháng. Tổ chức các diễn đàn chia sẽ thong tin, qua các hội thảo, qua tổ chức các buổi lễ hội vv…để mọi người có cơ hội gặp gỡ học hỏi lẫn nhau, chia sẻ kinh nghiệm làm việc.
- Tạo khả năng liên kết giữa công ty với khách hàng.
Việc lựa chọn mơ hình tổ chức, hồn thiện mơ hình suy cho đến cùng đều có mục tiêu hướng đến khách hàng. Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng đó là thơng tin quan trọng nhất quyết định sự thành công của công ty trên thương trường. Muốn vậy công ty cần phải tang cường khả năng liên kết giữa công ty với các khách hàng của mình.
Muốn nâng cao khả năng liên kết với khách hàng đòi hỏi các cán bộ nhân viên cơng ty phải có trình độ và kỹ năng làm việc tốt với khách hàng: hiểu được tâm lý khách hầng, có kỹ năng giao tiếp tốt, thường xuyên gặp gỡ trao đổi để nắm bắt được nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải có chính sách chăm sóc khách hàng tốt như: chính sách khuyến mãi đối với các khách hàng trung thành, quà thăm hỏi, tổ chức hội nghị khách hàng để nắm được những yêu cầu và thông tin phản hồi của khách hàng, vv …
Xây dựng hệ thống trao đổi và phản hồi thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ thống trao đ ổi và phản hồi thong tin là việc làm cần thiết đ ể nâng cao chất lượng chia sẻ thơng tin và liên kết thơng tin trong tồn cơng ty. Hệ thống trao đổi thong tin và phản hồi thơng tin được thực hiện qua chính thức và phi chính thức.
Hệ thống trao đổi và phản hồi thơng tin chính thức được thực hiện bằng:
Quy đ ịnh các cuộc trao đ ổi bằng văn bản, e-mail, hoặc qua hệ thống phần mềm quản trị thông tin bắt buộc. Các Cơng ty đều có những quy định bắt buộc các cuộc trao đổi giữa các bộ phận phịng ban, giữa các nhóm với nhau bằng văn bản khi có yêu cầu về việc cung cấp số liệu, hoặc trả lời về một vấn đề nào đó đ ể tăng tính trách nhiệm người cung cấp thông tin.
Hệ thống trao đổi và phản hồi thơng tin phi chính thức: các nhóm, các cá nhân,
các bộ phận trao đổi và phản hồi thơng tin qua các buổi họp nhóm, qua cuộc gặp gỡ cá nhân với nhau hoặc qua gặp gỡ lãnh đạo của các bộ phận với nhau ở mọi nơi, mọi lúc.
Để nâng cao chất lượng thông tin được trao đổi và phản hồi, công ty cần có chính sách khuyến khích mọi thành viên trong tổ chức thực hiện bằng lợi ích vật chất cũng như khuyến khích bằng tinh thần. Bên cạnh đó cũng c ần có chính sách chế tài quy định bắt buộc đối với những thông tin nào cần phải được trao đổi chính xác, kịp thời với các bên liên quan để nâng cao tính trách nhiệm của người cung cấp thơng tin.
KẾT LUẬN
Mơi trường kinh tế - xã hội ngày mội thay đổi và mơ hình tổ chức cơng ty cần được tổ chức, tái cấu trúc phù hợp với tình hình mới. Những điểm mạnh của các công ty lớn như kế hoạch hố, phân bổ phịng ban, giao việc cứng nhắc … đang trở thành gánh nặng cho các công ty. Xu hướng chuyển dần sang cấu trúc tổ chức mới đang dần hình thành trong các cơng ty, đó là các mơ hình: (1) Tính chất kiểm sốt
sang tính chất đổi mới sáng tạo; (2) Chức năng được phân chia rõ ràng sang vai trò đa ch ức năng; (3) Tính chất quy mơ sanh tính chất gọn nhẹ và phản ứng linh hoạt. Cơng ty Cổ phần Xây dựng Sài Gịn đang chuy ển mình phát triển theo xu
hướng phát triển chung từ thị trường và nhu cầu thực tiễn kinh doanh.
Đề tài: “Hồn thiện mơ hình tổ chức của Cơng ty Cổ phần Xây dựng Sài
Gòn (SCC) nhằm nâng cao năng lực quản lý đi ều hành”, đã hoàn thành đư ợc
những mục tiêu đề ra và có những đóng góp sau đây:
Thứ nhất, hệ thống hoá và làm rõ những vấn lý luận về mơ hình tổ chức cơng
ty, xu hướng xây dựng mơ hình tổ chức cơng ty trong mơi trường kinh tế - xã hội mới.
Thứ hai, phân tích thực trạng mơ hình tổ chức tại cơng ty SCC. Đề tài đã
điều tra, khảo sát 150 cán bộ, công nhân viên tại SCC.
Thứ ba, Căn cứ cơ sở lý luận tại chương 1, thực trạng mơ hình tổ chức Cơng
ty SCC tại chương 3, cùng phương pháp nghiên cứu phù hợp tại chương 2, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành tại chương 4. Các giải pháp phù hợp với thực tế thị trường kinh doanh, tôn chỉ hoạt động và giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mạng hoạt đ ộng của SCC. Các giải pháp bao gồm: (1) Xoá bỏ sự song trùng quản lý hiện tại ở hai khối kinh doanh: khối cơng nghiệp và khối đơ thị, hình thành mơ hình cơng ty mẹ - con; (2) Nhóm giải pháp về con người; (3) Giải pháp khuyến khích việc chia sẻ thơng tin và liên kết thông tin trong công ty.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
A. Tài liệu tiếng Việt
1. Ngô Tuấn Anh (2010), Cuộc cách mạng trong mơ hình tổ chức quản lý Doanh
nghiệp, Tạp chí kinh tế và phát triển – Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Ngô Tuấn Anh (2012), Nghiên cứu chuyển đổi mơ hình tổ chức từ mơ hình làm
việc các phịng ban độc lập sang mơ hình nhóm làm việc đối với những doanh nghiệp thụcc lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam, Luận án Tiến sĩ Kinh
tế, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
3. Đồn Thị Thu Hà (2008), Giáo trình quản trị học, nhà xuất ban Giao thông vận tải, Hà Nội.
4. Đoàn thị Thu Hà & Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Giáo trình quản trị học, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội.
5. Dương Hữu Hạnh (2008), Các nguyên tắc quản trị hiện đại trong nền kinh tế
toàn cầu, nguyên tắc và thực hành, Nhà xuất bản Giao thông vận tài, Hà Nội.
6. Trịnh Ngọc Nhật Huy (2015), Mơ hình tổ chức quản lý của cơng ty cổ phần
VNPT technology, Luận văn thạc sĩ Quản trị Kinh doanh, Đại học Kinh tế - Đại
học Quốc Gia Hà Nội.
7. Ngơ Thị Việt Nga (2013), Hồn thiện mơ hình tổ chức các Doanh nghiệp may
của Tập đoàn dệt may Việt Nam, luận án Tiến sĩ Kinh doanh và Quản lý, Đại
học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
8. Vũ Hoàng Ngân (2009), Xây dựng và phát triển nhóm làm việc, NXB Phụ nữ, Hà Nội.
9. Phịng thương mại và cơng nghiệp Việt Nam VCCI (2011), Một số xu hướng
hoàn thiện cấu trúc Doanh nghiệp Việt Nam, Hà Nội.
10. Võ Phước Tấn & Nguyễn Thị Nhung (2008), GT Quản trị học, NXB Thống Kê, Hà Nội.
B. Tài liệu tiếng Anh
12 Chandler Handy (1995), How do you manage people whom do not see? Truth
and virtual Organization, Harvard Business Review.
13 Colin Carnall (1995), Managing change in organizationes, Prentice Hall. 14 D. Keith Denton (1991), Horizontal Management- Beyond total customer
satisfaction, published by Lexington.
15 Joseph H. Boyett & Jimmie T. Boyett. (1996), Beyond Workplace 2000, Publish by Dulton.
16 Kortter & Schlesinger, LA (1979), Choosing strategies for change, Harvard Business Review.
17 Lawrence Holpp (1999), Managing Team, McGraw- Hill Companies Inc. 18 Minzberg (1983), Structure in five, Prentice Hall.
19 Peter Drucker (1995), The practice of management, Heinemann Publich, London.
20 Rober Heller (1998), Managing change, Dorling Kindersley Limited, London. 21 Stephen P, Robbins (1987), Organization theory, Structure, deign, and
applications, Prentice Hall.
22 Tom Peters (1988), Restoring American Competitiveness: Looking for new
model Organizations, Academy of management Executive.
PHỤ LỤC 01
PHIẾU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT
ĐÁNH GIÁ MƠ HÌNH TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SÀI GỊN
PHẦN I: THƠNG TIN CÁN BỘ NHÂN VIÊN CÔNG TY ĐÁNH GIÁ
1. Họ tên:
2. Giới tính: rNam
3. Độ tuổi:
4. Trình độ:
PHẦN II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC Thang
đo Likert có 5 cấp độ phổ biến từ 1 (ít mong đợi nhất hay rất khơng hài lịng) đến 5 (rất mong đợi hay rất hài lịng) để tìm hiểu mức độ đánh giá của người trả lời, mức độ đánh giá cụ thể như sau:
1: Hồn tồn khơng đồng ý.
2: Không đồng ý.
3: Bình thường.
4: Đồng ý.
TT Nội dung điều tra
I Tính tối ưu của mơ hình tổ chức cơng ty
1 Số lượng các bộ phận phịng ban trong cơng ty là khơng thừa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ
2 Số lượng nhân sự trong các bộ phận được đánh giá là hợp lý
3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận là không bị trùng lặp 4 Số cấp quản trị trong công ty là nhỏ nhất
5 Các cơng việc cụ thể đều có người đảm nhiệm
6 Các vị trí cơng việc đều có người phụ trách
II Khả năng phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức
TT Nội dung điều tra
1 Tự giác chia se thong tin liên quan cho các bộ phận liên quan mà khơng cần phải có văn bản yêu cầu
2 Chia sẻ thông tin về công việc cho các bộ phận liên quan khi đơn vị bạn có văn bản yêu cầu
3 Sẵn sàng hành động hỗ trợ cho bộ phận liên quan khi có yêu cầu
4 Tự giác hành động hỗ trợ cho đơn vị bạn mà không cần phải có sự yêu cầu bằng văn bản
5 Phối hợp hành động chung với các bộ phận vì mục tiêu chung của cơng ty
6 Quy trình, thủ tục để phối hơp hoạt động với các bộ phận liên quan là đơn giản
III Tính linh hoạt của mơ hình tổ chức cơng ty
1 Tổ chức có khả năng phản ứng nhanh với các yêu cầu của khách hàng
2 Tổ chức có khả năng đáp ứng nhanh các mục tiêu thay đổi của tổ chức.
3 Tổ chức có khả năng giải quyết các vấn đề nảy sinh trong tổ chức một cách nhanh gọn
4 Ln có những giải pháp hợp lý các giải quyết các vấn đề xuất hiện đột xuất
TT Nội dung điều tra IV Độ tin cậy của mơ hình tổ chức
1 Các thơng tin được thu thập bởi các bộ phận là chính xác, kịp thời, đầy đủ sát với điều kiện thực tế
2 Thong tin được các bộ phận tham mưu cung cấp cho các cấp lãnh đạo là chính xác, kịp thời, đầy đủ sát hồn cảnh thực tê
3 Các quyết định của các cấp lãnh đạo là chính xác, kịp thời và